DMS mit eMail Archivierung

[zahni 521]

 

Stimmt so nicht. ELO ist einmal ein fertiges Produkt und einmal eine Plattform.

Seit der Version 9.x gibt es die sogenannten Business Solutions. Das heißt, eine Anpassung wird als Workflow erstellt und für die einzelnen Funktionen die mitgelieferten Business Solution Module verwendet, die dann entsprechend parametrisiert werden. Der große Vorteil dabei ist, dass keine Zeile Code mehr geschrieben werden muss und noch viel wichtiger, das Anpassungen bei einem Versionswechsel noch immer laufen.

 

 

Mag  sein. Bei uns hat die  Software den Spitznamen "Hobbythek" Das mag auch am aktuellen Business-Partner liegen. 

bearbeitet 23. Januar 2017 von zahni

[monstermania 53]

Mag  sein. Bei und hat die  Software den Spitznamen "Hobbythek" Das mag auch am aktuellen Business-Partner liegen. 

In der Tat, dürfte da wohl das Problem liegen!

Gibt leider einen riesigen Qualitätsunterschied bei den ELO BP! Da gibt es halt keinen Unterschied zur übrigen EDV. :D

bearbeitet 23. Januar 2017 von monstermania

[zahni 521]

Als ich ELO mal  in ein Abnahmesystem  kopieren musste bin ich auch fast verzweifelt.

Nicht das man den Server-Namen nur in ein paar Config-Files verdrahtet hat, nein, der steht auch noch in der DB an allen möglichen und unmöglich Stellen.

Richtig dokumentiert war das damals auch nicht. Kerberos war auch zum "Haare raufen". 

[TheCracked 13]

Hallo Zusammen,

 

nachdem ich jetzt ein paar Systeme mir angesehen habe noch einmal eine Frage:

 

Muss das eMail Archivierungssystem so ausgestattet sein, dass unabhängig von einer Nutzer-Interaktion relevante E-Mails archiviert werden?

Reddoxx beispielsweise archiviert einfach alles, bevor es überhaupt in das Postfach läuft.

Bei Docuware muss der Nutzer im Outlook entscheiden, ob er die eMail archivieren will oder nicht.

 

Was ist jetzt rechtlich in Ordnung? 

Ich war immer der Ansicht, dass eMails unabhängig archiviert werden müssen, weil bei einer manuellen Archivierung könnte die eMail ja entweder nicht archiviert werden(da vergessen) oder schon verändert worden sein.

 

 

Grüße

TC

[testperson 1.538]

Hi,

 

das ist generell schwierig. Du musst ja auch z.B. Nachrichten wie Bewerbungen berücksichtigen, die nur für eine begrenzte Zeit gespeichert werden dürfen. Manche Dokumente / Mails müssen ja AFAIK auch nur 2 oder 3 und manche 10 Jahre archiviert werden.

Bei Reddoxx kannst du das z.B. durch verschiedene Archiv-Container mit unterschiedlichen Aufbewahrungszeiten und Kategorien abbilden. 100% automatisch wirst du das aber nicht hinbekommen.

 

Das dürfte jetzt allerdings auch in den Aufgabenbereich eines DSB und / oder der Rechtsabteilung fallen.

 

Gruß

Jan

[monstermania 53]

 

Als ich ELO mal  in ein Abnahmesystem  kopieren musste bin ich auch fast verzweifelt.

Nicht das man den Server-Namen nur in ein paar Config-Files verdrahtet hat, nein, der steht auch noch in der DB an allen möglichen und unmöglich Stellen.

Richtig dokumentiert war das damals auch nicht. Kerberos war auch zum "Haare raufen". 

Hmm,

evtl. nicht die BP-Schulungen von ELO besucht?  ;)

Dokumentiert ist das Alles schon sehr gut und es gibt auch entsprechende Manuals für eine Servermigration. Nur die gibt es halt nur, wenn man die Schulungen des Herstellers besucht!

 

Hallo Zusammen,

 

nachdem ich jetzt ein paar Systeme mir angesehen habe noch einmal eine Frage:

 

Muss das eMail Archivierungssystem so ausgestattet sein, dass unabhängig von einer Nutzer-Interaktion relevante E-Mails archiviert werden?

Reddoxx beispielsweise archiviert einfach alles, bevor es überhaupt in das Postfach läuft.

Bei Docuware muss der Nutzer im Outlook entscheiden, ob er die eMail archivieren will oder nicht.

 

Was ist jetzt rechtlich in Ordnung? 

Ich war immer der Ansicht, dass eMails unabhängig archiviert werden müssen, weil bei einer manuellen Archivierung könnte die eMail ja entweder nicht archiviert werden(da vergessen) oder schon verändert worden sein.

Grundsätzlich ist Beides zulässig. Man kann ja auch nur bestimmte Postfächer automatisch archivieren (z.B. Vertrieb, Einkauf) und lässt die Personalabteilung Ihre Mails z.B. manuell archivieren. Ein gutes System sollte sowohl als auch unterstützen und z.B. auch erkennen, ob eine Mail bereits durch einen anderen Mitarbeiter archiviert wurde (Dublettenprüfung, zumindest bei Anhängen)!

Auch sollte eine gute Lösung die Mails im PF durch einen Archiv-Link ersetzten, so dass archivierte Mails auch tatsächlich aus dem Postfach verschwinden und den Mailserver entlasten. Optimalerweise passiert so etwas dann in 2 Schritten. 

Mails werden sofort archiviert, bleiben aber auch noch im Postfach der Users. Nach Zeitraum X Tagen werden die Mails im Postfach dann durch einen Archivlink ersetzt.

 

Um eine Mailarchivierung einzuführen sollte auf jedem Fall eine entsprechende Betriebsvereinbarung existieren in der private Email-Nutzung ausschließlich untersagt ist, oder aber die Mitarbeiter sich mit der Archivierung Ihrer privaten Emails einverstanden erklären!

[Peterzz 11]

 

Auch sollte eine gute Lösung die Mails im PF durch einen Archiv-Link ersetzten ...

 

 

Microsoft sieht das "Stubbing" anders.

 

... However, when deployed, these solutions should be configured to move the e-mail content out of the mailbox without retaining stub files in the Mailbox. ...

 

 

Peter

[monstermania 53]

Microsoft sieht das "Stubbing" anders.

Wie immer gibt es verschiedene Meinungen...

Oft verfolgt man ja mit einer Mailarchivierung auch den Ansatz den Mailserver gleichzeitig zu entlasten. Dem User einfach eine Mail komplett aus dem Postfach zu löschen (weil Sie ist ja archiviert), ohne dass er das Adhoc sehen kann, ist m.E. keine gute Lösung. Für den User sollte eine Mailarchivierung m.E. immer absolut transparent bleiben.

 

Man kann natürlich auch einfach alle Mails stumpf archivieren und kümmert sich überhaupt nicht um das PF des Users. Oder man lässt den User entscheiden, ob er Mails archiviert und anschließend sein PF aufräumt, oder, oder, oder... 

[NorbertFe 1.809]

Deswegen ist die Mail ja nicht weg, nur weil sie archiviert wurde. Eher interessant, wie gut sich der archivclient in Exchange/Outlook integriert. Die ms eigene Lösung ist natürlich an der Stelle zumindest super.

[Peterzz 11]

... ohne dass er das Adhoc sehen kann, ist m.E. keine gute Lösung.

 

Ich bin ja grundsätzlich bei dir. Das Stubbing ist für den gemeinen Outlook-Anwender eine schöne Lösung.

 

Man sollte aber auch die Nebeneffekte betrachten. Z.B. ist eine aufgeteilte E-Mail noch rechtskonform archiviert (wäre ja schön das anzustreben), bei der eine Manipulation der Daten ausgeschlossen sein muss.

Die Themen Backup/Restore, die Suche, etc. müssen in diesem Zusammenhang auch neu bedacht werden.