Anregungen zum SAM = Lizenzverwaltung

[lizenzdoc 199]

Hallo,

 

Lizenzverwaltung im eigenen Unternehmen ist so ein Thema.
 

Wer kennt sich damit wirklich aus, wer hat die Zeit dazu, warum eigentlich, in welchem Umfang, sicherlich hunderte von Fragezeichen!

Microsoft und alle anderen Softwarehersteller nennen es Software-Asset-Management (SAM).

 

Unter: http://www.microsoft.com/sam/de/de/default.aspx findet man bei MS das SAM-Thema und wenn man sich dokumentarisch belesen möchte, dann kann man an vielen Mbyte an Dokumenten sein Wissen auffüllen (bedauerlicherweise fast alles in Englisch!).

 

Wer als Verantwortlicher im Unternehmen Software benötigt und einsetzt (nutzt), muss jederzeit nachweisen können,
dass er dies „zum Wohle“ des eigenen Unternehmens auch so tätigt.
Was aber auch heißt, dass er bei der „Software-Nutzung“ keine Vertragsverstöße gegenüber dem S/W-Hersteller begeht.
So was nennt man dann Compliance.

Der SAM-Status, wie viele Lizenzen von welcher Software setzt mein Unternehmen ein und
hat man dementsprechend auch diese legalisiert = gekauft, hört sich wie „der 1. Schritt“ an, ist es aber nicht.
(Diesen Schritt sehen aber die die S/W-Hersteller als „der 1. Schritt“… logisch)

 

Als Verantwortlicher sollten die wirklich ersten Schritte (aus Sicht der Software-Nutzung) eigentlich doch folgende sein:

1. Wie funktioniert mein Unternehmen, wie sind die notwendigen Prozesse,
   damit es wirklich „sauber und nachhaltig läuft“.
2. Welche Mitarbeiter macht was? (hier: Bei der Stellen-, Arbeitsplatz- Beschreibung soll / muss man eigentlich zusammen mit der HR-Abteilung den Software-Bedarf (schon) festschreiben und dokumentieren!) also > Welche Software benötige ich dazu zwingend (und welche sind „nice to have“).

Hat man diese 2 Schritte gemacht und dokumentiert (auch in Richtung der Geschäftsführung),
kann man erst in die Überprüfung der Beschaffung („der 1. Schritt“) einsteigen.

Ich weiß, dass hier kaum einer gerade ein Startup-Unternehmen betreut und schön bei „null“ anfangen kann,
aber zu oft habe ich mitbekommen, dass die 2 Schritte seltenst gemacht wurden.
Wobei die lückenlose Dokumentationspflicht bei den MS-Volumenverträgen Vertragsbestandteil ist.

 

Führt man (in Excel) eine MA-Liste(somit ja auch eine PC-Liste) mit der benötigten Software,
hat man die perfekte Grundlage für ein eigenes, funktionierendes SAM.
Abgleich von benötigte S/W > genutzte S/W > gekaufte S/W(inkl. Datum) = sauberes SAM

 

In dieser Excel-Doku sollte man auch festhalten, ob es „Sonder-Situationen“ gibt, die SAM-seitig, beachtet sein müssen …
Desktop (IP-Adresse)
> welcher Hauptnutzer
> hat dieser Hauptnutzer ein weiteres „tragbares Gerät“
   = Nutzung des „Zweit-Kopie-Rechtes“ bei Applikationen
> wenn dieser noch Tablets, SmartPhones oder/und einen eigenen privaten PC nutzt = User-CAL
> wenn TS-Dienste angeboten werden, darf diese IP zugreifen, oder muss es „per Script“ unterbunden werden, da dafür nicht lizenziert

 

Am Ende des Tages führt diese gepflegte  Dokumentation dazu, dass man keine Differenz bei den Lizenzen hat,
bzw. bei Bedarf (Unterlizenzierung) eine Bestellung auslösen kann/muss,
andersherum, bei frei gewordenen Lizenzen sich ein Lizenz-Pool entwickelt, den man ja wieder verwenden kann.

 

Eure Meinung dazu?

 

VG, Franz

[lizenzdoc 199]

Moin,

 

Traut sich keiner... :(

 

VG,

Franz

bearbeitet 29. August 2014 von lizenzdoc

[jostrn 13]

Als Verantwortlicher sollten die wirklich ersten Schritte (aus Sicht der Software-Nutzung) eigentlich doch folgende sein:

1. Wie funktioniert mein Unternehmen, wie sind die notwendigen Prozesse,

   damit es wirklich „sauber und nachhaltig läuft“.

2. Welche Mitarbeiter macht was? (hier: Bei der Stellen-, Arbeitsplatz- Beschreibung soll / muss man eigentlich zusammen mit der HR-Abteilung den Software-Bedarf (schon) festschreiben und dokumentieren!) also > Welche Software benötige ich dazu zwingend (und welche sind „nice to have“).

 

Grundsätzlich würde ich fast jedem Unternehmen und Unternehmer aus Optimierungsgründen zu BPM raten und in einem BPM-Projekt TQM, Six Sigma, Lean und alles was an Optimierungsideen sonst rumschwirrt mitnehmen, aber nur für ein SAM die Geschäftsprozesse zu erheben und zu dokumentieren halte ich für vollkommen unverhältnismässig.

[lizenzdoc 199]

Moin,

 

man möge mir die Lizenzbrille verzeihen :)
sicherlich gibt es für diese Erhebung ne Menge Verwendungszwecke.

Wenn somit die Daten schon vorliegen sollten, warum nicht mit dem SAM verknüpfen?

 

 

VG, Franz

[Dunkelmann 96]

Moin,

 

ich finde den Geschäftsprozess als Grundlage fürs Lizenzmanagement 'zu groß'. Lizenzmanagement kann höchstens Bestandteil eines übergeordneten Prozesses ein.

Beim Lizenzmanagement orientiere ich mich an den angebotenen IT-Services und den Nutzern der Services.

 

Um einen Service bereitzustellen, benötige ich Hardware, Software, Datenverbindungen und Lizenzen für den Betrieb

Um einen Service zu nutzen, benötige ich Hardware, Software, Kommunikation mit dem Service sowie Lizenzen für den Betrieb meines Zugriffsgerätes und Lizenzen für den Zugriff auf den Service.

 

Ein kleines Beispiel: Exchange

Es wird für die Bereitstellung benötigt:

• Hardwareumgebung (physisch oder virtuell mit RAM, CPU, Festplatte und Backup)
• Betriebssystem
• Anwendung (Exchange ggf. AntiMalware, AntiSpam)
• Kommunikationsverbindungen (LAN, DSL, MPLS usw.)

Für den Zugriff wird ein Gerät benötigt:

• Business Client Hardware
• Betriebssystem
• Office

Den Client inkl. Software und Lizenzen kann ich bspw. als IT-Service 'Dektop-PC' bereistellen.

Ein Mobiltelefon oder Multifunktionsgerät würde analog als eigenständiger IT-Service definiert und angeboten werden.

 

Zusätzlich benötige ich Zugriffslizenzen

• Nutze ich Device-CAL, so werden diese in den IT-Service 'Desktop-PC', 'Mobiltelefon' usw. integriert
• Bei User-CAL kann die Verwaltung bspw. in den Geschäftsprozess 'Personalzu- und -abgänge' integriert werden

 

Mit diesem Ansatz bin ich deutlich schlanker als im abstrakten Geschäftsprozess.

Als Nebeneffekt oder sogar als ein Teilziel bekomme ich die Grundlage für eine differenzierte Betrachtung der IT Kosten. Ich kann genau beziffern, was mich die Plattformbereitstellung, jeder einzelne Client und jeder Nutzer kostet. Das Ganze lässt sich auch schön nach Kostenstelle, Fachabteilung, Lokation usw. kumulieren :D

 

Bei Bedarf lässt sich die Verbindung zum Geschäftsprozess in Form eines Show-Backs aufbauen und aufzeigen, dass IT nicht der Kostentreiber ist, sondern die Anforderungen aus der Organisation bestimmte IT Kosten verursachen :cool:

bearbeitet 30. August 2014 von Dunkelmann

[lizenzdoc 199]

Hi,

 

auch ein guter Weg die Dokumentationspflicht zu erfüllen.

Mein Gedanke war auch, dass man unterbindet, dass MA Software nutzen,

die für Ihre Aufgabenstellung nicht notwendig sind, somit einen "Lizenz-Wildwuchs" vorbeugt.

 

Oft sieht man bei Kunden, dass MA mit dem gleichen Arbeitsfeld eine unterschiedliche Software-Ausstattung im Laufe der Zeit haben.

Das zeigt mir wiederum, dass da kein Plan /keine Kontrolle existiert und bei der Prüfung der Compliance dann "große Augen" gemacht werden.

 

Hier gute funktional Tools zu finden, die dem Admin bei seinem Tagesgeschäft/seinen Pflichten sinnvoll und einfach helfen,

um allen Anforderungen gerecht zu werden, kann anstrengend werden.

 

VG, Franz

[MrCocktail 191]

Mein Gedanke war auch, dass man unterbindet, dass MA Software nutzen,

die für Ihre Aufgabenstellung nicht notwendig sind, somit einen "Lizenz-Wildwuchs" vorbeugt.

 

Hier haben wir es relativ einfach, fast alle Software wird durch den Anwender bestellt, und ist damit auch dokumentiert, genauso wie jede Installation bestellt wird, und dann in der CMDB zu sehen ist, welcher Client hat welche Software installiert und wieso.

Wildwuchs kommt zwar immer noch einmal vor, wird aber alle 6 Monate durch abgleiche Softwaredeployment Tool / CMDB abgeglichen und abgestellt.

 

Oft sieht man bei Kunden, dass MA mit dem gleichen Arbeitsfeld eine unterschiedliche Software-Ausstattung im Laufe der Zeit haben.

Das zeigt mir wiederum, dass da kein Plan /keine Kontrolle existiert und bei der Prüfung der Compliance dann "große Augen" gemacht werden.

 

Wird bei uns dadurch vermieden, aber nicht verhindert, dass alles in der CMDB sichtbar ist und für die Führungskraft kontrollierbar.