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Mr.C64

Handhabung E-Mail Weiterleitungen

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Guten Morgen zusammen,

 

ich hab mal eine Frage bzgl. eurer Handhabung bei E-Mail Weiterleitungen von erkrankten Mitarbeitern.

Häufig werden wir von den Abteilungsleitern angesprochen für einen erkrankten Kollegen eine E-Mail Weiterleitung einzurichten oder bereits eigegangene E-Mails nachzusenden. Oder wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist und vergessen hat die E-Mails umzustellen. Leider ist es dann häufig so, dass Firmenrelevante E-Mails von Kunden nicht bearbeitet werden können.

Wir wissen ja alle, wie das eigentlich mit der neuen DSGVO und mit der Persönlichkeitsverletzung aussieht.

 

Wie habt Ihr das geregelt?

 

Vielen Dank für eure Antworten

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Idealerweise löst man das über generische Konten ("verkauf@" etc.) oder ein Ticketsystem. Je nach Branche ist das aber schwierig, da die Kunden einen persönlichen Ansprechpartner haben.

 

Ich habe in der Praxis schon folgende Ansätze gesehen:

- Bei ungeplanten Abwesenheiten aktiviert der Support den Abwesenheitsassistenten. Die Kunden werden so informiert, dass sie sich in dringenden Fällen an die Stellvertretung wenden sollen, verbunden mit dem Hinweis "ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet". Das ist bezüglich Datenschutz wohl unkritisch.

- Der Support richtet eine Weiterleitung ein bzw. gibt der Stellvertretung Zugriff auf das Postfach. Grundsätzlich heikel, aber man kann es regeln, indem man die private Nutzung des E-Mail-Accounts verbietet und festhält, dass andere Leute auf die E-Mails zugreifen können. Die Regelung muss soweit ich weiss Bestandteil des Arbeitsvertrages sein. Auf jeden Fall vom Mitarbeiter unterzeichnet und nicht einfach im Pausenraum aufgehängt oder so.

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vor 40 Minuten schrieb mwiederkehr:

Idealerweise löst man das über generische Konten ("verkauf@" etc.) oder ein Ticketsystem. Je nach Branche ist das aber schwierig, da die Kunden einen persönlichen Ansprechpartner haben.

 

Ich habe in der Praxis schon folgende Ansätze gesehen:

- Bei ungeplanten Abwesenheiten aktiviert der Support den Abwesenheitsassistenten. Die Kunden werden so informiert, dass sie sich in dringenden Fällen an die Stellvertretung wenden sollen, verbunden mit dem Hinweis "ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet". Das ist bezüglich Datenschutz wohl unkritisch.

- Der Support richtet eine Weiterleitung ein bzw. gibt der Stellvertretung Zugriff auf das Postfach. Grundsätzlich heikel, aber man kann es regeln, indem man die private Nutzung des E-Mail-Accounts verbietet und festhält, dass andere Leute auf die E-Mails zugreifen können. Die Regelung muss soweit ich weiss Bestandteil des Arbeitsvertrages sein. Auf jeden Fall vom Mitarbeiter unterzeichnet und nicht einfach im Pausenraum aufgehängt oder so.

Und am Besten, mit dem Betriebsrat (sofern vorhanden), dem Datenschutzbeauftragten und dem Anwalt der Firma klären - denn wir können und dürfen keine Rechtsberatung machen...

 

Und auch wir nutzen dazu entweder shared Mailboxen (wenn auch gesendet werden soll) ansonsten Verteiler :-)

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Hi,

 

um den Helpdesk mit sowas nicht zu belasten, kann man das auch mit z.B. CodeTwo Exchange Rules Pro an die Abteilungen selber delegieren.

 

Gruß

Jan

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Rein formal geht das Weiterleiten nur, wenn die Privatnutzung des E-Mail-Accounts ausgeschlossen ist. Und zwar mit Richtlinie von ganz oben und Veröffentlichung dass allen dies bekannt ist und stichprobenartigen Prüfungen auf Einhaltung. In der Richtlinie für die E-Mail-Nutzung (idealerweise auch als Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat gestaltet) MUSS drin stehen, dass die Weiterleitung von E-Mails bei geplanter Abwesenheit durch den Anwender selbst vorgenommen wird und bei ungeplanter Abwesenheit dies vom jeweiligen nächsthöheren Vorgesetzten angeordnet wird.

Selbst wenn alles eingehalten wird, sind wir noch nicht ganz aus der Schlinge. Ich empfehle E-Mails mit der Markierung "privat" oder "persönlich" nicht weiter zu leiten. Denn der Anwender kann ja nichts dagegen machen, wenn ihm jemand eine private Mail schreibt.

 

Euer Sicherheitsfuzzi

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@Pitti259

Nehmen wir an der User ist krank und kann die Weiterleitung nicht einrichten.

Wie werden die "privaten" Mails mit privat oder persönlich getaggt? Der User ist krank und kann auch das nicht vornehmen.

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Die Mitarbeiter, die andere Mitarbeiter vertreten, geben sich gegenseitig die Berechtigung auf das Postfach und den Posteingang.

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Bei uns sind private Emails erlaubt, demnach ist es ganz einfach mit dem Handling: wir machen mit Verweis auf private E-Mails gar nix. Macht jemand Druck wird er an den DS-Beauftragten verwiesen. 

 

Derzeit diskutiert die GL wie sie die private Nutzung am besten verbieten kann.. 

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@tesso

Nun ja, die wenig genutzten Optionen beim E-Mail-Versand müssen hier berücksichtigt werden. Ich weiß, kein Mensch verwendet diese, aber es könnte ja sein... Die Weiterleitung im Krankheitsfall darf vom Admin nach Anforderung des jeweiligen Vorgesetzten eingerichtet werden, wenn allen Mitarbeitern im Vorfeld bekannt ist dass dies im Krankheitsfall so gemacht wird.

 

 

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Am 6.6.2019 um 21:19 schrieb Sunny61:

Die Mitarbeiter, die andere Mitarbeiter vertreten, geben sich gegenseitig die Berechtigung auf das Postfach und den Posteingang.

Niemals - das Script auf dem Server löscht das Nachts - nicht erlaubt.

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vor 22 Stunden schrieb Nobbyaushb:
Am 6.6.2019 um 21:19 schrieb Sunny61:

Die Mitarbeiter, die andere Mitarbeiter vertreten, geben sich gegenseitig die Berechtigung auf das Postfach und den Posteingang.

Niemals - das Script auf dem Server löscht das Nachts - nicht erlaubt.

Doch, täglich passiert das. Und jetzt?

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vor 13 Stunden schrieb Pitti259:

Warum?

Vorgabe der GL und Bestandteil der Vereinbarung, die Bestandteil des Arbeitsvertrages ist.

Die verbietet auch private Nutzung der Firmen-Infrastruktur, Mail etc.

Würde hier jetzt zu weit führen.

Die sich auskennen - KRITIS

:-)

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Du kannst ja schlecht eine normale Umgebung und deren Möglichkeiten mit eurer vergleichen, die KRITIS genügen muss. Insofern ein wenig absolut deine Aussage. :)

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vor 37 Minuten schrieb NorbertFe:

Du kannst ja schlecht eine normale Umgebung und deren Möglichkeiten mit eurer vergleichen, die KRITIS genügen muss. Insofern ein wenig absolut deine Aussage. :)

Stimmt - wollte halt das warum begründen... :-)

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