Wie handhabt ihr das mit der (zentralen) Mailsignatur?

[fhweuroiuweopru 10]

Hallo zusammen,

 

nachdem ich die Migration von EX2000 via EX2003 zu EX2010 geschafft habe :) und alles prima läuft, kommen jetzt nach und nach die ganzen kleinen "netten Features" auf die Tagesordnung, wie z.B. eMail-Signaturen.

 

Damit meine ich die rechtlich verbindlichen Angaben zur Firma wir HRB-Eintrag, Sitz der Gesellschaft etc. pp., die an jede an eine fremde Domain versendete eMail angehangen werden müssen.

 

Bisher machen wir das noch mit einer Signatur, die die Clients in ihrem Outlook 2003/2010 lokal pflegen (basierend auf einem vorgegebenem Mustertext); darin enthalten sind auch individuelle Angaben zum USer (Name, Position, Handy-/Festnetznummer ...)

 

Ich weiss, dass ich das am EX2010 wunderbar mit einer Transportregel lösen kann, und auch die individuellen Nutzerangaben mir aus dem ActiveDirectory dazu holen und die Signatur per HTML aufhübschen kann :D

 

Nur stellen sich mir da ein paar Fragen, und es würde mich interessieren, wie andere das gelöst haben:

 

1. Ich überlege, ob es nicht mehr Sinn macht, den individuellen Teil der Signatur an den Clients zu belassen, und nur den rechtlich verpflichtenden Teil automatisch per Transportregel anhängen zu lassen, so können die User alterrnative Angaben anhängen, nicht immer möchte man gleich seine Handynummer oder seine Durchwahl mitschicken...
    
    
   
2. Die Transportregel hängt den vorgegebenen Signaturtext UNTEN an das Ende der eMail, das ist bei Antworten auf emails etwas unglücklich, da das dann UNTER dem zitierten Original-Mailtext steht, der persönliche Teil der Signatur von Outlook aber oben in der eMail
    
    
   
3. Zu allem Überfluss benötigen eine Handvoll User ab und zu eine andere rechtlich bindende Signatur, da sie eMails im Namen der Muttergesellschaft versenden müssen (eine AG, normalerweise läuft alles über eine GMBH...), deswegen habe ich eine 2. Transportregel mit anderer Signatur erstellt und lasse das prüfen über einen beliebigen Text in der Betreffzeile (z.b. [AG]), wenn dieser Text von der Transportregel gefunden wird, wird die alternative Signatur angehangen, das funktioniert auch, nur, gibt es da evtl. eine andere Möglichkeit, das eleganter zu lösen, z.B. irgendein Flag im Outlook in der eMail zu setzen und per Transportregel abzufragen?
    
   

 

Ich habe schon davon gehört, dass es Dritthersteller-Tools gibt, die sowas handeln können (Verwaltung von zentralen Signaturen etc. pp.), aber darauf möchte ich nur im äussersten Notfall zurückgreifen, da a) nicht ganz preiswert für die MEnge der USer, und b) sich man wieder eine Extra-Lösung schafft

 

Wie gesagt, es wäre schon, mal Rückmeldung von anderen zu bekommen, die vor dem gleichen Problem standen!

 

Viele Grüße

 

Marcus

[NorbertFe 1.829]

Alles das, was die MS Exchange Transportregel nicht kann, kann dir 3rd Party Software bieten. Ich persönlich habe damit entsprechend gute Erfahrungen gemacht, aber es sollte schon eine "globale organisatorische Regelung" geben, damit nicht hinterher jeder Hinz und Kunz angewackelt kommt, und eine Ausnahme von dieser haben will.

Ich setze normalerweise Maildisclaimers von Exclaimer.com ein.

 

Bye

Norbert

[fhweuroiuweopru 10]

....Ich setze normalerweise Maildisclaimers von Exclaimer.com ein.

 

Bye

Norbert

 

ahh, Danke, schaue ich mir mal an :)

 

Viele Grüße

 

Marcus

[nawas 32]

Wir haben dafür eine CI an der sich jeder Mitarbeiter halten muss, ansonsten gibst was auf die Finger.

Ist auf jedenfall dann als Admin recht einfach, da solche sachen wie der Punkt 3 von dir auf den einzelnen User abgewälzt wird. :)

Außerdem braucht man das dann nicht immer für die einzelnen Abteilungen anzupassen wenn mal wieder diese zu einer Messe raus fahren oder ein "Angebot des Tages" mit drin stehen haben wollen.

[NorbertFe 1.829]

Wir haben dafür eine CI an der sich jeder Mitarbeiter halten muss, ansonsten gibst was auf die Finger.

Ist auf jedenfall dann als Admin recht einfach, da solche sachen wie der Punkt 3 von dir auf den einzelnen User abgewälzt wird. :)

 

Sowas clientseitig abzubilden und trotzdem die zentrale Steuerung zu behalten, bietet Exclaimer auch. ;)

 

Bye

Norbert

[PowerShellAdmin 169]

die Exchangetransportregeln sind leider unbrauchbar.

 

Man kann anhand der AD Daten und benutzdefinierter Exchangeattribute wunderbare Signaturen erstellen -> top

Das Problem ist, dass die Signaturen nur oberhalb oder unterhalb angefügt werden können, das führt dazu, dass man in einen Dialog durcheinander erhält.

 

Jetzt könnte man natürlich die eMail prüfen, ob da eine Signatur drinne ist, sobald die eMail weitergeleitet ist, wird es auch wieder schwer, da man nicht gegen Variablen (AD Name z.b.) prüfen kann...

Also kann man nur prüfen ob z.B. die Handelsregisternummer drine ist, und das würde bei einer Weiterleitung von Kollege b and Kollege a ebenfalls nicht funktionieren.

Wie mans auch wendet -> da kommt nix sinnvolles bei raus :( -Filtern macht es noch schlimmer.

 

Maildisclaimer sieht aber echt gut aus - mal schauen ob ich da Budget bekomme. Setzt vorallem auf den Transportserver aus, das heißt es ist kein clientseitiger Murks, so dass man die Signatur auch bei Mails von Mobilgeräten & co hat.

 

http://www.exclaimer.com/products/mail-disclaimers/faq.aspx

bearbeitet 10. Februar 2012 von PowerShellAdmin

[OliverHu 19]

Hi,

 

ich habe Erfahrungen mit Mail Disclaimers und dem Signature Manager von Exclaimer.com und ich kann diese Produkte auch weiterempfehlen.

[PowerShellAdmin 169]

ist halt schade, dass ein prinzipiell gutes Feature an einer Regel scheitert. Es wäre ein leichtes für MS gewesen ansatt unten, oben auch an die eigene Nachricht anfügen Option anzubieten.

Selbe is ja mit legalhold, ein Feature für den US-Markt, was in Deutschland ja nur bedingt hilft.

[sZone 10]

Hallo Marcus,

 

wir setzen CI-Sign ein. Ein super Tool mit dem u.a. auch automatisch Signaturen bei ausgehenden OWA-Emails angehängt werden u.v.m.

 

Kannst ja mal einen Blick schmeißen: Email Signaturen zentral und dynamisch verwalten - ci solution GmbH

 

Und das Ganze ist auch sehr preiswert... :-)

 

Viele Grüße

 

sZone

[RobertWi 81]

Off-Topic:

die Exchangetransportregeln sind leider unbrauchbar.

Man kann anhand der AD Daten und benutzdefinierter Exchangeattribute wunderbare Signaturen erstellen -> top
Das Problem ist, dass die Signaturen nur oberhalb oder unterhalb angefügt werden können,

Wenn man sich überlegt, wozu 99% der Signaturen wirklich benutzt werden und was da für Informationen drin stehen, finde ich das unten anhängen eigentlich eine gute Lösung - das ist damit möglichst weit weg aus dem Sichtfeld. :)

[Gu4rdi4n 53]

Ich benutze "outlook signature"

 

ist kostenlos, man kann signaturen zentral verwalten und infos aus dem AD mit placeholdern nutzen.

 

Muss dann eben per logonscript ne exe ausgeführt werden, die die signatur aktualisiert!

Funktioniert sehr gut und ich hatte noch nie probleme damit!

Das programm ist sehr klein und fehlerunanfällig (was sehr wichtig ist!!!)

 

Einheitliche Outlook-Signaturen zentral im Firmennetz verwalten

 

 

wenns dich interessiert und du einen schnelleinstieg willst, kann ich dir meine config geben.

Kanns dir auch erklären wenn du magst. Hab auch ein bischen tüfteln müssen bis ichs zum laufen gebracht habe! :D

bearbeitet 10. Februar 2012 von Gu4rdi4n

[PowerShellAdmin 169]

@guardin

sowas funktioniert aber nicht bei externen Zugriff per Owa oder Mobilegeräte, sondern ist eine einfache Verteilung.

 

@signatur

ich werde die Transportregeln nutzen und sollte in einer Email kein Handelsregisternummer stehen, dann werden die juristisch relevanten Daten angefügt, mehr nicht.

bearbeitet 10. Februar 2012 von PowerShellAdmin

[kochit 10]

Hallo Gu4rdi4n,

ich versuche das OutlookSignature 1.9 zu installieren, das Programm bringt immer einen unbekannten Fehler, Zugriff verweigert. Kannst du mir helfen?