Entwürfe bei Shared Mailbox nicht bei allen Usern synchron (Exchange SE)

[dartzen 23]

Hallo zusammen,

 

ich stehe gerade vor einem "Kopfkratzer" Problem. In einer Abteilung wird in einer Shared Mailbox viel mit Entwürfen gearbeitet. Die Nutzer bereiten einen Entwurf vor, und lassen dann einen Kollegen drüberschauen und ggfls. korrigieren. Jetzt ist es aber bei einem der Nutzer so, das seine Änderungen an den Entwürfen zwar bei den anderen angezeigt werden, aber die Änderungen der anderen nicht sehen kann. Das tritt aber nur bei diesem Nutzer auf, bei allen anderen sind alle Änderungen immer da. Alle Benutzer haben Vollzugriff und das Postfach ist manuell, also ohne Automapping, angebunden. Cache Modus ist per GPO deaktiviert. Als Client dient ein M365 Outlook classic in der Version 2606 Build 16.0.20131.20152 (Monthly Enterprise Channel), Server ist ein aktuell gepatchter Exchange SE. 

Hat einer von euch eine Idee, wo ich da suchen könnte, um das zu beheben?

 

Vielen Dank im Voraus.

[NorbertFe 2.415]

Also die shared mailbox ist manuell als eigenes Konto eingebunden oder über "erweitere Einstellungen"? Es ist auch sicher, dass der Kollege dieses Postfach im Online Modus hat? Welchen  Status der Entwürfe sieht er denn dann? Kann man das anhand von OWA ggf. mal gegentesten?

 

Bis dann

Norbert

 

PS: Endpoint Protection fiele mir ggf. noch ein, die dazwischen funkt.

[dartzen 23]

Hallo Norbert,

 

die Shared Mailbox ist direkt als eigenes Konto eingebunden, nicht über "Erweiterte Einstellungen". Alle Nutzer des Postfachs sind im Online Modus, bei den Rechnern der Abteilung ist das per GPO vorgegeben, ich habe das aber auch noch mal extra geprüft. Der betroffene Benutzer sieht immer nur den Status von der Erstellung plus seine eigenen Änderungen, obwohl die Mail definitiv im "Entwürfe" Ordner der Shared Mailbox ist. Die anderen Nutzer können wie gesagt auch die Änderungen sehen. Falls der Benutzer was einträgt werden aber die Änderungen der anderen, die er nicht sieht, auch überschrieben, die anderen haben dann den gleichen Stand wie der betroffene Nutzer. Dadurch ist das erst aufgefallen, weil Ergänzungen plötzlich fehlten. Im OWA hab ich noch nicht kontrolliert, würde aber davon ausgehen, dass es dort korrekt ist. Ich hatte nämlich mal testweise das Postfach am Client entfernt und dann neu eingebunden, dann passten die Entwürfe wieder. Aber nachfolgende Änderungen waren dann wieder nicht zu sehen. Daher habe ich eher das Outlook in Verdacht, weiß aber nicht wo ich da suchen könnte. Ich kann das aber noch mal im OWA prüfen.

Endpoint Protection im eigentlichen Sinne ist nicht installiert, da ist nur der Windows Defender als Virenschutzlösung aktiv. Mich verwirrt halt, dass es bei allen geht außer einem.

[MurdocX 1.062]

Hi @dartzen,

 

früher konnte man Fehler gut durch das löschen/erstellen eines neuen Outlook-Profils erreichen. 

Das würde nicht viel kosten einfach ein zweites Profil zu erstellen und zu testen, ohne das Erste zu löschen.

 

Mir würde noch als Punkt der Patchstand des Outlooks einfallen. Das wären die low-hanging-fruits zum Testen.

 

VG,

Jan

[dartzen 23]

Hi Jan,

das mit dem Outlook Profil werde ich mal testen, eventuell auch mal spaßeshalber auf einem anderen Rechner (ist eine VDI Umgebung, ich kann dem User einfach eine zweite VM zuordnen). Ich werde dann berichten.

Der Outlook Patchstand ist bei allen der gleiche (Version siehe Eingangspost), das war so mit das erste was ich geprüft hatte.

[dartzen 23]

Ich habe jetzt noch mal ein paar Tests in der Abteilung gemacht und das Ganze verhält sich irgendwie komisch. Die Abteilung hat drei User, ich nenne sie mal A,B und C. Bisher hat es zwischen A und B immer funktioniert, bei C wie beschrieben nicht richtig. Für User C habe ich testweise ein neues Outlook Profil erstellt und dort das persönliche Postfach und die Shared Mailbox hinzugefügt. Cache Modus ist wie beschrieben per GPO deaktiviert. Wir haben dann ein paar Tests gemacht und parallel im OWA geschaut.

 

1. Zum Testen hat User B einen neuen Entwurf erstellt, der taucht auch sauber auf allen Plätzen im Entwürfe Ordner der Shared Mailbox auf.

2, User C bearbeitet dann den Entwurf und speichert, die Änderung wird auch bei A und B angezeigt.

3. Dann hat A was geändert und die Änderung tauchen bei B und C nicht auf. Bis hier zeigt das OWA den kompletten Entwurf an, also den ursprünglichen Text von B, sowie die Ergänzungen von C und A.

4. B hat in seinem angezeigten Entwurf nochmal was hinzugefügt, die Änderung sieht nur er, nicht die anderen beiden. Im OWA wird der Entwurf jetzt nur noch wie bei B angezeigt, also den Stand des letzten Bearbeiters der speichert.

 

Der Server bekommt also alle Änderungen sauber mit, es gewinnt halt logischerweise der letzte, nur war der leider nicht der aktuellste. Nur Outlook scheint das nicht sauber zu synchronisieren.

 

Vor jeder Änderung wurde der Entwurf einmal geschlossen und anschließend wieder geöffnet. Wenn man allerdings Outlook schließt und dann wieder öffnet, dann wird der letzte Stand angezeigt, den ich auch im OWA sehen kann. Aber das sollte ja doch auch automatisch passieren, sobald ich den Entwurf neu öffne, oder?

 

Irgendwie bin ich hier sehr ratlos.

 

bearbeitet Dienstag um 12:14 von dartzen

[Nobbyaushb 1.719]

Moin,

so ein Verfahren habe ich noch nie gehört und kann mir auch nicht vorstellen, das es zuverlässig funktioniert 

 

Ich würde das zunächst ausschließlich in OWA versuchen und mir ggf. eine andere Lösung überlegen 

 

Zudem verstehe ich den Sinn dahinter leider auch nicht…

[dartzen 23]

Die Arbeitsweise war mir auch neu, aber zumindest den Sinn kann ich erklären. Das Ganze wird quasi für ein 4-Augen Prinzip verwendet, bei Mails die intern an unsere Betriebsleitung gehen bezüglich bestimmter Freigaben. Dabei bereitet ein Kollege die Mail vor und ein anderer schaut dann noch mal drüber und ergänzt dann ggfls. was, wenn was fehlt oder noch was dazu kommt. Auch bei Mails an extern, wo es wichtig ist, dass alle Angaben korrekt sind handhaben die das so,

Sobald alles passt schickt einer von denen die Mail von der Shared Mailbox ab. Damit wollen die Kollegen sicherstellen, dass die Infos korrekt und vollständig sind, bevor die Mail rausgeht.

Die arbeiten wohl schon seit längerem so und bisher lief das auch problemlos.

[NorbertFe 2.415]

Man könnte das natürlich auch  mit dem "Genehmigungsworkflow" regeln. ;) Aber ob das sinnvoller ist, kann ich dir mangels Bedarf auch nicht sagen.

[Dukel 478]

Welchen es schon in Exchange gibt:

https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/moderated-recipients-exo/moderated-recipients-exo

[dartzen 23]

Deine Beschreibung zeigt auf Exchange Online, wir haben aber On-Prem. Da gibt es die Funktion zwar anscheinend auch, wie ich gerade gesehen habe, es braucht aber wohl Enterprise Lizenzen. Da wir nur Standard haben fällt das somit raus. Zumal ich mir nicht sicher bin, wie ich deren Workflow mit vergleichsweise starren Regeln abfangen kann. 

 

[Dukel 478]

Nein, es braucht wohl keine Enterprise Lizenzen.

 

Wenn es so komplext ist, wäre evtl. ein ganz anderes System (CRM, Ticketsystem, Workflowsystem) sinnvoller statt mit eMail abzubilden.

[dartzen 23]

Bist du mit der Lizenz da sicher? Weil wenn ich im EAC den Assistenten für Moderationsregeln aufrufe sehe ich ganz unten einen Hinweis drauf (siehe Screenshot), Oder bezieht sich das auf was anderes?

Was den Workflow angeht, ist es nach meinem Verständnis weniger "kompliziert" und mehr "flexibel", unter welchen Umständen die das so handhaben. Nicht alle Mails an bestimmte Empfänger sollen vorher so geprüft werden, das variiert halt sehr. Der Witz ist ja, dass die so schon eine ganze Weile arbeiten und das wohl bisher problemlos funktioniert hat.

Und theoretisch laufen gerade die Sache mit den Freigaben schon über das ERP, nur leider müssen die bei der Betriebsleitung immer mal wieder "nachtreten", da die Verantwortlichen die Anfragen dort gerne schon mal übersehen und dann teilweise erst sehr verspätet bearbeiten.  

[NorbertFe 2.415]

Rights Management Services haben aber nichts mit dem GEnehmigungsworkflow zu tun.