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Shao-Lee

Datenschutz & eMail (Azubi-Konten)

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Hallo zusammen,

 

nachdem ich mit der Boardsuche keine jüngeren Threads zum Thema gefunden habe, will ich kurz das Thema einmal hier im Kollegenkreis in die Runde werfen.

 

Um es auf den Punkt zu bringen:

Bei uns besteht erneut die Überlegung, eMail-Konten für Azubi's einzurichten.

Azubis haben b is dato Internetzugang, aber keine eigenen eMail-Konten auf dem Exchange (aus historischen & organisationstechnischen Gründen).

 

 

Rahmenbedingungen:

1.) Es besteht eine Dienstanweisung, die private eMail-Nutzung grundsätzlich untersagt.

2.) Mit dem Thema befassen sich Betriebsrat, Azubi-Beauftragte, Administrator

 

 

Problemstellung:

Es bestehen die berechtigten Befürchtungen, dass solch ein Arbeitsmedium für private Zwecke ausgenutzt werden könnte. Die Frage nach einer Überwachung habe ich als Administrator aus datenschutzrechtlichen Gründen abgelehnt. Ich frage mich: eMail in eingeschränkter Form denkbar?

 

Fragestellungen:

Für mich ergeben sich in diesem Zusammenhang zwei Fragestellungen:

 

1.) eMail ist Heute ein unverzichtbares Kommunikationsmittel - was für eine Freischaltung spricht. Allerdings in welcher Ausrichtung?

a.) Als persönlicher Account, der während der gesamten Ausbildungszeit genutzt und ggf. nach Übernahme weitergenutzt wird?

b.) Als abteilungsbezogener Account (Postfach wird abwechselnd von versch. Azubis genutzt)?

c.) Nur für die interne Kommunikation freigegeben oder gar für eine uneingeschränkte Nutzung (Mails nach Draußen)?

 

2.) Ist die Einrichtung eines Kontrollmechanismus (unter Absprache mit Betriebsrat, Azubi-Beauftragter und der schriftlichen Zustimmung des betroffene Azubi's) sinnvoll und denkbar (z.Bsp. im berechtigten Einzelfall durch Azubi-Beauftragten gemeinsam mit dem Benutzer?)

 

 

Ich wäre sehr dankbar, wenn sich einmal einige Admin-Kollegen zu diesen beiden Fragestellungen äußern könnten?

Sprich: eine kurze Info, wie die eMail-Kommunikation für Azubis geregelt ist

und

ob eine Überwachung im Einzelfall mal erforderlich wurde / was ihr davon haltet?

 

Herzlichen Dank - viele Grüße,

 

Shao

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Hallo!

 

Mmn. spricht nichts dagegen, da es ja eine klare Anweisung gibt, dass die dienstliche Emailadresse nicht für private Zwecke zu verwenden ist.

 

Wenn also ja, dann würde ich persönlich personalisierte Postfächer vorziehen.

(Beispielsweise wenn Azubi mit Kundem schreibt ist es besser es ist der "Max Huber" als Absender als der "Azubi Nr 3")

So ist es auch bei uns.

 

 

Von Abteilungsbezogenen Accounts halte ich in der Regel nicht viel, diese sollten nur für "Servicedesk, Helpdesk etc" verwendet werden. Speziell der Versand über gemeinsame Postfächer sollte überdacht werden.

Im Falle, der Azubi macht Unfug, ist es einfacher nachzuvollziehen wenn er es von einem persönlichen Konto aus macht.

 

 

Kontrollmechanismus?! Woran denkst du bei der Kontrolle?!

Ehrlich gesagt fällt mir im Moment kein Fall ein dass jemals eine Überwachung notwendig oder sinnvoll gewesen wäre.

 

Zudem verfügen Eure Azubis ja über Internetzugriff, dann werden sie hoffentlich auch so helle sein und ihre Angelegenheiten via gmx oder hotmail oder dergleichen erledigen.

 

LG

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Hallo zusammen,

nachdem ich mit der Boardsuche keine jüngeren Threads zum Thema gefunden habe, will ich kurz das Thema einmal hier im Kollegenkreis in die Runde werfen.

Dann diskutieren wir ma :-)

 

Um es auf den Punkt zu bringen:

Bei uns besteht erneut die Überlegung, eMail-Konten für Azubi's einzurichten.

Soweit, finde ich es eine gute Idee.

 

 

1.) Es besteht eine Dienstanweisung, die private eMail-Nutzung grundsätzlich untersagt.

Warum?

1. Rechtfertigt sich ein Aufwand private E-Mails zu filtern. (Ist natürlich möglich - Schlüsselbegriffe, Anhang, etc.)

2. Was ist denn privat? Wo ist die Definition?

3. Die Azubis haben ja Internetzugang - mir kann hier keiner erzählen, dass die diesen nicht auch privat nutzen... ;-)

 

Es bestehen die berechtigten Befürchtungen, dass solch ein Arbeitsmedium für private Zwecke ausgenutzt werden könnte.

Wird es auch zu 100%. Und da eine klare Abgrenzung als privates Medium schwer ist, wird es nie eine 100% Sicherheit/Kontrolle geben können.

 

Die Frage nach einer Überwachung habe ich als Administrator aus datenschutzrechtlichen Gründen abgelehnt.

Stimmt - je nach Land auch: Postgeheimnis (und da hört der Spass auf)!

 

Ich frage mich: eMail in eingeschränkter Form denkbar?

Meiner Ansicht nicht wirklich.

 

1.) eMail ist Heute ein unverzichtbares Kommunikationsmittel - was für eine Freischaltung spricht. Allerdings in welcher Ausrichtung?

a.) Als persönlicher Account, der während der gesamten Ausbildungszeit genutzt und ggf. nach Übernahme weitergenutzt wird?

b.) Als abteilungsbezogener Account (Postfach wird abwechselnd von versch. Azubis genutzt)?

c.) Nur für die interne Kommunikation freigegeben oder gar für eine uneingeschränkte Nutzung (Mails nach Draußen)?

a.) Ja, denke schon.

b.) Nein - keine (schwere) eindeutige Identifikation möglich, falls mal etwas schief gehen würde / passieren würde.

c.) Denkt man wirklich, wenn nur eine interne Nutzung möglich ist, dass dann der "Spam / Privat" - Anteil einer E-Mail geringer wird? Oder würden sich die Azubis jetzt wegen "jeden kleinen *******" eine E-Mail zusenden? ;-)

 

2.) Ist die Einrichtung eines Kontrollmechanismus (unter Absprache mit Betriebsrat, Azubi-Beauftragter und der schriftlichen Zustimmung des betroffene Azubi's) sinnvoll und denkbar (z.Bsp. im berechtigten Einzelfall durch Azubi-Beauftragten gemeinsam mit dem Benutzer?)

Denkbar ja, sinnvoll - meiner Meinung nur bedingt.

 

ob eine Überwachung im Einzelfall mal erforderlich wurde / was ihr davon haltet?

Hatte noch nie das Problem, dass eine Überwachung nötig wurde, kann es aber antürlich nicht ausschliessen.

 

 

Gruss

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Hatte mal in dieser Diskussion folgenden Link beigesteuert:

 

Arbeitnehmerdatenschutz: Dürfen Sie prüfen, welche E-Mails privat sind und welche nicht? - BWRmed!a

 

Könnte für Dich ganz nützlich sein :)

 

Außerdem schließe ich mich der Meinung meiner Vorschreiber an. Heutzutage sollte jeder Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse haben und auch extern mit dieser auftreten können/dürfen. Wenn man sich an die Spielregeln hält, die Dir ja auch bekannt sind, sollte es rechtlich auch keine Probleme geben, falls ein Missbrauchsfall vorliegt.

 

Wichtig ist, dass man keine Alleingänge macht und alle Beteiligten mit ins Boot holt.

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Moin,

 

ich sehe das als ausschließlich organisatorische Frage an, die auch auf der organisatorischen Ebene gelöst werden muss. Damit könnt ihr das nur intern lösen.

 

Technische Aspekte, zu denen das Board etwas Sinnvolles beitragen könnte, sehe ich dabei praktisch keine.

 

Gruß, Nils

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Warum?

1. Rechtfertigt sich ein Aufwand private E-Mails zu filtern. (Ist natürlich möglich - Schlüsselbegriffe, Anhang, etc.)

2. Was ist denn privat? Wo ist die Definition?

3. Die Azubis haben ja Internetzugang - mir kann hier keiner erzählen, dass die diesen nicht auch privat nutzen... ;-)

 

Weil sich daraus u.a. andere Pflichten/Rechte des AG ergeben. Es sind keine privaten Mails vorhanden, sondern nur dienstliche (per Definition). Bspw. die Herausgabepflicht von privaten Daten bei Kündigung. Das kann dir aber im Einzelfall auch gern der Anwalt deines geringsten Mißtrauens beantworten.

 

Bye

Norbert

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Huhu Nils,

 

gerade beim Thema eMail & Internet gehen die technischen Aspekte neben den Organisatorischen einher.

Auch wenn es sich bei meiner Fragestellung nicht um ein technisch komplexes Problem handelt, so helfen mir bereits die Informationen weiter, wie das Thema "Azubi-eMail-Konten" in anderen IT-Umgebungen technisch ausgeprägt ist (Gibts eMail-Adressen: ja/nein; gibt es Überwachungsthematiken: ja/nein).

 

@All:

Für Eure bisherigen Antworten möchte ich mich herzlich bedanken!

Vielleicht kommen ja noch ein paar mehr - wäre schön :)

 

Es ist halt leider nicht so trivial, wie es sich anhört. Mir ist eine gleiche Institution bekannt, die haben die eMail-Konten für Azubis nach 3 Jahren wieder eingestellt, weil nur Unfug damit betrieben wurde.

Auf der anderen Seite muss man den Azubis die Möglichkeit bieten, sich mit den Arbeitstechnologien vertraut machen zu können.

Dass die Azubis ggf. ihre eMails auch über die bereits bestehende Internetfunktion abrufen, sehe ich auch, allerdings ist das meiner Meinung nach anders zu bewerten.

In dem Moment, wo bereits der webmailer aufgerufen wird (ohne Anmeldung), beginnnt quasi schon der Regelverstoß.

Bei den eMail-Konten beginner der Regelverstoß erst mit dem erzeugen von privaten eMails. Und diese eMails begegnen dem AG bei einer möglichen Kontrolle, was dann zu einer völlig anderen datenschutzrechtlichen Bewertung der Situation führt, als z.Bsp. eine eventuell mögliche Auswerten eines INet-Protokolls oder eines Browserverlaufs. Zumindest sehe ich hier einen Unterschied.

Edited by Shao-Lee

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Weil sich daraus u.a. andere Pflichten/Rechte des AG ergeben. Es sind keine privaten Mails vorhanden, sondern nur dienstliche (per Definition). Bspw. die Herausgabepflicht von privaten Daten bei Kündigung. Das kann dir aber im Einzelfall auch gern der Anwalt deines geringsten Mißtrauens beantworten.

Bye

Norbert

Das Warum richtet sich an den Threadersteller. Oder arbeitest du ebenfalls in seiner Firma und kannst mir den Sachverhalt erklären?

 

Es ist halt leider nicht so trivial, wie es sich anhört. Mir ist eine gleiche Institution bekannt, die haben die eMail-Konten für Azubis nach 3 Jahren wieder eingestellt, weil nur Unfug damit betrieben wurde.

Da hast du natürlich Recht, die Frage ist nur der Standpunkt.

Verbiete ich jemandem das Internet, weil es eine potentielle Gefahr bietet, oder erlaube ich es ihm und schaue dann was passiert?

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Nein arbeite is nicht, ich habe auf deine Warum-Frage eine Antwort gegeben. Ob es die ist, die den TO (bzw.dessen Firma) zu so einer Definition getrieben hat, kann ich nicht sagen. Aber ich vermute, du arbeitest genauso wenig in seiner Firma, weswegen du die ablehnenden Gründe 1-3 genauso wenig als treffend für ihn einstufen könntest, oder?

 

Bye

Norbert

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Nein arbeite is nicht, ich habe auf deine Warum-Frage eine Antwort gegeben. Ob es die ist, die den TO (bzw.dessen Firma) zu so einer Definition getrieben hat, kann ich nicht sagen. Aber ich vermute, du arbeitest genauso wenig in seiner Firma, weswegen du die ablehnenden Gründe 1-3 genauso wenig als treffend für ihn einstufen könntest, oder?

 

Bye

Norbert

Versteh mich nicht falsch, ich wollte dir nicht auf die Füsse treten.

Mich würde nur wirklich interessieren welche Antwort sich seine Firma ausgedacht hatte.

 

1-3 sollten keine Gründe sein, sondern Fragen welche die Definitionen anzweifeln sollen. Klar 3 ist eine Aussage, aber die trifft wohl immer zu - oder zeige mir einen Arbeitsplatz mit Internet Zugang auf dem keine privaten Dinge laufen ;-)

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Zitat von Shao-Lee:

"1.) Es besteht eine Dienstanweisung, die private eMail-Nutzung grundsätzlich untersagt."

 

Dann diskutieren wir ma :-)

Warum?

1. Rechtfertigt sich ein Aufwand private E-Mails zu filtern. (Ist natürlich möglich - Schlüsselbegriffe, Anhang, etc.)

2. Was ist denn privat? Wo ist die Definition?

3. Die Azubis haben ja Internetzugang - mir kann hier keiner erzählen, dass die diesen nicht auch privat nutzen... ;-)

 

Wie Norbert schon sagte: aus datenschutzrechtlichen Aspekten.

Oder wolltest Du von mir wissen, weshalb wir grundsätzlcih eine Dienstanweisung mit diesen Bestimmungen haben?

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1-3 sollten keine Gründe sein, sondern Fragen welche die Definitionen anzweifeln sollen. Klar 3 ist eine Aussage, aber die trifft wohl immer zu - oder zeige mir einen Arbeitsplatz mit Internet Zugang auf dem keine privaten Dinge laufen ;-)

 

Was hat eine Anweisung "keine privaten Emails" mit dem eventuellen Versenden privater Emails miteinander zu tun? Das eine sind organisatorische und das andere technische Fakten. Du kannst dir jetzt gern darüber den Kopf zerbrechen, welche Fakt im Streitfall vor Gericht höher bewertet werden wird. ;)

 

Bye

Norbert

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Zitat von Shao-Lee Beitrag anzeigen

"Oder wolltest Du von mir wissen, weshalb wir grundsätzlcih eine Dienstanweisung mit diesen Bestimmungen haben?"

 

 

Genau, ist jetzt zwar nur aus Interesse...

 

Aus diesen Gründen: http://de.wikipedia.org/wiki/Dienstanweisung

 

suspect.gif

Edited by Shao-Lee
Antwort wurde entschärft...

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Zitat von Shao-Lee Beitrag anzeigen

"Oder wolltest Du von mir wissen, weshalb wir grundsätzlcih eine Dienstanweisung mit diesen Bestimmungen haben?"

 

 

 

 

Aus diesen Gründen: Dienstanweisung

 

suspect.gif

 

Danke!

Nun bin ich mir auch im Klaren was eine Dienstanweisung ist...

SCNR !

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