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-nin

Aufgabenplanung / Projektmanagement

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Guten Morgen zusammen,

 

ich habe heute mal eine etwas andere IT-Frage.

Ich suche eine Software die mehr einer Aufgabenplanung als einem Projektmanagement ähnelt, aber kollaborativ arbeitet.

 

Wir setzen Sharepoint Online's Aufgabenlisten ein und verbinden diese mit Outlook. Die Aufgaben werden Personen zugewiesen.

Diese verbinden sich ebenfalls mit der Liste und somit entsteht eine Kollaboration, in der jeder mit der Liste verbundene sehen kann, wer für welche Aufgabe zuständig ist

und ob sie erledigt ist. Leider funktioniert die Synchronisation mit Outlook und den Sharepointlisten nicht immer sauber und Sharepoint's Performance lässt zu wünschen übrig.

Einhergehend, sind die Dokumentbibliotheken im Sharepoint natürlich interessant, weil dort E-Mails, PDFs und sonstige Dateien abgelegt werden können. Es wäre also toll, wenn die Software auch so eine Möglichkeit hätte.

 

Kennt Ihr eine Software, die ähnliches erfüllt? Ich habe noch nicht gesehen, dass die Projektteilnehmer mit Timelines oder Gantt-Diagrammen arbeiten. Das ist mit den Sharepoint-Listen zwar möglich.

Wird aber glaube ich nicht verwendet. Wenn die Software das kann wäre es Nice2Have.

 

Danke für Eure Tipps.

-nin

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Planner habe ich mir schon mal angesehen.

Aber es ist wieder eine Online Plattform und ich bin wieder auf die gesharte Performance von Servern angewiesen, die ich nicht selbst skaliere.

Außerdem finde ich diese Baskets sehr merkwürdig.

 

Als Beispiel, wir entwickeln unsere Produkte mit den Aufgabenlisten. Tatsächlich ist jedes Produkt, jede Variante dieses Produkts eine Subwebsite unterhalb unserer Website ProduktManagement im Sharepoint. Das kann Planner so nicht abbilden.

 

Stell Dir das so vor:

ProduktManagement

- Artikel 1

--Artikelvariante 1

---Projekt 1 -> Aufgabenlisten, Dokumentbibliothek (PDF, Email), Dokumentbibliothek (Artikelbilder) 

---Projekt 2 -> Aufgabenlisten, Dokumentbibliothek (PDF, Email), Dokumentbibliothek (Artikelbilder)

-Artikel 2

--Artikelvariante 1

---Projekt 1 -> Aufgabenlisten, Dokumentbibliothek (PDF, Email), Dokumentbibliothek (Artikelbilder)

...

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Moin,

 

also, mit der Performance von Office 365 hatte ich bislang nie Probleme. Und der Sharepoint dahinter ist endlich mal einer, der auch wirklich funktioniert.

 

Da jetzt aber anscheinend doch tröpfelweise genauere Anforderungen kommen, wäre es vielleicht besser, dass du mal zusammenstellst, was du brauchst und damit dann auf Recherche gehst. Eine allgemeine Abfrage scheint dann ja nicht zielführend zu sein.

 

Gruß, Nils

PS. ich verweise da auch auf meine Signatur ... ;-)

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Ich habe mir die Brightwork-Lösung mal angesehen und jira kenne ich schon.

Brightwork wäre lediglich eine Erweiterung neuer Funktionen sicherlich aber keine Verbesserung für uns.

 

Eine Lösung zu finden ist nicht ganz einfach, denn eigentlich ist unser derzeitiger Weg, den wir mit Sharepoint einschlagen schon ganz gut.

Aber die Aufgabensynchronisation mit Outlook lässt zu wünschen übrig, weil man da zu wenig Einfluss bei Fehlern hat. Der Office 365 Support ist da eher mies, weil die unsere Art den Sharepoint dafür zu nutzen gar nicht kennen. Das ist deren eigene Aussage.

 

Ich nenne mal ein Beispiel. User1 legt ein neues Projekt 3 in Artikel 1 an. Das macht er mit einem von uns Gespeicherten Template einer Teamwebseite. Die beinhaltet die Dokumentbibliotheken und die Aufgabenlisten. User1 verbindet sich mit Outlook mit der Aufgabenliste in Projekt 3. Über Outlook weist er einer Aufgabe z. B. "Kalkulation erstellen" diese Aufgabe User2 zu. User2 erhält eine Sharepoint Mail (Die Aufgabenliste ist E-Mail-aktiviert), "Ihnen wurde von User1 die Aufgabe Kalkulation erstellen zugewiesen." User2 Verbindet sich daraufhin auch mit der Sharepointliste und hat die Aufgaben fortan ebenfalls in seinem Outlook unter "Aufgaben" ersichtlich und kann damit arbeiten.

 

Hier ist schon häufiger folgender Fehler aufgetreten, der natürlich nicht unkritisch ist, wenn man mehrere hundert Artikel / Varianten / Projekte hat:

User1 nimmt User2 die Verantwortung der Aufgabe und weist Sie dem User3 zu. User1 sieht das in seinem Outlook. Die Sharepointliste zeigt das online auch an, User2 hingegen hat keine Änderung an der Aufgaben und denkt er sei immer noch dafür zuständig.

 

Komfortabel ist das, wenn es zuverlässig funktioniert, aber das Problem ist die Art, wie Outlook sich mit dem Sharepoint abgleicht. Das scheint ja irgendwie via API, Webservice oder oder dem Sync-Framework stattzufinden, was scheinbar nicht immer sauber funktioniert. Mir wäre da eine Software lieber, die das obige abbildet, aber direkt mit einer Datenbank kommuniziert. Also es muss nicht unbedingt Outlook sein aber eben zuverlässig klappen.

 

Auch passiert es manchmal, dass der Sharepoint den Usern keine E-Mail zusendet, obwohl die Aufgabenliste "E-Mail-aktiviert" ist. Dann weiß der jenige zum Beispiel gar nicht, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde.

 

Schaltet man den MS Support ein, melden die sich nach 1, 2 Tagen und dann läuft es wieder normal. Selbst wenn mal einer rechtzeitig am Hörer ist, wie soll man das mittels Fernaufschaltung mit denen exerzieren? Es gibt drei Bruchstellen, wo der Fehler aufgetreten sein könnte: Outlooks, Schnittstelle, Sharepoint. Vernünftige Logs oder Fehlermeldungen erhält man ja auch nicht. Es klappt einfach nur nicht und das ist das Problem. Bei einer eigenständigen Software kann man schneller sagen, "ja, liegt am Client" oder "liegt an der DB".

 

Bitte nicht falsch verstehen, das hier ist kein Gemeckere, sondern soll nur aufzeigen, warum ich nach einer anderen Lösung suche. Sharepoint und der O365 Support sind keinesfalls schlecht.

 

Gruß, -nin

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Moin,

 

okay - du verstehst, was ich oben gemeint habe? Anscheinend habt ihr ja schon sehr genaue Vorstellungen von Anforderungen und Prozess. Da können wir jetzt noch eine Weile so weitermachen, dass jemand einen Produktnamen in die Runde wirft und du sagst "nee, passt nicht". Aber das dürfte wenig bringen.

 

Zielführender dürfte sein, dass du das definierst, was wirklich benötigt wird und damit auf eine gezielte Suche gehst. Vermutlich ist ein Forum dafür dann nicht mehr das richtige, aber der Gießkannenfaktor reduziert sich deutlich.

 

Gruß, Nils

 

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