Einen wesentlichen Unterschied macht es wenn die private Nutzung gedulded/erlaubt gewesen ist. Dadurch greifen sehr strenge Vorschriften, im gesetzlichen Rahmen zu bleiben ist dann schwer.
Das ist die Situation bei uns. Wir machen es so:
- MA unterschreibt bei Austritt dass er seine privaten Daten aus Mails und Homedir entfernt hat, dass wir ggf. die Mailadresse benutzen dürfen und die Daten löschen können.
- Telefon wird weitergeleitet, Mails aber nicht (können ja private Mails ankommen), es wird ein Abwesenheitsassistent gesetzt dass man sich bitte woanders hin wenden soll.
- Falls ein Vorgesetzter Zugriff auf die Mails/Homedir verlangt weil was wichtiges drin ist schalten wir den Zugriff frei, die Sichtung darf aber nur in Anwesenheit eines BR Mitglieds geschehen. Der BR passt auf dass nur Daten angesehen werden die geschäftlich sind (Betreff, Dateinamen etc.). Was nach privat aussieht oder mit "Privat" gekennzeichnet ist wird nicht angefasst.
- eMailadresse wird dann (wenn der MA entsprechend wichtig war) umgehangen auf einen Vertreter. Mails, Daten etc. werden nach einer Frist (3-12 Monate je nach Position etc.) gelöscht.
Nicht zu löschen ist für uns leider nicht machbar (aus diversen Gründen).