Vorgehen falsch? - Konsolidierung - mehr als 1000 Mitarbeiter / kein tech. Problem

[UweB75 10]

Hallo liebe Gemeinde,

 

ich weiß nicht ob ich hier wirklich richtig bin.

Aber wie verhindert man Fehlplanungen und argumentiert auch entsprechend dass dies auch Manager verstehen?

 

Situationsbeschreibung:

Ich arbeite in einem Unternehmen welches eine nicht gerade geringe Größe aufweist und auch weltweit diverse Niederlassungen unterhält.

Unsere Muttergesellschaft, sitzt in Asien. Erdbeben, Taifune und Überschwemmungen kommen schon mal vor. Also sind Ausfälle der asiatischen Mutter und Niederlassungen uns nicht unbekannt.

 

Bisher haben fast alle Niederlassungen autonom ihre IT geführt.

Sprich eigene Domäne, eigene Email-Server (Exchange), komplette eigene Verwaltung.

 

Jetzt sollen allerdings alle Email-Konten in der asiatischen Mutter zusammengeführt werden und Mitarbeiter "aller" Niederlassungen sollen die Post dort via POP3 abholen. Also jeder Client für sich alleine. Die berühmte PST-Hell lässt grüßen. Thema Archivierung? (keinen Schimmer, wahrscheinlich Jounaling)

 

Wer die Downloadgeschwindigkeiten von einigen anderen Firmen kennt, welche ebenfalls im asiatischen Raum ansässig sind, der kann sich dann vorstellen wie spaßig es ist, wenn eine Email mit 10MB-Anhang durch die Leitung geschubst wird.

 

Damit werden jedenfalls alle Email-Server der Niederlassungen als überflüssig betrachtet und sollen aufgelöst werden.

Nur zum Verständnis, die gesamte Planung (?) wurde ohne Rücksprache mit den zuständigen IT-Abteilungen der Niederlassungen gemacht. Als wir jetzt vor die Tatsachen der Planung gestellt wurden, war das wie ein Schlag ins Gesicht.

Bisher existiert auch keine globale AD-Struktur.

Jede Niederlassung hat ein eigenes AD und eine übergeordnete weltweite Domäne wurde nie geplant und realisiert.

 

Wie schon beschrieben, sind dann alle Mitarbeiter sämtlicher Niederlassungen auf den einzigen "zentralen" Email-Server angewiesen. Unsere Gedanken gingen gleich in die Richtung, wie wir eine interne Kommunikation beim Ausfall aufrecht erhalten können, bis hin zum Datenschutz was personenbezogene Mitarbeiterdaten aus europäischen und amerikanischen Ländern betrifft. Da z.B. auch die HR-Abteilung Emails mit persönlichen Inhalten an die Mitarbeiter versendet.

 

Dieses Konzept stellt in unseren Augen eine Fehlplanung da.

Wer auch immer diese "zentrale Lösung" verkauft hat, der hat die bisher bestehenden Ressourcen völlig ignoriert und nicht weiter einbezogen.

 

Die Nutzung von Outlook als nativer Exchange-Client ist wohl auch eher bei den Europäern bekannt. POP3 scheint wohl in Asien das Novum zu sein.

Liegts an der Mentalität oder an der Ahnungslosigkeit?

 

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Meine Fragen dazu:

 

Wie argumentiere ich jetzt richtig, um beim Management eine Kehrtwende zu veranlassen?

 

Gibt es Argumente die FÜR das beschriebene Konzept sprechen?

 

Sehen wir als IT-Verantwortliche unserer Niederlassung das zu negativ/schwarz? Haben wir uns in den uns offensichtlichen Gefahren verrannt?

 

Wie sieht ein/eine Konzept/Lösung aus, damit das auch beratungsresistente Menschen verstehen?

Grundlagen über ein AD und dessen Planung wollte ich nicht vermitteln, die hatte ich vorausgesetzt.

 

 

Bisher haben wir uns nie mit der IT der Muttergesellschaft überworfen, allerdings sehen wir hier deutliche Defizite in der Kompetenz und Planung.

Da unser Zuständigkeitsbereich nur unsere Niederlassung und die Mitarbeiter vor Ort betrifft haben wir keine andere Möglichkeit als über unser Management die notwendigen Argumente durchzureichen.

 

 

Ich weiß das ich hier keine rechtssicheren Beratungen erwarten kann,

aber evtl. hat jemand eine Strategie entwickelt, wie man in so einem Fall vorgehen soll/kann, oder gar ähnliches erlebt.

 

 

 

Oder ist kündigen tatsächlich nur noch eine der wenige Optionen um den eigenen Seelenfrieden zu bewahren?

[Leuchtkondom 17]

Also ich habe weder Erfahrungen mit so großen Firmen und auch nicht mit dem Ausland ... aber was es vielleicht zu bedenken gibt:

 

- Wenn ich das richtig verstanden habe, sollen die Clients per Outlook ihre Mails per POP3 beim ausländischen Exchange abholen?

Da wäre ja das 1. Problem, dass sich die Mitarbeiter ja gar nicht mehr an anderen PC´s anmelden können solang nicht alle Niederlassungen Servergespeicherte Profile nutzen? Denn sonst muss doch bei jedem Erstanmelden eines Mitarbeiters an einen Rechner das Outlook Profil neu eingerichtet werden mit POP Daten.

Das nächste Problem: Wenn vielleicht einige Mitarbeiter eines PC und Laptop haben, haben die ja nie synchrone Daten im Outlook. Okay man könnte den POP3 einstellen mit Mails auf Server belassen, aber die Gesendeten usw. wären ja nie identisch auf den beiden Rechnern.

Keine Ahnung wie groß diese Niederlassungen sind, aber ich denke wenn die jeweiligen Exchange Server ordentlich laufen, ist das weniger Administrative Arbeit als diese vorgeschlagene Konfiguration.

 

- 2. Problem Kontakt: Wenn jede Niederlassung bisher komplett für sich war, also eigenes AD, eigene Verwaltung usw. wird es ja zwischen den Admin´s wahrscheinlich nicht viel Kontakt gegeben haben ... Warum auch? Oder? Die Frage ist ja, würde dieser "Kontakt" dann funktionieren bei Problemen etc.

 

Zu der Sache mit der Geschwindigkeit einer 10 MB Mail vom asiatischen Raum hier her hab ich keine Erfahrung.

 

Also wenn unbedingt zentraler Exchange, dann würde ich lieber die Niederlassung per VPN anbinden und Outlook ganz normal als nativen Exchange Client nutzen, statt diesen POP Zeugs.

 

Außerdem wie sieht es denn mit Öffentlichen Ordnern aus? Du hast schließlich die Geschwindigkeit angesprochen?!?! Falls ihr diese umfangreicher nutzt wird das ja wohl auch um einiges langsamer werden.

 

Und der letzte Punkt wäre sicher das Backup. Wenn alle Clients Ihre Mails per POP3 abholen, können sich die asiatischen Kollegen das Backup des Exchange Servers ja eigentlich fast sparen, da die Mailboxen ja dann wahrscheinlich leer sind (zumindest der Eingang). Also sind deine zu sichernden Daten in den jeweiligen PST Dateien. Hast du keine servergespeicherten Profile hast du wenn du Pech hast für einen User auch noch mehrere PST Dateien (auf unterschiedlichen Rechnern). Ich glaube da sieht dann kein Mensch mehr durch. Also ich kann da ein wenig aus Erfahrung sprechen weil:

 

Habe eine Firma in der Betreuung der IT übernommen. Mein quasi Vorgänger hatte die ganze Exchange Sache total komisch eingerichtet. Vom Prinzip her hat der Exchange weder Mails gesendet noch empfangen. Der Exchange selber war eigentlich nur für gemeinsame Kalender usw da. Die Mails wurden von den Clients beim Provider per POP3 abgerufen. Beim POP3 Abruf wurden die Mails durch eine Regel in den Exchange Posteingang kopiert. Allerdings war z.b. User A an Computer A und manchmal auch an Computer B. Auf Computer B war diese Regel aber nicht existent. Das heißt ich hatte ein paar Daten im Exchange, ein paar Daten in lokalen PST´s auf unterschiedlichen Rechnern usw. Also das war wirklich die größte Sch... alle Daten zusammen zusuchen und letztendlich in den Exchnage zu importieren, sodass wirklich alle Mails von User A im Exchange waren.

 

JA ich glaube das wars erstmal was mir dazu einfällt...

Liebe Grüße

[blub 115]

Hi,

Dazu gibts doch sicher ein Projekt mit Projektleiter und Projektdokumentation. Dort würde ich mal deine konstruktive (ehrlich gemeint!) Mitarbeit anbieten. Dann erhältst du Informationen aus erster Hand und kannst manche Entscheidungen konstruktiv mitgestalten.

 

Begriffe wie "Ahnungslosigkeit, offensichtliche Gefahren, Fehlplanung etc" würde ich aus Mentalitätsgründen sehr sparsam und vorsichtig einsetzen, wenn du in der Zentrale gehört werden willst.

 

Das wäre meine Strategie

 

blub

[NilsK 2.785]

Moin,

 

ein nicht unwesentliches Argument: Sicherheit. POP3 ist ein reines Klartext-Protokoll, bei dem nicht nur die Mails selbst, sondern auch die Anmeldung unverschlüsselt übers Netz gehen. Und das ist nur ein einzelnes Beispiel, das ins Auge springt.

 

Gruß, Nils

[NorbertFe 1.805]

Naja, POP3 sicher, aber das liesse sich per POP3s ja entschärfen (ist sogar Standard in Exchange 2010)

 

Wenn POP wirklich in Erwägung gezogen wird, dann kann ich den TO hinsichtlich seiner Einschätzung zur Kompetenz schon verstehen. Allerdings bleibt im Allgemeinen nur der Weg den blub vorschlägt. Also Argumente für eine vernünftige Gesamt-Planung sammeln und vorlegen, damit man in das Projekt einbezogen wird. Ansonsten landet man in solchen Fällen wahrscheinlich beim POPConnector, der die Mails in Asien abholt, damit man wenigstens innerhalb der Standorte bei Exchange bleiben kann. ;)

 

Ich frag mich, ob die ganzen Teamfunktionen wie Kalendersharing, Stellvertretung überhaupt als relevant betrachtet werden seitens der Mutter.

 

Bye

Norbert

[zahni 521]

Ja, Kalenderfunktionen (Besprechnungsplanung im Team und Unternehmensweit) sind sehr wichtig, desweiteren Dinge wie Beschsprechnungsraumreservierung usw.

[UweB75 10]

Hi,

Dazu gibts doch sicher ein Projekt mit Projektleiter und Projektdokumentation. Dort würde ich mal deine konstruktive (ehrlich gemeint!) Mitarbeit anbieten. Dann erhältst du Informationen aus erster Hand und kannst manche Entscheidungen konstruktiv mitgestalten.

 

Begriffe wie "Ahnungslosigkeit, offensichtliche Gefahren, Fehlplanung etc" würde ich aus Mentalitätsgründen sehr sparsam und vorsichtig einsetzen, wenn du in der Zentrale gehört werden willst.

 

Das wäre meine Strategie

 

blub

 

Erst einmal Danke, das sich einige doch für so ein Posting interessieren.

Ich gebe zu ich stecke da in einer Zwickmühle, denn

a) ich möchte natürlich nicht meinen Arbeitgeber öffentlich benennen.

b) Die Reputation des Unternehmens auch von anderer Seite nicht schädigen.

c) Meine Loyalität gehört meinem Arbeitgeber.

 

Wenn man schon einmal mit asiatischen Unternehmen und Mitarbeitern zusammengearbeitet hast, dann wird man feststellen, das es manchmal als Europäer sehr schwierig ist einen gemeinsamen Konsenz zu finden.

Dazu möchte ich gleich hinterherschieben, das dies vielleicht nicht auf alle Unternehmen zutrifft und meines Wissens nach auch nicht auf japanische Unternehmen, aber z.B. für andere dortige Nationen ist es sehr schwer einen Fehler einzugestehen und das Gesicht zu verlieren. Ich will hier jetzt auch keine Grundsatzdiskussion über asiatische und europäische Mentalität vom Zaun brechen. Die Erfahrung der letzten Jahre innerhalb des Unternehmens hat mich umdenken lassen was Fernost betrifft. Ich habe mich mit vielen arrangiert was arbeitsweisen und denkweisen betrifft, aber so leid es mir tut, hier sehe ich bei dem Szenario nur Kompetenzlosigkeit.

 

 

Zum Projektleiter mit Projektdokumentation:

In einem europäisch geführten Unternehmen kannst Du das mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit erwarten. Hier wurden keine Informationen von der Zentrale an die Technik der Niederlassungen übermittelt, auch keine Fragen bzgl. irgendwelcher Bedenken etc.

 

Die Begriffe Fehlplanung und Ahnungslosigkeit sind jetzt erst einmal rein subjektiv zu betrachten. Wie würde man darüber denken, wenn berücksichtigt wird, das bisher jede Niederlassung technisch für sich selbst zuständig war, aber das obige Szenario, also alle Mitarbeiter aller Niederlassungen haben ab Datum X nur noch das Postfach in der Zentrale zu benutzen, inklusive neuer Email-Adressen, kurzfristig umgesetzt werden muss.

 

Dazu kommt, die lokal bekannten Email-Adressen werden nach 6 Monaten abgeschaltet. Also firma.de / firma.pl / firma.fr fallen weg und werden durch firma.com ersetzt. Es soll ab sofort nur noch als Absender die neue Adresse verwendet werden.

Zeit zur Umsetzung 10 Tage. Danach Vollzug melden.

 

 

Natürlich weiß ich, das ich mit solchen Begriffen nicht in der Zentrale in Asien aufschlagen kann und dann auch noch Gehör erwarten kann.

 

 

Stellt euch vor ihr seit bisher für den reibungslosen Betrieb in der Niederlassung verantwortlich gewesen. Die Mitarbeiter sind zu 90% abhängig vom Emailverkehr und nun habt ihr 10 Tage Zeit die Vorgabe umzusetzen.

 

 

Für mich ist allerdings eines Wichtig zu wissen.

Wie denkt ihr darüber?

Wie würdet ihr das Szenario bezeichnen?

Was würdet ihr tun im Hinblick auf Zuverlässigkeit und Sicherheit?

 

 

und was mich viel mehr interessiert:

Liege ich mit meiner Einschätzung falsch?

[UweB75 10]

Moin,

 

ein nicht unwesentliches Argument: Sicherheit. POP3 ist ein reines Klartext-Protokoll, bei dem nicht nur die Mails selbst, sondern auch die Anmeldung unverschlüsselt übers Netz gehen. Und das ist nur ein einzelnes Beispiel, das ins Auge springt.

 

Gruß, Nils

 

Vielen Dank für Dein Posting.

Dieses Gegenargument fiel auch gleich meinem Kollegen ein.

POP3s ist laut der bisherigen Korrespondenz nicht in Betracht gezogen worden. Die Anleitungen die wir bisher für unsere Mitarbeiter erhalten haben, stammen noch aus der Zeit wo der Heimbenutzer sein Email-Client mit den entsprechenden POP3/SMTP-Daten füttern musste. Sprich was anderes als Port 110 und Port 25 steht da nicht drinnen.

 

Viele Grüße

[Dukel 436]

Ich würde, wenn ich Verantwortung über eine Niederlassung besitzen würde, Anforderungen an das Mailsystem verlangen. Da kann man dann alles, was schon genannt wurde, nochmals benennen.

[UweB75 10]

@Dukel

Schön wenn Du alle Anforderungen benennen willst, nur soviel Zeit hast Du gar nicht.

Denn was machst Du, wenn Du heute eine Mitteilung bekommst die Vorgabe der Mutter bis zum Termin X zu erfüllen?

 

a)

Du kannst also der Vorgabe erst einmal nachkommen und versuchen das ganze Ding im Nachhinein umzuschubsen.

 

b)

Du kannst Dich verweigern und spätestens nach Termin X Deinen Hut nehmen.

 

Da fällt die Entscheidung glaub ich nicht schwer, oder?

 

Viele Grüße

[NorbertFe 1.805]

Als Workaround erstmal nen popconnector beschaffen. ;)

 

bye

Norbert

[NeMiX 76]

Ich weiß ja nicht wo Ihr arbeitet, aber vlt. solltest du/Ihr mit den anderen Europäischen Niederlassungen/Leitern mal reden und gemeinsam vorgehen.

Alleine 10 Tage Umsetzungszeit bei 1000MA ist ja lächerlich...

 

Asiaten sind meistens sehr schwierig, wir betreuen auch 2-3 Großkunden mit asiatischer Mutter. Letzter Schrei ist derzeit Googlemail bzw. GoogleApps für alle...

 

Sowas wie Archivierung/Backup wird in den Konzepten gar nicht vorgesehen. Das wurde dann hier in .de mit den rechtlichen Argumenten gestoppt. Jetzt gibt es bald eine zentrale Exchange Infrastruktur in .de und .nl und die Asiaten sind glücklich mit Ihren Googlezeug.

[MrCocktail 188]

Hallo,

 

wenn du es wirklich erst einmal stoppen willst, schreibe den Datenschutzbeauftragten an, so wie ich das Szenario sehe, wird das nicht so einfach gehen, die Daten (ich gehe ja auch mal von Kundendaten) aus, in ein anderes Land zu exportieren.

 

Gruss

J

[UweB75 10]

Ich weiß ja nicht wo Ihr arbeitet, aber vlt. solltest du/Ihr mit den anderen Europäischen Niederlassungen/Leitern mal reden und gemeinsam vorgehen.

Also "wir" arbeiten in Deutschland :suspect: jedenfalls *noch*...

Bisher gab es noch nie ernsthafte "Gegenwehr" anderer Niederlassungen gegen die Vorgaben aus Asien. Kuschen war anscheinend immer angesagt. Klar wer sagt schon gerne "Nein Boss, so nicht!"? :rolleyes:

Allerdings sehe ich hier auch die Verantwortung die wir gegenüber unseren Kollegen tragen. Da mag ich nicht mehr "kuschen".

 

 

Alleine 10 Tage Umsetzungszeit bei 1000MA ist ja lächerlich...

*sarkasm on*

Wieso? Ist doch "nur" ein 2.Konto einzurichten. Das können die Mitarbeiter aller Niederlassungen auch alleine, wozu haben wir euch ein PDF geschickt?

Klar, wir haben OL2010 und die Anleitungen für die Mitarbeiter sind natürlich für OL2k/2k3 gedacht, wie soll es auch sein?

*sarkasm off*

 

Asiaten sind meistens sehr schwierig, wir betreuen auch 2-3 Großkunden mit asiatischer Mutter. Letzter Schrei ist derzeit Googlemail bzw. GoogleApps für alle...

Ich könnte schreien vor Glück, endlich mal einer der auch solcherlei Dinge zu sehen bekommt. Und das mit Googlemail kann ich bestätigen, hab auch bei unseren Asiaten mal von ähnlichen Gedanken gehört.

 

Sowas wie Archivierung/Backup wird in den Konzepten gar nicht vorgesehen. Das wurde dann hier in .de mit den rechtlichen Argumenten gestoppt. Jetzt gibt es bald eine zentrale Exchange Infrastruktur in .de und .nl und die Asiaten sind glücklich mit Ihren Googlezeug.

Exakt - Du sagst es. Tja, das mit den rechtlichen Argumenten das versuchen wir immer wieder. Email-Archivierung ist bei uns seit weit über 2 Jahren ein Reizthema. Nun heisst es, JA WENN erst einmal der neue Exch2010(in Asien) in Betrieb genommen wird, dann machen wir auch Archivierung (natürlich für *alle* Mitarbeiter), da braucht ihr (Deutschen) euch nicht drum zu kümmern.

 

Rechtskonform in Asien? Ich hab da so meine Zweifel, alleine bei der geplanten Umsetzung.

 

Viele Grüße

[UweB75 10]

Hallo,

 

wenn du es wirklich erst einmal stoppen willst, schreibe den Datenschutzbeauftragten an,

Das hat bereits ein anderer Kollege getan.

Bisher kam noch keine Reaktion zurück. :rolleyes:

 

so wie ich das Szenario sehe, wird das nicht so einfach gehen, die Daten (ich gehe ja auch mal von Kundendaten) aus, in ein anderes Land zu exportieren.

 

Gruss

J

Dazu habe ich auch schon anderes gehört und das soll bei entsprechenden Vereinbarungen(?) nicht so schwer sein. Hast Du dazu auch rechtlich abgesegnete Quellen?

Andere Konzerne aus Asien unterhalten auch deutsche Webseiten und halten Kundenkontakt via Email z.B. LG oder Samsung. Wo und wie Kundendaten verarbeitet werden, das möchte ich gar nicht mehr so genau wissen.

 

Viele Grüße