Das kann immer passieren. Nicht nur bei MS.
Aber, solange die Mail von dern Gegenseite angenommen wurde, ist es für euch in Ordnung (vor allem wenn es rechtliche Kommunikation ist).
Hier sollte man eher eine organisatorische und keine Technische Lösung anstreben (MA Informieren. Wenn es wichtige eMails sind, kann man z.B. telefonisch nachfragen oder Lesebestätigungen anfordern).