Outlook verbieten an eine bestimmte Adresse zu senden

[itsa 1]

Hallo Zusammen,

 

wir haben ein Ticket System (OTRS) und wollen, dass die User nur über das Ticket System antworten und nicht an die Sammeladresse der IT versenden. Zum einen fehlt uns dann der Verlauf zu dem Ticket und zum anderen macht es mehr Arbeit die Antworten ins Ticket einzupflegen. In der Mail die an die User geht, steht dick und fett, das Antworten direkt über das Ticket System zu nutzen sind und keine Mails an uns versendet werden sollen.

Kennt von euch jemand die Möglichkeit den Usern das Senden an die IT Mail Adresse zu unterbinden idealerweise noch mit dem Zusatz im Betreff. Vorzugsweise per GPO bzw. Exchange?

 

Vielen Dank vorab.

 

[Nobbyaushb 1.580]

Öhm, die Mail vom Ticketssystem senden lassen?

 

:)

[NorbertFe 2.277]

Na per Transportregel einfach alles ablehnen was an diese Adresse gesendet wird, ausser es ist die Absenderadresse xyz. Das bekommst du dann schon raus. ;)

[MrCocktail 204]

Und zusätzlich,...

 

Der OTRS hat hoffentlich eine eigene Mailadresse?

Dann kann man doch mit Sicherheit auch die Mails automatisch einlesen lassen...

[NilsK 3.046]

Moin,

 

OTRS kann eingehende Mails verarbeiten und direkt zuordnen. Die User müssen dann nur auf "Antworten" klicken. Sollte sich einfach einrichten lassen.

Ebenso kann OTRS aus neu eingesandten Mails neue Tickets erzeugen.

 

Um einzuschränken, wer an die IT schreiben darf, braucht man in Exchange, wenn ich nicht ganz falsch liege, nicht mal eine Transportregel, sondern man kann das per Berechtigung auf der Mailbox steuern.

 

Gruß, Nils

[Nobbyaushb 1.580]

Um einzuschränken, wer an die IT schreiben darf, braucht man in Exchange, wenn ich nicht ganz falsch liege, nicht mal eine Transportregel, sondern man kann das per Berechtigung auf der Mailbox steuern.

 

Gruß, Nils

Korrekt.

 

Aber dann könnten die Leute die IT gar nicht mehr direkt anschreiben, ist aus meiner Sicht kontraproduktiv.

 

Aber das muss jeder für seine Umgebung entscheiden.

 

;)

[NilsK 3.046]

Moin,

 

Aber dann könnten die Leute die IT gar nicht mehr direkt anschreiben, ist aus meiner Sicht kontraproduktiv.

 

das denke ich auch, aber es entspricht der Frage, die der TO gestellt hat. Möglicherweise muss der TO noch mal über den erwünschten Prozess nachdenken.

 

Am Ende ist "bitte nutzt das Ticketsystem" immer eine organisatorische Angelegenheit, die sich nicht rein technisch lösen lässt. Neben "Benutzer sendet Mail an IT" gäbe es dann ja auch noch "Benutzer sendet Mail an den Admin" oder "Benutzer spricht den Admin auf dem Flur an". All diese Dinge wird man nur organisatorisch regeln können und dabei nie 100 Prozent erreichen. Mit 70-80 Prozent steht man schon gut da. Muss man mit leben.

 

Gruß, Nils

[Nobbyaushb 1.580]

@Nils - 100% agree! :cool:

[itsa 1]

Hallo Zusammen,

 

vielen Dank für die rege Teilnahme. Sicher kann ich über ORTS auch die Mails abfangen und entsprechend verarbeiten lassen. Die User sollen aber über das Ticket Interface gehen um diverse Pflicht Felder (Abteilung, etc) auszufüllen.

Wir werden uns die Möglichkeit über die Transportregel mal anschauen, den Gedanken hatten wir auch schon aber wenn ich die Mail abweisen lasse oder auch einen Auto Responder einrichte, ignorieren die User das und berufen sich darauf, dass sie ja was gesendet haben und die Fehlermeldung Ihnen egal ist. :(

Kann man den Senden Button über IRM oder Registy nicht ausblenden lassen sobald jemand versucht dahin zu senden?

[testperson 1.857]

Kannst du OTRS nicht ans AD Anbinden und von dort die entsprechenden Pflichtfelder zum User holen? Oder eben die User im OTRS von Hand pflegen und entsprechend der E-Mail-Adresse die Pflichtfelder zuordnen lassen.

[Nobbyaushb 1.580]

Hallo Zusammen,

 

vielen Dank für die rege Teilnahme. Sicher kann ich über ORTS auch die Mails abfangen und entsprechend verarbeiten lassen. Die User sollen aber über das Ticket Interface gehen um diverse Pflicht Felder (Abteilung, etc) auszufüllen.

Wir werden uns die Möglichkeit über die Transportregel mal anschauen, den Gedanken hatten wir auch schon aber wenn ich die Mail abweisen lasse oder auch einen Auto Responder einrichte, ignorieren die User das und berufen sich darauf, dass sie ja was gesendet haben und die Fehlermeldung Ihnen egal ist. :(

Kann man den Senden Button über IRM oder Registy nicht ausblenden lassen sobald jemand versucht dahin zu senden?

Es gibt keine technischen Lösungen für menschliches Fehlverhalten.

 

:cool:

bearbeitet 17. November 2016 von Nobbyaushb

[itsa 1]

OTRS ist bereits an die AD angebunden und erstellt die User auch sobald diese in den entsprechenden OU#s. Abteilung war nur ein Beispiel, wir haben hier noch weiter Felder zum spezifizieren der Fehlermeldungen.

[NilsK 3.046]

Moin,

 

ich wiederhole mich ja gern ... also: Das Problem liegt auf der organisatorischen Ebene und muss organisatorisch gelöst werden.

 

Da ihr nicht die einzigen seid, die vor dem Problem stehen, hier ein Hinweis, wie andere das häufig machen: Anforderungen, die nicht als Ticket aufgegeben werden, werden mit einem Textbaustein beantwortet, der auf das Ticketsystem hinweist. Dann wird die Anforderung nicht weiter bearbeitet. Bei mündlicher Ansprache wird ebenfalls auf das Ticketsystem verwiesen und nichts weiter getan.

Fehlen im Ticket wichtige Daten, gibt es eine Antwort mit Textbaustein, und die Bearbeitung geht erst weiter, wenn die Daten vorliegen.

 

Sofern die Unternehmensleitung das trägt, ist das Problem in aller Regel innerhalb kurzer Zeit verschwunden.

 

Deine Beschreibung im ersten Post deutet darauf hin, dass ihr eine Regel formuliert (Antworten nur im Ticket), die ihr aber selbst nicht einhaltet (indem ihr die Daten nachpflegt). Da ist der erste Ansatzpunkt.

 

Gruß, Nils

bearbeitet 17. November 2016 von NilsK

[MrCocktail 204]

Ich kann Nils nur zustimmen.

 

Versucht nicht organisatorische Probleme mit Technik zu lösen. Die Anwender finden immer einen Weg :-)

 

Gruß

J

[itsa 1]

Ok, danke für die Teilnahme. Wir werden das intern besprechen wie das organisatorisch am besten zu lösen ist.