Outlook wird als Datenbank benutzt. Postfächer z.T. über 100GB groß.

[NorbertFe 1.799]

vor 3 Minuten schrieb Lukikum:

Wir haben unser Größenlimit auf 35MB pro nachricht beschränkt, denkt ihr das reicht?

Das ist die Standardeinstellung von Exchange seit 2007 würde ich behaupten. Ich würde da ggf. sogar noch runtergehen, aber das muss eben in Abhängigkeit von eurer Arbeitsweise erfolgen (und mit Ankündigung).

[Lukikum 6]

Gerade eben schrieb testperson:

Exchange Cache Modus mit drei Monaten bis ein Jahr Cache und eine E-Mail-Archivierung / Retention Policies, die Outlook Elemente älter ein bis drei Jahre löscht. Bei Anhängen wäre ich irgendwo zwischen 5 bis 20 MB und der Rest dann als Link zu OneDrive, Sharepoint, Sharefile, DropBox, OwnCloud, Nextcloud, whatever..

Danke!!! Ja Cache Modus ist Himmel und Hölle gleichzeitig :P Aber sorgt wenigstens für eine schnelles Postfach ;) Elemente löschen lasse ich aber glaub ich lieber die Finger von.

[BOfH_666 568]

vor 53 Minuten schrieb Lukikum:

Meine Gedanke: Datenbank XYZ hat einen Benutzer der 160GB Postfach vom Server abrufen möchte und 100 User die ihr 5GB Postfach aufrufen möchten. Das ist großer Aufwand für die Festplatte und könnte dazu führen dass es halt mal langsamer wird.

 

Nur weil ein Benutzer ein 160GB großes Postfach hat, heißt das ja nicht, dass dieses Postfach in voller Größe komplett gelesen wird, wenn der Benutzer sein Postfach in Outlook "öffnet".

[Nobbyaushb 1.355]

Losgelöst: wenn die User Performance-Probleme haben liegt das in der Regel am Client.

Habe bei den Usern inzwischen nur noch SSD´s lokal, sofern Office lokal läuft und nicht auf einem TS

Eine lahme S-ATA kann einem den ganzen Tag versauen...

[Squire 211]

Ich kann Dir sagen, wie wir das gelöst haben ... vor ein paar Jahren haben wir bei uns EnterpriseVault eingeführt.

Wir archivieren jede Mail, die älter als 30 Tage ist, weg. In der Mailbox bleibt dann ein sog. Shortcut mit 1000 Zeichen Text aus der Email. Klickt ein Anwender doppelt auf eine archivierte Email, da schaut das Plugin zuerst im lokalen Archivcache auf dem Rechner (der hält bei uns 5GB Mails) und wenn die Mail da nicht ist, wird sie automatisch aus dem Archiv gezogen. Anders als bei Mailstore hast Du dann die geöffnete Email im Orginalzustand mit Anhängen etc. geöffnet. Alle Shortcuts in der Mailbox, die älter als 18 Monate sind, löschen wir raus. im Archiv sind mittlerweile mehrere Terrabyte Emails, die EV dedupliziert und komprimiert. Die Platzersparnis ist immens. 

Auf das Gesamtarchiv kann über die EV Suche (Volltext über die Mails inkl. Anhänge) zugegriffen werden. Im Archiv wird die Postfachstruktur für den Benutzer auch angezeigt/nachgezogen. 

Bei EnterpriseVault müssen nur die "WarmBoddies" lizenziert werden. Sprich Funktionspostfächer, SharedMailboxes kannst Du soviele haben wie du lustig bist). Bei uns läuft das mit über zwei Archivserver (einer für ein Tochterunternehmen und einer bei uns) für >2000 Mailboxen.

Die Mailboxen sind bei uns auf 2GB limitiert - mehr ist durch die Archivierung auch nicht notwendig. Durchschnittliche Mailboxgröße liegt zwischen 250 und 400 MB. Meine Kollegen im Tochterunternehmen arbeiten auch im Automotive Bereich und müssen viele Sachen bis zu 20 Jahre aufheben. Aus historischen Gründen haben die auch Outlook als Projektablage verwenden und sind jetzt mit EnterpriseVault zufrieden (gerade, weil es die Ordnerstruktur abbildet und eine hervorragende und sauschnelle Suche hat.)

 

Wie andere Kollegen schon geschrieben haben ... eigentlich sollte man für Projekte ein Dokumentenmanagementsystem einführen/verwenden. 

Wie auch immer - als Firma bist du archivierungspflichtig und musst rechtskonform archivieren ... und nein Outlook ist dafür nicht das Mittel der Wahl. Also wenn ihr noch kein Archivsystem habt, ist darüber nachzudenken, das Geforderte mit dem Praktischen und Nützlichem verbinden. 

 

PS: Sollten bei euch dann auch noch Leute mit PSTs unterwegs sein, dann kann man auch die problemlos ins Email Archiv importieren. Bei unserer Einführung sind da auch mindestens 2 TB PST Files reingewandert. Hier hat jetzt nieman mehr PSTs auf den Rechnern oder auf irgendwelchen Fileshares (macht auch Rechnertausch einfacher) ... Alles im Allen ... macht das Admin Leben sehr viel leichter!

[Lukikum 6]

vor 8 Minuten schrieb Squire:

Ich kann Dir sagen, wie wir das gelöst haben ... vor ein paar Jahren haben wir bei uns EnterpriseVault eingeführt.

Wir archivieren jede Mail, die älter als 30 Tage ist, weg. In der Mailbox bleibt dann ein sog. Shortcut mit 1000 Zeichen Text aus der Email. Klickt ein Anwender doppelt auf eine archivierte Email, da schaut das Plugin zuerst im lokalen Archivcache auf dem Rechner (der hält bei uns 5GB Mails) und wenn die Mail da nicht ist, wird sie automatisch aus dem Archiv gezogen. Anders als bei Mailstore hast Du dann die geöffnete Email im Orginalzustand mit Anhängen etc. geöffnet. Alle Shortcuts in der Mailbox, die älter als 18 Monate sind, löschen wir raus. im Archiv sind mittlerweile mehrere Terrabyte Emails, die EV dedupliziert und komprimiert. Die Platzersparnis ist immens. 

Auf das Gesamtarchiv kann über die EV Suche (Volltext über die Mails inkl. Anhänge) zugegriffen werden. Im Archiv wird die Postfachstruktur für den Benutzer auch angezeigt/nachgezogen. 

Bei EnterpriseVault müssen nur die "WarmBoddies" lizenziert werden. Sprich Funktionspostfächer, SharedMailboxes kannst Du soviele haben wie du lustig bist). Bei uns läuft das mit über zwei Archivserver (einer für ein Tochterunternehmen und einer bei uns) für >2000 Mailboxen.

Die Mailboxen sind bei uns auf 2GB limitiert - mehr ist durch die Archivierung auch nicht notwendig. Durchschnittliche Mailboxgröße liegt zwischen 250 und 400 MB. Meine Kollegen im Tochterunternehmen arbeiten auch im Automotive Bereich und müssen viele Sachen bis zu 20 Jahre aufheben. Aus historischen Gründen haben die auch Outlook als Projektablage verwenden und sind jetzt mit EnterpriseVault zufrieden (gerade, weil es die Ordnerstruktur abbildet und eine hervorragende und sauschnelle Suche hat.)

 

Wie andere Kollegen schon geschrieben haben ... eigentlich sollte man für Projekte ein Dokumentenmanagementsystem einführen/verwenden. 

Wie auch immer - als Firma bist du archivierungspflichtig und musst rechtskonform archivieren ... und nein Outlook ist dafür nicht das Mittel der Wahl. Also wenn ihr noch kein Archivsystem habt, ist darüber nachzudenken, das Geforderte mit dem Praktischen und Nützlichem verbinden. 

 

PS: Sollten bei euch dann auch noch Leute mit PSTs unterwegs sein, dann kann man auch die problemlos ins Email Archiv importieren. Bei unserer Einführung sind da auch mindestens 2 TB PST Files reingewandert. Hier hat jetzt nieman mehr PSTs auf den Rechnern oder auf irgendwelchen Fileshares (macht auch Rechnertausch einfacher) ... Alles im Allen ... macht das Admin Leben sehr viel leichter!

Hallo Squire,

vielen dank für die ausführliche Antwort. Das klingt total klasse und werde ich mir definitiv mal anschauen !

[Squire 211]

Gern geschehen @Lukikum!

 

Bitte daran denken, das ist ein großes Projekt. Du wirst dazu einen guten Dienstleister benötigen. EnterpriseVault ist nicht mal so nebenbei aufgesetzt. Wenn es sauber eingerichtet ist, läuft es i.d.R. klaglos (ich schaff mittlerweile seit 2007 mit EV und hab das dann auch in meiner jetzigen Firma einführen können [war am Anfang etwas schwierig, weil man an "höher besoldeter Stelle" nicht die Notwendigkeit und den Nutzen einsehen wollte - da kam als Argument .. wir archivieren unsere Geschäftsbelege im SAP. Für Mail brauch wir nix ... irgendwann wurde es dann eingesehen, dass man es doch braucht

 

Wenn Du willst, können wir uns gern mal zusammen telefonieren oder ich zeige Dir es mal live im System ... einfach kurze PM

 

[NorbertFe 1.799]

Es sei dazu gesagt, dass MS dieses "Stubbing" nicht empfiehlt.

[Lukikum 6]

vor einer Stunde schrieb Squire:

Gern geschehen @Lukikum!

 

Bitte daran denken, das ist ein großes Projekt. Du wirst dazu einen guten Dienstleister benötigen. EnterpriseVault ist nicht mal so nebenbei aufgesetzt. Wenn es sauber eingerichtet ist, läuft es i.d.R. klaglos (ich schaff mittlerweile seit 2007 mit EV und hab das dann auch in meiner jetzigen Firma einführen können [war am Anfang etwas schwierig, weil man an "höher besoldeter Stelle" nicht die Notwendigkeit und den Nutzen einsehen wollte - da kam als Argument .. wir archivieren unsere Geschäftsbelege im SAP. Für Mail brauch wir nix ... irgendwann wurde es dann eingesehen, dass man es doch braucht

 

Wenn Du willst, können wir uns gern mal zusammen telefonieren oder ich zeige Dir es mal live im System ... einfach kurze PM

 

Auf das Angebot werde ich gerne eingehen, wenn ich die Zeit für so ein Projekt habe, danke