IMAP-Empfang und SMTP-Versand mit Exchange 2013 Konto

[PatrickKByte 12]

Hallo Freunde,

 

Wir haben hier eine Art CRM-Software, die mit IMAP/SMTP auf E-Mailkonten zugreifen muss, die wir auf unserem Exchange 2013 führen.

Der Posteingang ist dank IMAP wunderbar synchron - das Programm "liest den Posteingang mit".

 

Beim Versand nutzt die Applikation natürlich die Exchange-Credentials, um sich beim SMTP-Konnektor anzumelden und sendet raus... ohne die ausgehenden Mails im Konto unter "Gesendete Objekte" zu hinterlegen.

 

Warum das so ist, ist mir klar.

Ob das so sein muss, nicht  ;)

 

Hat jemand eine Idee, wie ich den Versand über das Konto bewerkstelligen kann?

 

Ich freue mich auf jede Idee.

Thanks,

bearbeitet 10. März 2016 von PatrickKByte

[NorbertFe 1.826]

Das muß du die Entwickler eurer CRM Software fragen. ;) Im Endeffekt ist der Client bei IMAP/SMTP dafür zuständig, was mit gesendeten Elementen passiert. ;)

[PatrickKByte 12]

... Womit du allerdings Recht hast.

 

Es ist kein Geringerer als Herr Lexware-Haufe.

Der Client bietet mir IMAP/SMTP, alternativ POP/SMTP sonst nix, das bleibt so.

Hatte auf ein Wundermittel auf Seiten der Transport Rules oder so gehofft...

 

Mal biste der Baum,

Mal der Hund.

[Dukel 436]

Bei eMail Clients mit Imap ist es auch der Client, der die Mails in einen gesendet Order verschiebt. Smtp verschickt nur Mails.

[Nobbyaushb 1.366]

Auch per SMTP (macht auch unser CRM) sind die gesendeten Mail nicht im Client sichtbar, das das ja an der Mailbox vorbei dem Exchange übergeben wird.

 

Da du für den Rechnungsversand sowieso eine rechtskonforme Archivierung verwendest, kannst du doch dort nachsehen.

 

Und ja, ihr seid Archivierungs-Pflichtig, spätestens seit der Änderung der Gesetzte zum 1.12.2015

 

;)

[magheinz 100]

Da du für den Rechnungsversand sowieso eine rechtskonforme Archivierung verwendest, kannst du doch dort nachsehen.

 

Und ja, ihr seid Archivierungs-Pflichtig, spätestens seit der Änderung der Gesetzte zum 1.12.2015

 

;)

Aha, unsere Behördenleitung ist der Meinung wir sind nicht Archivierungspflichtig. Woher nimmst du bei Patrick diese absolute Gewissheit?

Oder weisst du mehr über Patrick?

[Nobbyaushb 1.366]

Ich zitiere mal aus einem Text von unserem Anwalt.

 

Gesetzliche Anforderungen an die Mail-Archivierung

Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen, dass sie alle relevanten Dokumente für nachträgliche Prüfungen, etwa durch das Finanzamt oder Sozialbehörden, über Jahre aufbewahren. So müssen einige Dokumente mindestens sechs Jahre lang archiviert werden, und unter anderem für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen oder Personalakten gilt noch eine längere Archivierungsfrist von zehn Jahren. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber hierbei nicht zwischen papierbehafteten und digitalen Dokumenten, beide müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Die gesetzlichen Anforderungen gehen sogar noch weiter, denn digitale Dokumente wie eine E-Mail dürfen nicht einfach ausgedruckt und dann im Ordner abgelegt werden. Vielmehr muss die E-Mail in ihrer ursprünglichen Form, also als digitales Dokument, archiviert werden. Und dabei auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) genügen, die mit Wirkung zum 1. Januar 2015 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst haben. Diese Grundsätze bilden die verbindliche rechtliche Basis für die Archivierung unternehmensrelevanter Dokumente aller Art.

Es gibt noch eine rechtliche Grundlage mit Wirksamkeit seid dem 01.12.2015, da muss ich noch suchen.

 

Und es erschließt sich mir gerade nicht, warum eine Behörde das nicht machen müssen sollte.

 

;)

[testperson 1.546]

Und es erschließt sich mir gerade nicht, warum eine Behörde das nicht machen müssen sollte.

Weil Behörden im Volksmund halt etwas langsamer arbeiten und auf Änderungen reagieren ;)

 

https://www.youtube.com/watch?v=ictZeBKrM20

[magheinz 100]

Keine Ahnung ob es für eine Behörde überhaupt "steuerlich relevante Dokumente" gibt. Sind Behörde Vorteuerabzugsberechtigt? Zahlen Behörden Unternehmens oder Umsatzsteuer? Ich bin froh das mich das als ITler nixht juuckt und ich mich da einfach auf die Behördenleirung verlassen kann.

Keine Ahnung ob die gdpdu auf uns Anwendbar ist...

 

 

[Orangenjunge 2]

Hallo zusammen,

 

lange war ich stiller Mitleser, möchte aber nun zu diesem sich aus dem Topic ergebenden Thema auch gerne mal einen Beitrag leisten:

 

In Behörden gibt es den Begriff der führenden Akte, die entweder analog (klassisch Papier) oder digital (DMS etc.) sein kann. Teilweise gibt es auch hybride Aktenführung, die aber meist nur als Übergangslösung zwischen analog und digital etabliert sein sollte.

 

Wir haben letztes Jahr die Notwendigkeit der Mail-Archivierung prüfen lassen. Da wir noch die analoge führende Akte definiert haben und damit alles ausgedruckt in der Papierregistratur hinterlegt wird, sind wir nicht verpflichtet eine digitale Archivierung der E-Mails und damit auch des Rechnungversandes (der bei uns auch meist noch analog erfolgt) durch zu führen.

 

Sollten bei anderen Behörden andere Regelung gelten, habe ich immer ein offenes Ohr ;)

 

Viele Grüße

Marc

[Nobbyaushb 1.366]

Aus dem Gesetzestext ergibt sich ein anderer Zustand - es reicht eben nicht mehr, das auszudrucken.

 

;)

[magheinz 100]

Ich denke das man Behörden nicht mit Unternehmen gleichsetzen kann.

Immerhin sind wir jetzt schon zwei Behörden die zu diesem Urteil gekommen sind. Aber wir sind ja auch nur die ITler und keime Verwaltungsrechtler...

[Orangenjunge 2]

Das sehe ich auch so, Unternehmen <> Behörden, die öffentlich-rechtliche Hand stellt einen Sonderfall dar. Wir haben die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung (das ist sogar verfassungsrechtlich abgedeckt), d.h. das die führende Akte vollständig sein muss, ob nun analog, digital oder auch hybrid sei dahingestellt. Wichtig ist die Vollständigkeit.

 

Wobei die Verantwortung da glücklicherweise ja bei der Hausleitung und dem Justiziar liegt. Da ich mich als ITler auch stark mit der Langzeitarchivierung beschäftige, komm ich aber um solche verwaltungsrechtlichen Randinformationen einfach nicht Drumherum ... ;)

 

 

 

 

 

 

bearbeitet 11. März 2016 von Orangenjunge

[NorbertFe 1.826]

Und im Zweifel wird die führende Akte mittels BitCoins wieder hergestellt. :p