Papierloses Büro

[nimo 11]

Hallo,

 

ich würde gerne mal von euch wissen wie Ihr das in eurem Unternehmen mit dem Papierlosem bzw. Papier amen Büro haltet.

 

Ist es überhaupt möglich komplett ohne Papier zu arbeiten?

Ist es in jeder Branche Möglich?

Wie sinnig ist es?

Wie reagierten die Mitarbeiter?

Wie lange dauerte die Implementierung?

[schotte 10]

Hallo,

 

man kann den Papiergebrauch minimieren, aber ganz verzichten ist nicht möglich.

z.B. Lieferscheine, Aufträge, Lohnzettel, Verträge, alles was man 10 Jahre aufheben muß, usw. Papier (schwarz auf weiß) ist immer noch der sicherste Datenträger.

 

MfG Schotte

[eXOs 10]

Hi,

 

seh ich auch so wie schotte. Allerdings bin ich der Meinung, dass an vielen Stellen noch sparpotential vorhanden ist. Viele User drucken jeden Mist aus. Beispiele lassen sich da genug finden. Ich hab schon Kunden gehabt die einen Screenshot ausgedruckt und dann per Fax geschickt haben

[nimo 11]

Ich denke auch das es in einem gewissen Rahmen sinnig und wirtschaftlich ist.

 

Nur wenn ich schon mal sehen das in manchen Unternehmen an jedem Arbeitsplatz zwei 21“ TFT stehen und ein Scanner mit automatischem Papiereinzug für ca. 500,- €, denke ich das es sich mit der Wirtschaftlichkeit so eine Sache ist.

 

@schotte

 

Was für Dokumente werden denn dann bei euch digitalisiert?

[IT-Shrek 13]

Moin,

 

wir haben Kopierer mit Scanfunktion angeschafft, seitdem digitalisier ich alles was mir auf den Schreibtisch kommt, was nicht aufgehoben werden muss kommt dann weg und der Rest wird abgeheftet.

 

mfg, Shrek

[nimo 11]

Ich bin in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung tätig. Ich habe einmal in einem Branchenheft etwas über eine nicht gerade kleine Kanzlei gelesen, die Komplett alle digitalisiert haben. Jede einzelnen Werbeflyer der ins Hauskahm eingeschlossen.

Meiner Meinung hört da doch der Sinn des ganzen auf. Natürlich hatten die auch einen dementsprechenden zu wachs von rund 100.000 neuen Dokumenten jeden Monat.

 

@IT-shrek

 

Heißt das dann das Du Dokumente digital und in Papier aufhebst?

[IT-Shrek 13]

Moin,

 

@IT-shrek

Heißt das dann das Du Dokumente digital und in Papier aufhebst?

 

ja, ich arbeite mit den digitalen Versionen und hebe die Dinge im Original auf, wo ich dazu verpflichtet bin, fasse sie aber nicht an.

 

mfg, Shrek

[nimo 11]

hat jemand in diesem Zusammenhang Erfahrung mit der Digitalen Betriebsprüfung sammeln können?

 

Gibt es da noch Probleme mit den Schnittstellen?

[PAT 10]

Hallo,

Ist es überhaupt möglich komplett ohne Papier zu arbeiten?

Ist es in jeder Branche Möglich?

Wie sinnig ist es?

Wie reagierten die Mitarbeiter?

Wie lange dauerte die Implementierung?

 

Mittlerweile redet doch kaum einer mehr vom papierlosem Büro. Wenn überhaupt vom papierarmen.

 

Die größte Schierigkeit sehe ich im Verhalten der Mitarbeiter. Wenn es in deren Köpfen mal "Klick" machen würde, dann wäre schon eine ganze Menge gewonnen.

Wie schon erwähnt, gibt es halt immer noch eine Menge Sachen, bei denen man kaum um Papierform herumkommt, teilweise sogar muss. Wenn ich aber so Sachen sehe, wie dass eine vom Vertrieb eine E-Mail ausdruckt nur um sie ihrer Tischnachbarin zu zeigen, erkenne ich noch eine Menge Einsparpotential.

Aber genau in dem Umdenken der Mitarbeiter sehe ich die größte Schwierigkeit. Techniken, um Papier (und Toner/Tinte) einzusparen, gibt es wie Sand am Meer. Wenn sie aber keiner anwenden will, weil es schon seit 100 Jahren anders läuft, ist das wie ein Kampf gegen Windmühlen.

[srkonus 10]

in die diskussion schalte ich mich mal ein:

 

sinnlose ausdrucke gibt es bei uns wie sand am meer.

nahezu jeder hat einen eigenen drucker (laser oder tinte), keiner möchte auf ihn verzichten. selbst screenshots werden in farbe ausgedruckt, da der benutzer zu **** (oder lernresistent) ist, diese in s/w anzufertigen. ALLES wird ausgedruckt, selbst lesebestätigungen!

die neuen firmenbesitzer stehen auf dem standpunkt, das zwei große laserdrucker für einen langen flur reichen und nur büros mit großem druckvolumen einen eigenen bekommen/behalten.

als ich dies den ersten leuten unter der hand mitteilte, gab es das große aufschreien. es ging soweit, das sich die leute privat die tinte kaufen wollen, nur um den drucker zu behalten. wie es hier schon zu lesen war:

 

es muß in den köpfen "klick" machen, sonst bringt so etwas rein gar nichts.

 

srkonus

[darkhawk 10]

Ich hatte meine Buchhaltung, Warenhandel, Anlagenverzeichnisse, Umsatzlisten und mein Ausgangswesen komplett digital.

 

Erste Antwort vom Steuerbüro: "Herr Hofmann, bitte ALLES ausdrucken". Hab ich auch gefragt wozu denn, am Computer finde ich die Sachen viel schneller, sind schneller aufbereitet warum soll ich beim nächsten mal mit drei Fetten Ordnern ins Steuerbüro kommen.

Es gab keine Diskussion sie wollen das alles ausgedruckt wird. Auch Korresspondenz! Sämtliche E-Mail, Schriftverkehr welcher zu einem Auftrag führte ist auszudrucken.

 

Mittlerweile bin ich am überlegen mir ein Lager anzumieten für die ganzen Ordner die man 10 Jahre aufheben soll. Bei derzeit 10-15 Ordnern im Jahr wird das schwierig die alle unterzubringen.

 

Ich habe auch die Sinnhaftigkeit unterfragt, denn erstens ist das Papierverschwendung, es beinhaltet Druckkosten und schadet der Umwelt.

Und am besten gleich alles zweimal ausdrucken und an 2 Orten lagern, weil wenns mal brennt sind die Ausdrucke ja auch weg. Meine Sicherungsbänder im Feuer und Wasserfesten Safe hingegen nicht!!

 

Ich hab aufgehört darüber nachzudenken. Finde es nur mysteriös das in einer digitalen Welt noch mehr Papier verbraucht wird als vor 20 Jahren!

 

Gruß

Michael

[schotte 10]

Hallo,

Finde es nur mysteriös das in einer digitalen Welt noch mehr Papier verbraucht wird als vor 20 Jahren!

ja ja die Holzfällerlobby oder steckt etwa Emmy dahinter?:D In diesem Sinne "FROHE OSTERN" euch allen.

Schnell noch diesen Thread dreimal ausdrucken und Feierabend.:D

 

MfG Schotti

[4077 30]

Buchhaltung macht das seit Jahren. Erst gemeckert und jetzt können sie ohne "nicht mehr leben" ;-)

Wir stellen gerade den Verkauf auf "papierlose Ablage" um.

Ok, wie schon erwähnt, wird man 100% nie schaffen, aber die Zahl der Ausdrucke ging rapide zurück, als die Handhabung mal "im Kopf" war.

Die eine Unter-Abteilung steht nun voll auf "papierlos" ;-) Ausgedruckt werden nur noch Auftragsbestätigungen etc. für Kunden, aber daran arbeiten wir auch noch.

Vor allem ungeschlagen ist "papierlos" bei der Suche: auch wenn man mal falsch abgelegt hat. Wenn man man sich an irgendetwas aus dem Vorgang erinnern kann, geht es selbst im schlimmsten Fall (viele Treffer bei der Suche) um Dimensionen schneller als in zig m³ Ordnern zu wühlen.

 

4077

[nimo 11]

@ darkhawk

 

Also da solltest du dir vielleicht überlegen den Steuerberater zu wechseln, bevor du anfängst ein Lager an zu bauen.

[Trommeltier24 10]

Ein Zitat, das Heinrich von Pierer zugeschrieben wird:

 

"Vom papierlosen Büro sind wir genauso weit entfernt wie vom papierlosen Klo"

 

Ich mag ihn zwar sonst nicht, aber in diesem Fall hat der Mann recht. Vor allem, wenn man es denn mit SOX zu tun hat :)