FAQ für Kollegen / Revisionssichere Archivierung?

[Albatroszwei 0]

Hallo liebe Informatik-Kollegen,
ich wende mich mit 2 Fragen an euch!

 

Ich möchte gerne eine Art FAQ für unsere Mitarbeiter erstellen (so ähnlich wie z. B. - wenn du Probleme mit dem Drucker hast - wende dich an Mitarbeiter Meier / wenn du Probleme mit dem Telefon hast - wende dich an Mitarbeiter Müller) usw.

Habt ihr sowas bei euch im Einsatz? Wenn ja - wie habt ihr sowas aufgebaut?

 

2. Frage:
Wir möchten demnächst unsere Rechnungen, Briefe usw. elektronisch aufbewahren. Wichtig: Das Ganze soll natürlich revisionssicher und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt und verarbeitet werden. Habt ihr dafür Empfehlungen?

 

Gruß

der Albatros

 

[GuentherH 61]

Wir möchten demnächst unsere Rechnungen, Briefe usw. elektronisch aufbewahren

 

Schau einmal hier nach - https://www.elo.com/wcm/

 

LG Günther

[testperson 1.538]

Hi,

 

bei uns ist im OTRS Ticketsystem ein FAQ integriert. Für euren Fall scheint es ja fast schon zu reichen, irgendwo eine HTML Seite mit den Infos abzulegen.

 

Gruß

Jan

[Nobbyaushb 1.362]

Moin,

 

OTRS wurde ja schon genannt, hinsichtlich der Archivierung musst du nicht nur ein revisions-sicheres System anschaffen.

Dazu gehört (leider) auch die Schulung / Fortbildung der Mitarbeiter, sogar mit Nachweis.

Aber das nur am Rande.

 

Wir verwenden derzeit zwei Systeme, eines, das direkt mit dem CRM verbunden ist heißt Easy-Archiv.

 

Für den Rest (Scans etc.) verwenden wir Dokuware.

 

Unsere Mail werden mit Reddoxx archiviert, ist on-top einer der besten Spamfilter und Virenschutz (bei Mails)

 

Dazu gibt es eine Menge zu beachten, da der Speicher das ja auch hergeben muss, ein Server kann in der Regel die geforderten Aufbewahrungszeiten nicht,

die sich ja je nach Gewerbe unterscheiden - 10 Jahre, 25 Jahre, 100 Jahre (ja, wirklich)

 

Du solltest jemanden hinzuziehen, der dort sicher ist, und das geht nur im Dialog mit der GL und nach der Einführung mit den Anwendern.

 

Wie gesagt, das ganze wird ziemlich schnell komplex und kostet auch Geld.

Bei uns hat die Einführung insgesamt drei Jahre gedauert.

 

;)

[ChrisRa 42]

Wir haben vor einiger Zeit auch das Easy-Archiv eingesetzt. Sind aber vor ein paar Jahren auf ScanView umgestiegen. 

Die Software stammt aus dem Hause Allgeier.

Kann ich empfehlen.

 

OTRS wurde ja schon genannt.

 

http://www.allgeier-it.de/ecm/scanview

[Cybquest 36]

Ich denke, man sollte erst mal Art und Umfang einer Scan/Archivierungslösung ermitteln.

Meiner Meinung nach wäre es schon wichtig, vorher zu wissen, ob 7 Abteilungen 1000 Rechnungen und Briefe pro Woche bearbeiten, oder 1 Mann 10 Dokumente pro Monat!

 

Evtl. könnten auch die DMS/ECM-Lösungen von Kyocera oder d.velop interessant sein.

Und für revisionssichere Speichersysteme evtl. iCas oder Fast-LTA.