Wie dokumentiert ihr? - Erfahrungsberichte? Empfehlungen? Ratschläge?

[asterisk 10]

Hallo!

 

Mich würde mal interessieren, wie ihr eure "Arbeit" dokumentiert. Bzw. Netzwerkplan, Implementierungen von XY. Neuerungen etc. etc.

 

Nutzt Ihr spezielle Programme? Evtl. intern Wikis? Oder legt ihr das gnaz fein säuberlich in eurem Hirn ab?

 

Danke für die Antworten!

[dippas 10]

Oder legt ihr das gnaz fein säuberlich in eurem Hirn ab?

 

Und glaub mir, da liegt es gut :D

 

Also ich nutze öffentliche Exchangeordner für die Informationen, die ablagewürdig sind ;) Da lege ich dann Word-Snipsel (kurze Installationsanleitungen), Excel-Tabellen (IP-Kreise etc.) oder auch einfach nur Notizen (Tipps/Tricks) ab. Das reicht bei mir aus. Allerdings haben wir auch keine 500 oder mehr Hosts ;)

 

grüße

 

dippas

[asterisk 10]

Und glaub mir, da liegt es gut :D

 

hehe, same here, aber erzähl das mal dem chef! :eek:

[FLOST 10]

Tja, eine gute Frage.

 

Wir haben schöne Installationsanleitungen incl Schonen Zetteln, wo du abhacken musst, was du gemacht hast. Mit Datum/Unterschrift. Das genze kommt in da sBetriebsbuch vom Server. Clients bekommen ein Image verpasst. Das Image wurde genauso dokumentiert aufgesetzt. Für jeden Rechnertyp gibts ein eigenes (Wir verwendun nur HP und DELL). Patches werden vor der Installation getestet und das ganze Protokoliert. Achja, Änderungen müssen alle einzeln aufgeführt werden.

 

Die Netzwerkpläne liegen mit einem dicken Confidential versehen auf nem Netz-LW und hängen bei der Netzwerktruppe rum. Die Switche werden von den Jungs zentral gesteuert, incl Port-Security.

 

Für die Verwaltung der Rechnernamen und der IP-Adressen haben wir auch unsere eigene Truppe, die das global macht.

 

Naja, alles in allem viel Aufwand, aber du weist halt genau was du hast und wie es konfiguriert ist.

 

Es treibt aber auch solche Stilblüten, des es zum Installieren von SP´s eigenen anleitungen gibt. (doppelklick auf *.exe; next, next, nixcht archivieren, next, next, finish) :) :)

[siberia21 13]

Also bei uns ist das reine Handarbeit.

 

Also Word Datei auf und dann gehts nach einem kleinen Schema was sich für mich bewert hat los.

 

Ich habe ein simples System, wenn die Doku nicht zu tiefgreifend sein soll.

 

Ich Trage die Leistungsdaten des Systems ein, Ip Adresse, Benutzername des jenigen der dort dran ist, Dosennummer, Pachtfeldnummer usw.

 

Dann kommen Screenshots ins Spiel. Wieso? Weil ich die Doku haupsächlich für den Fall mache das die Kiste abraucht.

 

Also Screenshot vom Desktop, vom Arbeitplatz um Netzlaufwerke mit zu haben, von allem was bei Software angezeigt wird, was bei Drucker angezeigt wird und den Aufbau von "Alle Programme" nur um mal ganz sicher zu gehen.

 

Dann kommen für mich Randnotizen, z.B. irgendwelche exotischen Dinge, Hardware usw.

 

Dann wird daraus ne PDF Datei gemacht und schon hat man ne freine Doku vom System innerhalb von je nach dem 15 bis 30 Minuten.

 

Ach ja ihr Denkt jetzt sicher für das 15-30 Minuten. Tja da sei erwähnt das ich noch mit einem DirPrinter einen ausdruck des Festplatteninhalts mache.

 

Eigentlich habe ich so immer alle Leistungsdaten im Griff, dazu kommt noch einen Liste die mir einen kompletten Überblick über die Rechnernamen, die Benutzer, deren IP Adressen, und Rechte aufzeigt und gut ist.

 

Das ist eine winzige Form der Doku aber sehr effektiv, hat mir schon eine menge Ärger erspart, da kann man ohne drüber nachzudenken einfach mal in die Liste sehen und sieht alles auf einem Blick. Ob es nun wichtig ist um sich via VNC auf den REchner zu klinken oder wenn man einfach die Durchwahl des Benutzers von Telefonseite her ist.

 

Ach ja Emaileinstellung ist natürlich auch ganz klar :-)

 

So Dokumentiere ich. Kostet im Grunde gar nichts außer Zeit und die Bezahlt der Kunde und das macht er sogar gern, wenn er schon mal mit einm Admin auf die Sch***** gefallen ist und man als nachfolge Firma da steht und wie der Chef bemerkt, das einfach nur 4 Blätter als Doku existieren und natürlich fehlen die wichtigen Passwörter und Daten.

 

Gruß André

 

Für nen Hauptserver kann das allerdings schon echt ab gehen, da ist ne Stunde rein gar nichts. Doch es ist Gold Wert. Wenn man in wenigen Sekunden einen überblick über das gesamte System hat, von Anschlussdose bis zum was weis ich...besonders wenn man gute Arbeit geleistet hat und dort relativ selten ist.

[s.k. 11]

Bei uns dokumentiert jeder was und wie er will (oder eben nicht). Manches ist in Papierform, manches in elektronischer Form.

Wir sind 8 Leute in der Abteilung (Administratoren und Systemtechniker), wobei jeder faktisch andere (alleinige) Zuständigkeiten und damit Kenntnisse hat. Nach Willen und Vorstellungen unseres Chefs soll jeder jeden vertreten können. Soweit die Theorie. Praktisch weiss die linke Hand nicht, was die rechte tut. Nicht mal ob und wo etwas dokumtentiert ist.

Der große Knall ist bislang ausgeblieben, weil jeder auch im Urlaub nur mit dem Diensthandy bewaffnet herumläuft. :shock:

 

Das größte Hindernis für eine ordentliche Dokumentation ist die hohe Arbeitsbelastung: Ständig ist irgendwo etwas zu implementieren, zu erneuern oder Probleme zu lösen. Bestenfalls macht man sich dabei auf einem kleinen Papierschnipsel ein paar handschriftliche Notizen. Dann verschwindet dieses Zettelchen in irgend einer Schublade, weil keine Zeit ist, dies ordentlich aufzubereiten. Schließlich wartet schon das nächste Problem. :mad:

 

Ich hab mir in letzter Zeit hierzu Gedanken gemacht. Aufgrund der genannten Umstände bedarf eines Systems, auf das man von überall Zugriff hat und in das man parallel zur eigentlichen Tätigkeit stichpunktartig ein Brainstorming reinbringen, externe Links setzen und Dateien wie docs, pdfs und bilder uploaden kann. Die Inhalte müssen leicht wiederfindbar (Suchfunktion) und bei Bedarf (auch von anderen berechtigten Personen) leicht zu aktualisieren sein, damit die Doku nicht veraltet, sondern bei jeder Benutzung immer besser und vollständiger wird. Wichtig ist, dass der Aufwand für die MA so gering wie möglich gehalten wird.

 

Nach entsprechenden Tests haben wir uns dazu entschieden, auf Basis der Mediawiki (der Software, die hinter der Wikipedia steckt) eine interne Knowledgebase aufzubauen. Die Software lässt sich für diesen Zweck über entsprechende Parameter ausreichend anpassen.

Im Januar oder Februar will ich das auf ein Produktivsystem umsetzen. Wenn nicht wieder was dringenderes dazwischen kommt...

 

Gruß

Steffen

[Nase 10]

Nach entsprechenden Tests haben wir uns dazu entschieden, auf Basis der Mediawiki (der Software, die hinter der Wikipedia steckt) eine interne Knowledgebase aufzubauen. Die Software lässt sich für diesen Zweck über entsprechende Parameter ausreichend anpassen.

Im Januar oder Februar will ich das auf ein Produktivsystem umsetzen. Wenn nicht wieder was dringenderes dazwischen kommt...

 

Gruß

Steffen

 

Hi,

 

wollt ihr denn in dem Wiki auch die Passwörter etc. speichern? Weil du schreibst ja auch das der Zugriff von außen möglich sein soll. Wie wollt ihr denn da die Authentifizierung implementieren?

 

Gruß

Nase

[FlatEric 10]

Hi Leute,

wir dokumentieren alle Server. Dazu haben wir eine STANDARD Installation für Windows enworfen. Sprich installiere z.B. über HP Smart Start, gebe der C Partition 10 GB usw.

 

Die 2. Doku haben wir eine Vorlage für jeden Server erstellt die Infos über die IP, Standort, Verantworlichkeit usw enthält.

 

Aufgeteilt ist das bei uns so, das wir einen Admin als Hauptverantwortlichen haben und einen Vertreter. Dazu kommt noch die Rufbereitschaft, die nicht viel mit dem Server zu tun hat, diesen aber im Notfall 1. Hilfe leisten muss.

 

Derzeit haben wir das ganze in Word Datein niedergeschrieben.

 

Nächstes Jahr bekommen wir ein WEB Tool, wo wir solche Infos / Daten in eine Datenbank aufnehmen. Dort bekommt man gleich alle Infos über den Server. Wie viele Platten, wann das CarePack ausläuft usw.

[s.k. 11]

wollt ihr denn in dem Wiki auch die Passwörter etc. speichern?

Passwörter sollen ausdrücklich nicht gespeichert werden. Die lagern im Safe. Es geht vorwiegend um Installationsanweisungen, Problemlösungen, technische Dokumentationen etc. Halt Know-How, welches man als Einzelner beim "Machen" erwirbt und das fehlt, wenn ein MA abwesend ist oder welches sogar gänzlich verloren geht, wenn ein MA ausscheidet.

 

Weil du schreibst ja auch das der Zugriff von außen möglich sein soll.

Mit "von überall" meinte ich von allen Rechnern aus, an denen wir unsere Arbeit verrichten. Da wir interner Dienstleister sind, also nur aus dem LAN und den angebundenen Remotestandorten. Ansonsten bestenfalls noch über die VPN-Zugänge der Admins.

 

Wie wollt ihr denn da die Authentifizierung implementieren?

Auch wenn - wie dargestellt - weder Passwörter gespeichert werden, noch Zugriff aus dem Internet erlaubt ist, ist dennoch klar, dass dieser Dienst besonderer Absicherung bedarf. Schließlich enthalten auch technische Dokumentationen, Installationsanweisungen usw. sensible Informationen. Neben einer verschlüsselten Übertragung muss und wird es daher eine starke, mehrteilige/-stufige Authentifizierung geben. Diese wird noch vor dem eigentlichen Webserver implementiert. Näheres kann ich natürlich nicht verraten. :suspect:

Der Schutz vertraulicher Information ist für mich übrigens eher ein Argument _für_ die Wiki als dagegen. Schließlich ist es relativ einfach _ein_ System abzusichern und Zugriffe hierauf zu protokollieren. Wie sieht es demgegenüber mit dem Schutz der Informationen aus, die nach Belieben der jeweiligen Mitarbeiter an verschiedensten Stellen hinterlegt sind? :shock:

Allerdings muss man auch aufpassen, dass man es mit den Sicherheitsvorkehrungen nicht übertreibt, sonst ist die Benutzungsbarriere zu hoch und die Leute schreiben es wieder auf Zettel oder unterlassen die Dokumentation ganz. Generell kann man sagen, dass ein solches System nur dann "zu leben" beginnt, wenn es die Leute freiwillig nutzen, weil sie selbst davon einen echten Mehrwert haben.

 

Gruß

Steffen

[siberia21 13]

@FlatEric

 

Auch ne gute Idee mit einem Standard Profil, nur wird das spätestens dann nichts, wenn du plötzlich in einer Firma bist wo du von DOS 6.22 über Windows 95, Windows NT, Windows 98, Windows 2000 und letztlich auch Windows XP im Netz hast.

 

Doch wir haben uns für genau diese Firma was besseres einfallen lassen was das Dokumentieren einfach gemacht hat. Terminalserver via Remotedesktop Client lässt grüßen. OK außer bei DOS da ists auch nicht notwendig. Doch ich fand es erstaunlich mal eine Firma kennenzulernen, die noch extrem viel über Dosanwendungen regelt die schon vor Jahrzehnten Programiert wurde.

 

Gruß André

[Nase 10]

Passwörter sollen ausdrücklich nicht gespeichert werden. Die lagern im Safe. Es geht vorwiegend um Installationsanweisungen, Problemlösungen, technische Dokumentationen etc. Halt Know-How, welches man als Einzelner beim "Machen" erwirbt und das fehlt, wenn ein MA abwesend ist oder welches sogar gänzlich verloren geht, wenn ein MA ausscheidet.

 

Die Frage die sich mir dann noch stellt, ist wie die Rufbereitschaft denn dann helfen kann, wenn die Passwörter sicher im Safe liegen. Klar Admin Passwörter sollten nirgendwo ungesichert rumliegen und schon gar nicht auf Zetteln. Aber um z.B. ein Backup etc. wieder zurücksichern zu können bedarf es doch schließlich einiger Passwörter? BTW Ich will euer System gar nicht in Frage stellen, aber mich interessieren halt die Hintergrunde wie so etwas in verschiedenen Umgebungen realisiert ist, denn man will sich ja schließlich weiterbilden ;)

 

Mit "von überall" meinte ich von allen Rechnern aus, an denen wir unsere Arbeit verrichten. Da wir interner Dienstleister sind, also nur aus dem LAN und den angebundenen Remotestandorten. Ansonsten bestenfalls noch über die VPN-Zugänge der Admins.

 

Ok, dann hatte ich die Formulierung ein wenig falsch ausgelegt. Ich dachte ihr wolltet so auch erreichen, dass wenn ihr vor Ort bei einem Kunden seit auch Zugriff auf die Daten habe. Da es ja aber scheinbar "nur" um eine interne Lösung, kann man das ganze natürlich gleich anders betrachten.

 

Wie sieht es demgegenüber mit dem Schutz der Informationen aus, die nach Belieben der jeweiligen Mitarbeiter an verschiedensten Stellen hinterlegt sind? :shock:

Ich glaube auch, dass genau das ein Hauptproblem, der heutigen Authentifizierungsmethoden ist, die man in verschiedenen Umgebungen antreffen kann. Bei meinem früheren Arbeitgeber, der ein nicht kleines weltweites Netzwerk betrieben hat, kamen sehr viele Anwendungen zum Einsatz, welche alle ein seperates Kennwort benötigten. Und so war es eigentlich üblich, dass jeder Mitarbeiter einen Zettel mit seinen gesamten :shock: Passwörtern bei sich im Schreibtisch liegen hatte. So war es natürlich auch mit der Urlaubsvertretung kein Problem ;)

 

Gruß

Nase