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PatrickKByte

Postfachgröße, Öffentliche Ordner und gesendete Objekte...

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Ich beobachte, dass zwei Postfächer in meiner Firma sehr hoch ausgelastet sind. Dies liegt nach einer kurzen Analyse an den gesendeten Objekten: sie sind bei jedem der beiden Clients über 200MB groß (kein Wunder, das sind Grafiker) :shock:

 

Wir haben im Haus die Regel eingeführt, dass abgearbeitete Emails in Öffentliche Ordner verschoben werden. Des weiteren besteht das Verbot (wegen der Beweispflicht gegenüber Kunden und Dienstleistern), Email zu löschen. Weder empfangene noch gesendete.

 

Gibt es eine Möglichkeit, die gesendeten Objekte eines jeden Users auf dem Server zu archivieren? Ich würde jetzt händisch einen Öffentlichen Ordner anlegen, in den jeder seinen Mist reinschieben soll... Das Teil wächst dann im Monat um sichere 200MB.

 

Gibts ne Alternative?

Als Alternative eignen sich NUR Möglichkeiten, die sich zum sofortigen Zugriff eignen. Also ne Offlinekopie oder so scheidet kategorisch aus.

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Das mag ja sein... aber das wird doch nicht im Sinne des Erfinders sein? Wie macht ihr das? Löscht ihr eure gesendeten Objekte wöchentlich durch!? :suspect: Wie will man denn so Korrespondenz führen...

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Hallo, wir benutzen ein CRM. In diesem kann mal eMails bei dem Kunden archivieren. Da landen die Mails in einem Dokumentenarchiv, bzw. in einer SQL-Datenbank... funktioniert wunderbar um die wichtigen Mails zu dokumentieren...

 

Gruß

Reality

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Auch wir nutzen das. Allerdings möchte ich die Emails lieber beim Exchange lassen ;-) In der Datenbank von unserem Exchange sammeln wir stattdessen nur die Verknüpfungen bzw. ziehen reguläre Kopien der Texte.

 

Alles andere würde mittelfristig die CRM-Datenbank umbringen :wink2:

 

Nochmal: ich suche eine Möglichkeit, die Gesendeten Objekte der Exchangekonten mittels Exchange zu archivieren. Wenns geht ohne Extras.

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Hi,

 

also ohne den Einsatz eines Drittanbieters wirst du das nicht schaffen. Wir setzen bei uns zur Zeit ein IXOS Archiv ein. Hierin können wir Mails nach bestimmten Kriterien verschieben (nicht sehr komfortabel :( ) aber als verdrängung klappt es wunderbar und da es dann auf WORMS leigt, kann da auch nicht mehr großartig was gelöscht werden.

 

IXOS integriert sich auch wunderbar in Outlook/Exchange so das der Anwender außer einem leicht verändertem Handling keinen Unterschied merken wird.

 

Grüße

 

Jojo

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... und was spräche dagegen, einen Öffentlichen Ordner für "Gesendete Objekte" zu erstellen? die Öffentlichen Ordner können doch gewiss größer werden als die Mailboxen der User selbst,

ODER?

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Hallo Patrick,

 

200MB Zuwachs die Woche entspricht etwa 10GB pro Jahr. Ist das für dich viel ?

Setze dich bitte mal mit den Spezifikationen eures Exchanges ( welche Version ist es überhaupt ) auseinander und du wirst merken, das da genügend Luft drin ist, um einige Jahre mit dem möglichen Speicherplatz auszukommen.

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Wäre ne Moglichkeit. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass derart große Postfächer mit Exchange 2003 vernünftig verwaltet werden können. Ab 5 GB wird´s dann vielleicht etwas krimineller, aber geht immer noch ganz gut, Auf jeden Fall aber bei den Clients den standardmäßig aktivierten Cache-Modus abschalten, der macht bei solchen Größen erfahrungsgemäß Ärger.

 

Warum schieben die Leute ihre gesendeten Objekte nicht in eine PST, die sich auf dem Server in einem öffentlichen Bereich befindet? Schnell zugreifbar, komprimierbar und auch super archivierbar. Speicherplatz: Mit Outlook 2003 wurde ein neues PST-Format eingeführt (Unicode-PST), das nicht kompatibel zu den Vorgängerversionen ist (Ansi-PST). Dieses neue Format kann maximal knapp 4 TB groß sein (also im Prinzip zur Zeit beliebig groß).

 

Grüße

Loop

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Das klingt lecker: serverbasierte PST!

 

Ich möchte aber keinesfalls die Daten aus dem Exchange-Verbund lösen: Also soll die Archiv-PST nicht (nur) dem Client-PC, sondern auch den anderen PC's oder zumindest mir, dem ADMIN, zur Verfügung stehen.

 

Also möchte ich keinesfalls clientseitig eine servergespeicherte PST anlegen (per Netzwerkfreigabe).

 

Aber dein Ansatz klang eher so, dass man eine Archiv-PST pro Client im Exchange anlegen kann!? Wenn ja, die typische Frage: wie geht dem?

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Hi.

 

Aber dein Ansatz klang eher so, dass man eine Archiv-PST pro Client im Exchange anlegen kann!?

Eine PST Datei hat mit dem Exchange Server selbst nie etwas zu tun. Was Loop meint ist wahrscheinlich die Archivierungsfunktion. Das funktioniert auch über ein PST File (muss daher auch extra gesichert werden), aber du kannst sehr komfortabel den Speicherort dieses Archivfiles vorgeben.

Siehe - http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;836755

 

LG Günther

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Moin zusamm,

 

mal von einer ganz anderen Seite her angedacht..:

 

Die meisten mails, die verschickt werden (von den Grafikern) werden doch sicher an Unternehmen geschickt, mit denen man öfter Kontakt hat, oder?

 

Worauf ich hinaus will ist, daß die Mailadressen der externen Empfänger doch evtl. schon im AD als Kontakte angelegt sind und somit im Outlook aus dem globalen Adressbuch angezeigt werden, oder ?

 

Vorschlag:

 

Man lege eine Verteilerliste für jede dieser Firmen an, die die entsprechenden Adressen (Kontakte aus dem AD) der Empfänger dieser Firma enthält.

Anschließend lege man einen Öffentlichen Ordner für jede der Firmen an, an die Mails geschickt werden und mache diesen Öffentlichen Ordner zum Mitglied der Verteilerliste.

 

Danach werden die Grafiker instruiert, Ihre Mails nicht mehr direkt an die Kontakte zu schicken, sondern an die Verteilerliste, womit diese automatsich auch in den öffentlichen Ordnern landen.

DieGrafiker können nun gepflegt Ihre "Gesendeten Objekte" leeren (von zeit zu Zeit manuell oder auch über Regeln), da ja eine Kopie jeder Mail in den öffentlichen Ordnern landet, somit noch zentral in den Exchange-Datenbanken liegt und so mitgesichert werden kann.

 

Erscheint vielleicht etwas hintenrum durch die Brust ins Auge, wurde aber in einer ehemaligen Firma von mir jahrelang so durchgezogen und war absolut praktikabel und eine feine Sache. Hier waren in der Verteilerliste alle Ansprechpartner des jeweiligen Kunden ebenso beinhaltet, wie alle internen Kollegen von mir, die mit diesem Projekt etwas zu tun hatten und natürlich dieöffentlichen Ordner.

 

Da konnte krankwerden oder kündigen wer wollte, alle am Projekt beteiligten hatten die gesamte Korrespondenz immer im öffentlichen Kundenordner abrufbar zur Verfügung.

 

Dies nur mal so in die Runde geworfen als Ansporn, vielleicht kannst Du Dir daraus irgendwas drehen :D

 

Grüsse

 

schroeder750

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