Outlook wird als Datenbank benutzt. Postfächer z.T. über 100GB groß.

[Lukikum 6]

Moin zusammen,

Ich stehe momentan und in Zukunft der Herausforderung gegenüber gegen Postfachmessis anzukommen. Wir haben in unserem Betrieb viele Postfächer die 20-160 GB groß sind. Das liegt daran, dass vor meiner Zeit nicht darüber nachgedacht wurde sowas zu begrenzen. Nun haben wir Postfach Quotas für neue Postfächer eingerichtet die bereits bei 2 GB meckern. Die erweitern wir im Normalfall auf circa 5GB.

Ich habe auf einer Schulung mal mitbekommen, dass ab 20GB eine Migration von einem Postfach in die Cloud sehr problematisch werden kann, deshalb versuche ich jetzt die User so gut wie möglich in dem Gebiet zu konditionieren.
Die Probelmatik ist, dass die Leute sich über Ihr Postfach organisieren, es wird als Datenbank benutzt um schnell Projektbezogene Mails mit Anhängen oder ähnlichem zu finden. Je nach Abteilung brauchen die dann z.T. 10 Jahre alte Mails.
Ich kann das natürlich verstehen, dass das sehr einfach ist und am wenigstens Arbeit erfordert. Allerdings finde ich, dass ein Postfach so nicht genutzt werden sollte.

Deshalb meine Frage:
Gibt es ein Programm in dem man relativ einfach(oder sogar automatisch) seine Mails exportieren und dann ähnlich anzeigen lassen kann wie in einem E-mail Client ? Nur dass die Datenbank z.B. auf einem Netzwerklaufwerk hinterlegt wird.

Und wie regelt ihr das am Betrieb, habt ihr ähnliche Probleme? Ich habe mir überlegt, dass man z.T. alte Projektordner aus Outlook in eine Outlook Datei exportieren kann und die bei Bedarf in Outook einbindet und wieder im eigentlichen Postfach löscht. Geht aber naütrlich nur mit abgeschlossenen Projekten und kommt mir auch sehr umständlich vor auf Dauer...

LG
Lukas

bearbeitet 8. September 2022 von Lukikum

[Nobbyaushb 1.358]

Moin,

 

aus meiner Erfahrung mit ein paar Hundert Installationen (und auch Migrationen und Hybrid-Umgebungen) kann ich dir sagen, das Postfächer so um 50GB keine Probleme machen

Das ist ja auch die Default-Max bei O365

 

Wer sagt denn das Migrationen Probleme machen?

 

Ich halte 2 oder auch 5 GB für viel zu wenig - die meisten meiner "kleinen Kunden" habe Quatas so bei 30GB eingerichtet

 

Was du suchst ist eine Archivierung z.B. Mailstore mit einem OL-Plugin

[NorbertFe 1.799]

vor 28 Minuten schrieb Lukikum:

Nun haben wir Postfach Quotas für neue Postfächer eingerichtet die bereits bei 2 GB meckern. Die erweitern wir im Normalfall auf circa 5GB.

Das ist wie angemerkt im Allgemeinen viel zu gering heutzutage. Willst du lieber, dass die Daten mühsam gelöscht werden (dafür braucht ein normaler User auch Zeit) oder irgendwie ausgelagert (auf dem Fileserver oder in PST Dateien oder worst Case in PST Dateien auf dem Fileserver) werden? 20GB-50GB ist normalerweise überhaupt kein Problem. Damit hat man dann bei 80-90% der User Ruhe für die nächste Zeit. Wenns wirklich weniger werden soll, bleibt nur ein Archiv, welches die Daten aus dem Exchange rausholt.

[Lukikum 6]

vor einer Stunde schrieb NorbertFe:

20GB-50GB ist normalerweise überhaupt kein Problem.

Danke für die Infos. Wenn bei 30-50GB keine Probleme auftauchen bin ich ja beruhigt. Ich habe die Exchange Server leider nicht selber eingerichtet, also muss ich mal schauen auf wvl GB Pro Mailbox die Dinger ausgelegt sind. Ich denke mal das dann beim Falle der Migration die Postfächer die über 50GB sind, auftetilt werden, entweder mit Archiv oder stumpf PST Dateien.

vor 1 Stunde schrieb Nobbyaushb:

Ich halte 2 oder auch 5 GB für viel zu wenig - die meisten meiner "kleinen Kunden" habe Quatas so bei 30GB eingerichtet

Was würdet ihr in einem Betrieb mit etwa 1500 Postfächern empfehlen?

LG

bearbeitet 8. September 2022 von Lukikum

[NorbertFe 1.799]

vor 2 Minuten schrieb Lukikum:

Was würdet ihr in einem Betrieb mit etwa 1500 Postfächern empfehlen?

Entsprechendes Sizing der Exchangeserver. Wird ja bei der Anzahl hoffentlich nicht nur einer sein. ;)

[Sunny61 773]

Und wenn es um wirklich sehr viele alte Daten geht, die dann auch noch in Projekten von vielen Benutzern benötigt werden, dann ein vernünftiges Archivierungssystem.

[Lukikum 6]

vor 4 Minuten schrieb NorbertFe:

Entsprechendes Sizing der Exchangeserver. Wird ja bei der Anzahl hoffentlich nicht nur einer sein. ;)

Wir haben 4 Server und 10ExVol mit jweils 7452 GB Platz. Zusätzlich noch 3 SSDs pro server mit jweils 1788 GB die meines Wissens für MCDB benutzt werden.

[testperson 1.528]

Hi,

 

ich würde an der Stelle ggfs. noch trennen zwischen Archivierungssystem u.a. für evtl. gesetzlich zu archivierende Mails und einem Dokumentenmanagementsystem, wo eben das komplette Projekt ist. Es ist irgendwie immer total nervig an 37 Stellen sein Projekt zusammenzusuchen.

 

Gruß

Jan

[NorbertFe 1.799]

Und wo is dann der Grund für die BEschränkung auf 2GB?

[Lukikum 6]

vor 6 Minuten schrieb Sunny61:

Und wenn es um wirklich sehr viele alte Daten geht, die dann auch noch in Projekten von vielen Benutzern benötigt werden, dann ein vernünftiges Archivierungssystem.

Ist es sinnvoll dafür das Insitu Archiv zu benutzen? Ich habe überlegt dafür eine eigenen Daenbank zu nehemn auf dem die Archive hinterlegt sind, dann werden die anderen datenbanken mit den aktiven Postfächern nicht so sehr belastet.

[NorbertFe 1.799]

vor 1 Minute schrieb Lukikum:

Ist es sinnvoll dafür das Insitu Archiv zu benutzen?

Kommt darauf an.

 

vor 1 Minute schrieb Lukikum:

Ich habe überlegt dafür eine eigenen Daenbank zu nehemn auf dem die Archive hinterlegt sind, dann werden die anderen datenbanken mit den aktiven Postfächern nicht so sehr belastet.

Warum denkt jeder, dass die Datenbank "belastet" wird? Was passiert, wenn dir die ArchivDB stirbt? Ich würde da keine Unterscheidung vornehmen, aber vielleicht findest du Gründe, warum das sinnvoll ist. Nur wird die Gesamtdatenmenge dadurch natürlich nicht geringer im Exchange System.

[Lukikum 6]

vor 1 Minute schrieb NorbertFe:

Und wo is dann der Grund für die BEschränkung auf 2GB?

Naja ich habe das System so vom alten Admin übernommen. Ich denke mal um die Nutzer zu "schulen" das Postfach nicht so zuzmüllen. Aber wenn ich mir eure Empfehlungen anhöre muss das System überarbeitet werden.

Gerade eben schrieb NorbertFe:

Kommt darauf an.

 

Warum denkt jeder, dass die Datenbank "belastet" wird? Was passiert, wenn dir die ArchivDB stirbt? Ich würde da keine Unterscheidung vornehmen, aber vielleicht findest du Gründe, warum das sinnvoll ist. Nur wird die Gesamtdatenmenge dadurch natürlich nicht geringer im Exchange System.

Meine Gedanke: Datenbank XYZ hat einen Benutzer der 160GB Postfach vom Server abrufen möchte und 100 User die ihr 5GB Postfach aufrufen möchten. Das ist großer Aufwand für die Festplatte und könnte dazu führen dass es halt mal langsamer wird. Wenn das Archiv aber auf einer andere Datenbank gespeichert ist, die nur für Archiv zuständig ist, werden keine anderen Postfächer durch die datenmengen verlangsamt. Wenn das Schwachsinn ist, bitte korrigieren, möchte meinen Job ja richtig machen :P

Wie kann eine DB denn sterben?

[NorbertFe 1.799]

vor 7 Minuten schrieb Lukikum:

Ich denke mal um die Nutzer zu "schulen" das Postfach nicht so zuzmüllen.

Was willst du da "schulen"? Du wirst keinem Nutzer beibringen, dass er die 25MB PPTX nicht 7x an Kollegen schicken soll, sondern lieber im Sharepoint oder sonst wo ablegt. ;)

[Lukikum 6]

vor 1 Minute schrieb NorbertFe:

Was willst du da "schulen"? Du wirst keinem Nutzer beibringen, dass er die 25MB PPTX nicht 7x an Kollegen schicken soll, sondern lieber im Sharepoint oder sonst wo ablegt. ;)

Vermutlich war das so der Plan. Ich merke aber langsam auch dass das unrealistisch wird. Wir haben unser Größenlimit auf 35MB pro nachricht beschränkt, denkt ihr das reicht?

[testperson 1.528]

Exchange Cache Modus mit drei Monaten bis ein Jahr Cache und eine E-Mail-Archivierung / Retention Policies, die Outlook Elemente älter ein bis drei Jahre löscht. Bei Anhängen wäre ich irgendwo zwischen 5 bis 20 MB und der Rest dann als Link zu OneDrive, Sharepoint, Sharefile, DropBox, OwnCloud, Nextcloud, whatever..