Zentrale eMail Archivierung sbs03 - MS Outlook Exchange

[crunky 10]

Hallo,

 

laut Gesetzgeber ist unsere Firma mit der entsprechenden, angebotenen Dienstleistung, verpflichtet den Email-Verkehr (im Originalzustand) abrufbar zu archivieren.

 

Das soll nun alles über unseren SBS2003 mit MS Outlook Exchange laufen. Es sind nur 5 Clients, also recht überschaulich.

 

Die Frage ist nun welche Möglichkeiten sich da am besten anbieten, denn man sollte die archivierten Emails schnell wieder finden können. Die Archivierung sollte Zentral auf dem SBS Stattfinden, und in die tägliche Datensicherung miteinfliessen.

 

Mein Chef dachte sich das so, dass für jeden "Kunde" ein "Ordner" angelegt wird (ähnl. der Ordner-/Dateistrucktur des Fileservers), so dass man die dokumente schnell zuordnen und wiederfinden kann.

 

Wie regelt man das nun am besten "Zentral", für Jeden gut zugänglich?

Der Preis Spielt natürlich auch eine große Rolle.

 

Vielen Dank im vorraus.

Freundliche Grüße

Crunky

[BrainStorm 10]

Hallo crunky,

 

der GFI Mail Archiver sollte deine Anforderungen decken. Schau dir das mal an.

 

E-Mail-Archivierung, -Verwaltung und -Compliance für Microsoft Exchange Server

[crunky 10]

Besten Dank, das scheint doch mal ganz ok zu sein.

 

Noch eine Verständniss frage: Mit "Preis pro Postfach" meinen die das Client-Postfach?! Also wenn man mehrere Email-Konten in einem Pastfach verwaltet zählt das noch als eins?

 

Vom Preis her wäre das vertretbar ;)

 

Gibt es evtl. noch einen Vorschlag für eine Software für das "Papierlose" Büro um z.B. Schriftstücke und eingescannte Dokumente zu verwalten? Bisher wurden immer nur Ordner mit Kundennummern auf dem Fileserver angelegt aber da gibt es doch bestimmt auch eine schönere Lösung...

 

Bin auch für weitere Softwarevorschläge zum Vergleich offen :)

[BrainStorm 10]

Noch eine Verständniss frage: Mit "Preis pro Postfach" meinen die das Client-Postfach?! Also wenn man mehrere Email-Konten in einem Pastfach verwaltet zählt das noch als eins?

 

Das ganze gilt pro Mailbox auf dem Server. Wenn du weitere (externe) Konten per POP3 z.B. direkt in Outlook abrufst, sind diese lokal und können demnach nicht archiviert werden.

[crunky 10]

Okay, das habe nicht bedacht.... jedoch benötigen wir das :(

 

Software für E-Mail-Archivierung, Backup und Migration - MailStore kann dagegen auch externe Postfächer in Outlook archivieren?! Ist etwas teuerer aber sieht auch nicht schlecht aus..

[Dukel 436]

Okay, das habe nicht bedacht.... jedoch benötigen wir das :(

 

Software für E-Mail-Archivierung, Backup und Migration - MailStore kann dagegen auch externe Postfächer in Outlook archivieren?! Ist etwas teuerer aber sieht auch nicht schlecht aus..

 

Laut Beschreibung kann man die Daten importieren.

Wieso werden die sonstigen Konten nicht mit Exchange archiviert?

Eine Archivierung ist nur sinnvoll, wenn über das Produkt alle Mails laufen.

 

Btw. es gibt eine Open Source Archivierungslösung, wenn Mailstore zu teuer sein sollte:

MailArchiva - email archiving, email archiving software, ediscovery

[crunky 10]

Die Pop3 Fächer werden über den SBS archiviert. Wo kann man das nochmal genau nachschauen/einstellen :o

 

Bin auch über EXMERGE gestolpert, aber das scheint nicht so ganz zu wollen, die exportierten PST sind nur ein paar KB groß. Wäre auch mehr ein Versuch gewesen aber erstmal besser als nichts.

 

Ich werde mich mal mit MailArchiva auseindersetzen und dann zwischen den geannten Archivierungsprogrammen entscheiden, besten Dank.

[idephili 10]

Hi,

 

1. Es gilt aber auch zu bedenken, ob das Archivieren so erfolgen muß, daß sämtliche Mails erfaßt werden, die überhaupt transferiert worden sind. Also auch die, die die User um Outlook löschen könnten. In diesem Fall muß die Archivierung mit einer Software erfolgen, die die Journalingfunktion beherrscht. Kann aber datenschutztechnische Probleme bereiten, da dadurch auch private Mails archiviert werden.

 

2. Exmerge dient nur dem exportieren aus dem InformationStore. Als Archiv mehr oder weniger unbrauchbar. Das Problem der Dateigröße entsteht durch das Benutzen der Software mit dem Admin-Konto, du muß einem anderem Konto "Send as" und "Receive as" (ich glaub die beiden reichen - mehr ganz sicher bei google) Rechte auf den Store im Systemmanager erteilen und exmerge mit diesem Konto über "ausführen als" ausführen.

 

3. Mailstore funktioniert hervorragend, einziges Dilemma ist eine zweigleisige Suchmaske im Outlook. Einmal die normale Outlooksuche und dann die Archivsuche, die sich nicht gegenseitig untersuchen. Soll durch ein Update im Dezember verbessert werden.

 

Grüße

idephili

[crunky 10]

Nachdem ich nun versucht habe EXMERGE einzurichten, laß ich auch, dass es rechtliche Unterschiede zwischen archivieren und exportieren gibt.

(PS: Danke für den Tipp mit dem Adminkonto).

 

Also muss man wirklich eine Software nehmen, welche den gesetzlichen Vorschriften nachkommt. Habe ich Dich richtig verstanden, dass VOM GESETZT her wirklich alle emails archiviert werden müssen, und nicht nur die "relevanten"? Das macht das ganze ja noch "komplizierter":rolleyes:

 

Wegen dem Datenschutz muss man da sicherlich nochmal mit dem Vorgetzten Rücksprache halten.

 

Mailstore sieht wirklich vielversprechend aus aber hat natürlich auch seinen Preis und bei einem Kleinbetrieb schaut man da auch auf Leistung/Nutzen. Wenn das wirklich prima funktioniert, ist der Preis wohl auch angemessen...

 

Nunja, ist ne größere Sache als ich Dachte :D

[idephili 10]

Hmmmm, ist es...:)

 

siehe u.a.: Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GDPdU und anderen Gesetzen - MailStore Server

 

inkl. des darin enthaltenen weiterführenden Links/pdf-Leitfaden.

 

grüße

idephili

[LukasB 10]

Und der wichtigste Punkt

 

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

 

Als Angestellter ist das alles halb so wild. Die GL muss wissen was du genau machen sollst.

[GuentherH 61]

Hallo.

 

Habe ich Dich richtig verstanden, dass VOM GESETZT her wirklich alle emails archiviert werden müssen, und nicht nur die "relevanten"?

 

Wie in all diesen Fällen ist ein Beratungsgesprächen beim Rechtsberater der Firma dringend angesagt. Nur dieser kennt euer Unternehmen und kann euch sagen, was wirklich gespeichert werden muss.

 

Es gibt wesentliche Unterschiede ob es sich um Produktionsbetrieb oder Dienstleistungsbetrieb handelt, oder ob der E-Mail Verkehr nur dem Informationsaustausch zwischen dem Unternehmen und dem Kunden dient.

 

 

LG Günther

[crunky 10]

Da muss man ja auch erstmal dahinter kommen "wie genau" das alles archiviert werden muss und darf. Und dann muss es ja noch umgesetzt werden...

bearbeitet 6. November 2009 von crunky

[GuentherH 61]

@crunky

 

Bitte den Thread nicht in Richtung was müssen wir, was dürfen wir abdriften lassen.

 

Wir sind hier ein technisches Formum, wir können dir zu technischen Frage Hilfestellung und Anregungen bieten aber nicht zu rechtlichen Problemen und Fragen. Dies dürfen wir nicht und wollen wir nicht.

 

Wie ich schon oben geschrieben habe, kann nur euere Rechtsberater Klarheit schaffen.

 

Bitte berücksichtige dies. Sollten weitere Fragen in Richtung Rechtsberatung gestellt werden, sind wir leider gezwungen den Beitrag zu schließen.

 

Danke Günther

[crunky 10]

Okay :D

 

Besten Dank, weis ja jetzt bescheid wie ich es umestzen kann.

 

LG crunky