Dokumentation einzelner Dienste / Userdokus

[Vergall 10]

Hallo Zusammen

 

Ich möchte euch ein paar Fragen stellen:

 

Wie dokumentiert ihr einzelne Dienste/Vorgehensweisen in eurer Umgebung?

Beispiele: Wie mache ich einen E-Mail restore? / Wo muss ich das und das umstellen um dies und das zu erreichen / Einstellungen eines Dienstes etc...

 

Wie erstellt Ihr Dokus für die User? Wie stellt Ihr diese Dokus den Usern zur Verfügung?

Beispiele: Wie mache ich einen Screenshot? / Wie mach ich XY im Programm Z? usw...

 

Die einzige Methode die ich bisher im WWW gefunden habe und auch wir das bei uns zurzeit so lösen:

Screenshots von einzelnen Schritten --> In Word Dokument einfügen --> Text dazu --> PDF --> Ablage von Word, Bilder, Visio-Files usw. in einem Ordner im Fileserver --> ggf. Mails an User: Doku zu finden unter blablabla.

 

Ab und zu noch Dokumentationen im Intranet via Website.

 

Zu Netzwerk- und AD- Doku habe ich einiges gefunden (Docusnap etc.), aber halt nichts zu irgendwelchen 0815-Dokus.

 

 

Hintergrund der Frage:

1. Gibt es einen besseren Weg?  :)

2. Ich muss in meiner Weiterbildung eine Vordiplomarbeit schreiben (Softwareentwicklung ~150h davon ca. 50-80h Entwicklungszeit, Rest Projektdokumentation)

Ich habe mir gedacht, dass ich hier ein Programm schreiben könnte, um das Dokumentieren zu vereinfachen. (Bei nur 50-80h Entwicklungszeit wird dies halt noch recht primitiv) Stichworte: Corporate Design/ gleiche Art von Dokus, Ablaufdatum der Doku, Ablage von allen dazugehörenden Files, Suchfunktion, an User veröffentlichen, und noch ein paar mehr.

 

Wäre so ein Programm überhaupt gefragt/sinnvoll? Wurde das alles bereits erfunden und ich kann Google/die Boardsuche nicht benutzen?

 

Ich danke euch vielmals für eure Antworten.

Grüsse aus der Schweiz

[lefg 276]

Hallo,

 

Screenshots mache mit ich Snagit, damit sind eine Menge Shots gleich speichbar, in der Galery sichtbar als Thumbneils. Auch sind die Shots als Bilder speicherbar unter Namen. Weiter können die Bilder bearbeitet werden mit Stiften, Marlern, Texte dazu schreiben, eine Menge Möglcihkeiten. Der Bereich des Shots per Mouse einstelklbar, aufziehbar.

 

Snagit kann 30 Tage zum Testen benutzt werden frei, die Lizenz ist kostengünstig.

 

Für die angestellten User mache ich der Regel keine Handreichungen, keine Dokumentationen mehr. Ich habe das mal begonnen, dann wieder eingestellt. Die meisten User lesen wohl nicht einmal die Hilfe der Anwendungen, so jedenfalls meine Erfahrung bisher.

 

Auch das Dokumentieren eigener Vorgehensweisen habe ich eingestellt, zu viel Aufwand, kostet zu viel Zeit, wohl auch eine gewisse Faulheit.

 

In besonderen Fällen weit ausserhalb der Routine, speichere ich die MS- oder sonstige Dokumente in einem Ordner oder speichere die Links.

 

Ob mir ein Programm für so etwas doch helfen könnte, die Dinge im Ernstfall besser und schneller zu finden? Man müsste es probieren, es müsste schon Freude machen, der Nutzen müßte schnell sichtbar, erfahrbar sein, es müsste einfach sein, die Schritte müssten sehr automatisch dokumentierbar sein, hinterher editierbar. Ich denke, einfach wird das wohl nicht sein.

 

Viel Erfolg bei dem Vorhaben.

bearbeitet 26. August 2013 von lefg

[Vergall 10]

Wir benutzen ebenfalls Snagit. Super Tool soweit. Mir geht es hier mehr um das Dokumentieren an sich. Also wie werden diese Screenshots danach weiter verarbeitet. In ein Worddokument gesteckt? Lose zur Verfügung gestellt? Mit Text ergänzt? usw. Wie stellt ihr das danach den Usern zur Verfügung?

bearbeitet 26. August 2013 von Vergall

[lefg 276]

Wie ich es schon schrieb, ich habe es eingestellt.

 

Aber, begonnen habe ich einmal mit einem Ordner MyIT, darin habe ich Dokumente gespeichert, Hinweise auf Probleme. Auch habe ich die User gebeten, selbst Dokumente einzustellen. Ein Erfolg war nicht erkennbar. Falls etwas ist, dann klingelt bei mir das Telefon. Besonders die Oberen halten sich nicht lange auf, sie nehmen mich dafür.

 

Ob ein Sharepoint geeigneter märe als meine Vorgehensweise oder eine Foren- Boardsoftware wie hier?

bearbeitet 26. August 2013 von lefg

[Sunny61 773]

Screenshots mit SnagIt erstellen, Dokus für selbst geschriebene Programme werden aktualisiert bei Updates. In Worddokumenten, die einheitlich aufgebaut sind, so behalten wir die Übersicht. Alles andere wird auch in Worddokumenten mit Screenshots dokumentiert.

[testperson 1.538]

Hi,

 

für Dokus / Anleitungen greife ich des öfteren auf die Windows Problemaufzeichnung zurück. Start -> Ausführen -> psr.exe

 

Gruß

Jan

[Sunny61 773]

für Dokus / Anleitungen greife ich des öfteren auf die Windows Problemaufzeichnung zurück. Start -> Ausführen -> psr.exe

Und wer kein SnagIt hat, es gibt auch das Snipping Tool, das ist seit VISTA dabei. ;)

[Vergall 10]

Wie ich es schon schrieb, ich habe es eingestellt.

 

Aber, begonnen habe ich einmal mit einem Ordner MyIT, darin habe ich Dokumente gespeichert, Hinweise auf Probleme. Auch habe ich die User gebeten, selbst Dokumente einzustellen. Ein Erfolg war nicht erkennbar. Falls etwas ist, dann klingelt bei mir das Telefon. Besonders die Oberen halten sich nicht lange auf, sie nehmen mich dafür.

 

Ob ein Sharepoint geeigneter märe als meine Vorgehensweise oder eine Foren- Boardsoftware wie hier?

 

Sry hatte zuerst nicht deinen ganzen Beitrag gesehen.

 

Dass die User zu faul sind musste ich selbst auch schon feststellen, meine Hoffnung wäre, dass mit so einem Tool das Suchen im Fileserver weg fällt und dann darum mehr benutzt wird. Aber natürlich reine Spekulation.

 

An einen Sharepoint-Server hatte ich auch schon gedacht. Mangels demjenigen in der Firma aber wieder verworfen. Und vor allem wahrscheinlich auch nicht in dieser Zeit machbar.

 

Danke für deine ausführliche Antwort

 

Hi,

 

für Dokus / Anleitungen greife ich des öfteren auf die Windows Problemaufzeichnung zurück. Start -> Ausführen -> psr.exe

 

Gruß

Jan

psr hatte ich heute zum 1. mal in der Hand. Gutes Tool. Werde ich bei unserer kommenden Migration gleich den Usern ans Herz legen.  :)

[lefg 276]

Dass die User zu faul sind musste ich selbst auch schon feststellen,

 

Ob die User nun zu faul sidn oder ob sie für so etwas keine Zeit haben, nicht den Kopf frei dafür?

 

Als Telefohölle bezeichnen es die beiden Kolleginnen im unserem Frontoffice. Eineinhalbi Arbeitskräfte, drei Telefone, das Deck der Zentrale, der Tresen mit Kunden, Augabe an Dozenten, Datenbankeinträge, Schreibarbeit, Drucken, Aktenpflege, Posteingang, Postausgang, ..... .

 

Es gibt auch anderes; für einen Fachbereich habe ich mal eine bebilderte Handreichung erstellt zum Einrichten von Outlook, die Büroleiterin nahm diese zu den Akten. Die nächste Neueinstellung veries sie dann wieder an mich wie immer.

bearbeitet 26. August 2013 von lefg