Mails Weiterleitung von ehemaligem Mitarbeiter. Best Practice?

[Knorkator 12]

Hallo,

 

ein Mitarbeiter hat unser Unternehmen verlassen und ich überlege nun, wie ich am besten mit seiner alten Email Adresse umgehen soll.

Bei uns ist es so, dass ein anderer Mitarbeiter die Emails für einen bestimmten Zeitraum empfangen soll und die Kunden über den geänderten Ansprechpartner informiert.

Dazu wird dem Nachfolger die alte Adresse zugeordnet und per Posteingangsregel eine Katergorie zugeordnet. So sieht der Mitarbeiter direkt, dass die Mail an die alten Adresse ging und kann die Kunden darüber informieren.

 

Lieber wäre es mir, wenn ich z.b. eine Transportregel erstellen könnte, die den Absender der Mail über den neuen Ansprechpartner informiert und die Mail an den Nachfolger weiterleitet.

Das mit der Weiterleitung ist ja kein Problem sowie ich das sehe, aber die automatische Antwort?

So wäre man sicher, dass die Kunden wirklich informiert würden, und man könnte direkt die Info mitgeben, dass die Adresse zum x.y.20xx deaktiviert wird.

 

Wie löst Ihr so etwas?

 

Danke

 

Achso: Exchange 2010 mit allen Updates sowie Outlook 2010 auf allen Clients

[iDiddi 27]

Mach es doch über den Abwesenheitsassistenten.

 

Übrigens könnte das Weiterleiten der Nachrichten eine heikle Sache sein, sofern ihr die private Nutzung des Postfachs nicht per Firmrnrichtlinie eingeschränkt habt.

 

Falls der Mitarbeiter nichts dergleichen unterschrieben hat, würde ich mich an einen Rechtsberater wenden, ob das rechtlich in Ordnung ist

bearbeitet 5. September 2013 von iDiddi

[Knorkator 12]

Hallo,

 

bisher haben wir keine Firmenrichtlinie in der dies fixiert wurde. Private Mails werden stillschweigend geduldet!

 

Auch die Sicherung mittels Mailstore scheint mir nach diesem Artikel etwas heikel.

http://www.bdsg-externer-datenschutzbeauftragter.de/datenschutz/private-email-nutzung-am-arbeitsplatz-problematik-und-loesung-vorschlag/

 

Im o.a. Artikel sind ja so einige Punkte die den Umgang mit dem Thema recht "unhandlich" machen.

Gibt es irgendwo ein Best-Practice dazu?

 

Ansonsten scheint mir die vorübergehende Abwesenheitsnotiz eine passable Lösung zu sein!!

 

Vielen Dank!

[lindi200000 12]

Wenn nix im Arbeitsvertrag geregelt ist, dann würde ich eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

Da ja wenn sich nix geändert hat Private Mails allgemein zugelassen sind d.h. niemand hat was in seinen Postfach zu suchen.

[Knorkator 12]

Hallo,

 

dann dürfte ich die Mails aber immer noch nicht weiterleiten und müsste hoffe, dass die Absender die Mail nochmal an den neuen Ansprechpartner schicken.

Leider bekommen wir sehr viele automatisch generierte Mails von unseren Lieferanten und da wird kaum einer die eingehenden Mails checken.. vermute ich mal.

 

Danke

[Sunny61 773]

Versuch eine Unterschrift vom 'alten' Mitarbeiter zu bekommen und regelt diese Angelegenheit so schnell wie möglich, am besten über einen Rechtsanwalt.

[iDiddi 27]

So würde ich es auch versuchen. Ihr seid übrigens nicht die Einzigen, die sich noch keine Gedanken darüber gemacht haben. Das erlebe ich immer wieder. Aber sowas ist ja schnell geregelt.

 

Ich würde die private Nutzung per Richtlinie grundsätzlich verbieten. We ihr dann Verstöße handhabt, liegt ja dann in Eurem Ermessen ;)

 

Aber wie schon geschrieben: Klärt das mit Eurem Rechtsberater.

bearbeitet 5. September 2013 von iDiddi

[lefg 276]

Ich würde die private Nutzung per Richtlinie grundsätzlich verbieten. We ihr dann Verstöße handhabt, liegt ja dann in Eurem Ermessen ;)

 

Aber wie schon geschrieben: Klärt das mit Eurem Rechtsberater.

 

 

Bist Du die Firmenleitung, bist Du von der Firmenleitung zu so etwas autorisiert?

 

Falls ein Admin solch ein Problem nicht lösen kann, nicht darf, dann wende er sich an seinen Vorgesetzten, seine Leitung! Ein Admin hat i.d.R. nichts zu verbieten oder zu erlauben. Ich weiß es natürlich, viele machen es einfach. Und erstaunlich viele Mitarbeiter merken das nicht, nehmen das als selbstverständlich hin. So was kann aber bös nach hinten losgehen.

 

Ansonsten kann man es analog zum papiernen Posteingang handhaben, meist erhält die Post der Nachfolger oder der neu mit der Aufgabe betraute. Da schaue man zur betrieblichen Übung.

bearbeitet 5. September 2013 von lefg

[iDiddi 27]

@lefg: Du hast schon meinen Beitrag komplett gelesen?Natürlich muss man Firmenrichtlinien mit den nötigen Stellen abstimmen und von der Geschäftsleitung unterzeichnen lassen. Aber das sollte aus meinen Äußerungen hervor gehen.

 

Ansonsten kann man es analog zum papiernen Posteingang handhaben, meist erhält die Post der Nachfolger oder der neu mit der Aufgabe betraute. Da schaue man zur betrieblichen Übung.

Und Du meinst, der Nachfolger darf die Briefe seines Vorgängers einfach alle öffnen?Was ist mit Briefen mit dem Vermerk "Persönlich"?

 

http://www.datenschutz-praxis.de/fachwissen/fachartikel/die-anschrift-macht2019s/

bearbeitet 5. September 2013 von iDiddi

[lefg 276]

@Diddi werter Kamerad

 

Ich rate, solche Sätze wie im Zitat zu unterlassen als Ratschlag an unerfahrene Menber!

 

Ich würde die private Nutzung per Richtlinie grundsätzlich verbieten. We ihr dann Verstöße handhabt, liegt ja dann in Eurem Ermessen ;)

 

Ein Admin hat i.d.R. keine Entscheidung über das Handhaben von Verstössen, hat nichts zu verbieten oder zu erlauben, es liegt nicht in seinem Ermessen.

bearbeitet 5. September 2013 von lefg

[iDiddi 27]

Werter Lefg,

 

wo habe ich geschrieben, dass er das alleine entscheiden soll?

Ich habe doch immer darauf hingewiesen, dass solche Dinge abzustimmen sind. Aber gut. Ich glaube, der TO hat es spätestens nach Deinem Einwand sicherlich richtig verstanden ;)

 

Ein Admin hat i.d.R. keine Entscheidung über das Handhaben von Verstössen, hat nichts zu verbieten oder zu erlauben, es liegt nicht in seinem Ermessen.

 

Grundsätzlich hast Du natürlich Recht, dass man als Admin vorsichtig sein und seine Kompetenzen kennen sollte. Deshalb ja mein Hinweis zu Beginn dieses Threats.

 

Ich glaube, zu diesem Thema ist nun alles notwendige gesagt worden :)

bearbeitet 5. September 2013 von iDiddi

[Knorkator 12]

Aber gut. Ich glaube, der TO hat es spätestens nach Deinem Einwand sicherlich richtig verstanden ;)

 

 

Hab ich!

 

Vielen Dank für Eure Beiträge!

[lefg 276]

Gerne doch

[Knorkator 12]

Hallo,

 

einen hab ich noch!

:)

 

Bis dieses, nicht ganz unkomplizierte Thema erledigt ist, folgendes tun:

 

- Im Outlook Konto des alten Benutzers wird eine Abwesenheitsnachricht erstellt.

...Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen...
Ihre Mail wird nicht bearbeitet oder weitergeleitet.
Bitte wenden Sie sich an Ihren neuen Ansprechpartner
.
.
sowieso@domain.com

Jetzt würde ich die Email Adresse des neuen Ansprechpartners ungerne im Klartext schreiben, kann jedoch per Assistens kein Bild hinterlegen!

Also hab ich mir gedacht: Nutz ich doch die Regeln, die ebenfalls im "Automatische Antworten" Assistenten hinterlegt sind.

Dort kann mit passendem Betreff geantwortet werden, jedoch bekommt der Absender dann 2 Mails - 1x die von der Regel, 1x die im OoO hinterlegt ist.

Mach ich da was falsch oder ist es so gewollt, dass 2 Mails verschickt werden?

 

Nochmals Danke!

[lefg 276]

Ob man so Kunden verliert? Und sich selbst eine Abmahnung einhandelt oder gleich die Papiere bekommt?

 

Selbstverständlich wird die Mail weitergeleitet an die von der Führung festgelegten Ansprechperson.

 

Ob eine bestimmte Person nicht mehr im Unternehmen, in der Behörde, dass spielt für die Sache, das Anliegen, den Absender doch überhaupt keine Rolle.

 

In unseren jährlichen Katalogen sind mit den Produkten die Ansprechpersonen mit der Emailadresse dazu genannt. Falls die Ansprechperson das Unternehmen verlässt oder die Verwendung wechselt, interessiert das dem Absender überhaupt nicht. Eine Mail wird an die Nachfolge weitergeleitet. Dem Absender geht es um das Produkt, nicht um die Person, und der Unternehmensleitung geht es darum, das Produkt an den Absender, den Kunden zu bringen.

bearbeitet 9. September 2013 von lefg