Missbrauch: Exchange als Dokumentenablage

[Hippo 11]

Hallo,

ich habe mal folgende Frage zu einem bestehenden Problem mit der Größe, der Anzahl und dem Umgang mit einem E-Mail System. Das Problem ist, dass der E-Mailserver (Exchange 2007, für ca. 100 Mittarbeiter, 130 Postfächer) als „zentrale Dokumentenablage„ missbraucht wird. Es gibt keine Größenbeschränkung der Postfächer und keine Empfangs- oder Versandbeschränkung (das Versenden und Empfangen von großen E-Mails wird benötigt). Da es noch keine E-Mailarchivierung gibt und die Mitarbeiter gefühlt jede E-Mail aufbewahren, ist ein Datenbankvolumen von 500 GB schon erreicht. Durch die Größe mancher Postfächer (10% haben Postfächer  >10 GB, das Größte ist ca. 30 GB groß) und die Größe der  Datenbanken wäre z.B. ein Restore schon sehr zeitaufwendig und da die Mitarbeiter oft über das Outlook (Version 2010) in Ihren E-Mails nach alten Sachen suchen, kommt es manchmal zu Verzögerungen im Outlook.

Das eine E-Mail Archivierungslösung benötigen ist klar, kann eine Archivierungslösung auch als Datenablage“ missbraucht werden oder bei dem geschilderten Problem helfen?
Wie geht Ihr mit einer großen Anzahl und einer großen Menge von E-Mails um bzw. wie könnte man so etwas lösen?

[NorbertFe 1.836]

Exchange an sich hat aber gar kein Problem mit großen Postfächern. ;) Und ein Archivsystem löst ja auch nicht das Problem der Datenansammlung, sondern legt den Kram einfach in einem weiteren (zu administrierenden) System ab. Also eventuell einfach dem Exchange mehr Power und Platz geben und eventuell über grundlegende Einschränkungen nachdenken und den Leuten eine "einfache" Alternative für Datenaustausch usw. zur Verfügung stellen. Ist besser als Daten aus dem Exchange global wieder auszulagern. Jedenfalls ist das meine Erfahrung in dem Umfeld.

 

Bye

orbert

[Hippo 11]

Hallo Norbert,

 

mehr Platz wäre kein Problem, das System läuft unter VMWare in einem SAN. Mehr Power? Das System hat 10 GB RAM (welcher voll benötigt wird, was ja aber normal sein soll). Das sollte doch eigentlich langen, oder?

Ist die Größe der Postfächer wirklich kein Problem?

Eine Alternative zum Datentausch gibt es nicht wirklich. Die großen E-Mails kommen alle von außen und gehen nach draußen (immer wieder unterschiedliche Adressen) und die Benutzer wollen die Nachverfolgbarkeit der Daten anhand der E-Mails.

 

Um die DBs kleiner zu halten (z.B. wegen Wiederherstellung)  könnte man doch über eine Auslagerung aller "alten" E-Mails in ein Archivierungssystem nachdenken. Archivierung wird sowieso benötigt und ich könnte den Exchange Server entlasten. Ich habe mir zwar noch kein  Archivierungssystem angeschaut, aber ich denke sie werden meinen Ansprüchen (alles was älter ist als ... wird archiviert, Suche im Archiv, Integration ins Outlook, Rechte vergabe möglich, ...)  genügen.

[NorbertFe 1.836]

Hallo Norbert,

 

mehr Platz wäre kein Problem, das System läuft unter VMWare in einem SAN. Mehr Power? Das System hat 10 GB RAM (welcher voll benötigt wird, was ja aber normal sein soll). Das sollte doch eigentlich langen, oder?

10GB? Bisschen wenig würde ich sagen. Setz mal 16-24GB. Und ja, auch die wird sich der Exchangestore greifen, aber es wird definitiv weniger zäh.

Ist die Größe der Postfächer wirklich kein Problem?

Kein grundsätzliches jedenfalls. Exchange 2010 und später gehen ja noch deutlich weiter. Exchange 2007 ist allerdings auch nicht mehr das jüngste System, da sollte man generell eher mal an ein Update denken.

 

[qzite]Eine Alternative zum Datentausch gibt es nicht wirklich. Die großen E-Mails kommen alle von außen und gehen nach draußen (immer wieder unterschiedliche Adressen) und die Benutzer wollen die Nachverfolgbarkeit der Daten anhand der E-Mails.

 

Dafür gibt's Lösungen.

http://www.zertificon.com/produkte/grosse-dateien-sicher-uebertragen/

 

Wäre eine. Aber da gibt's jede Menge von. ;)

 

 

Um die DBs kleiner zu halten (z.B. wegen Wiederherstellung)  könnte man doch über eine Auslagerung aller "alten" E-Mails in ein Archivierungssystem nachdenken. Archivierung wird sowieso benötigt und ich könnte den Exchange Server entlasten.

Warum denkt eigentlich jeder, dass der Exchange entlastet werden müßte? Wieviele Datenbanken hat dein System? Splitte die ggf. auf, dann geht die Wiederherstellung im Fehlerfall auch schneller pro DB.

 

Ich habe mir zwar noch kein  Archivierungssystem angeschaut, aber ich denke sie werden meinen Ansprüchen (alles was älter ist als ... wird archiviert, Suche im Archiv, Integration ins Outlook, Rechte vergabe möglich, ...)  genügen.

Kann ich nicht sagen. ;)

 

Bye

Norbert

[RobertWi 81]

Moin,

 

die Entwickler haben die Systeme für bestimmte Postfächgrößen ausgelegt und darauf optimiert. Das betrifft besonders Outlook und den Cache-Mode, ist aber auch in Exchange z.B. für den Content Index zu:

 

Ex 2007 / Ol 2007: 2 GB

Ex 2010 / Ol 2010: 10 GB

Ex 2013 / Ol 2013: 100 GB

 

Größere Größen sind aber möglich, nur eben nicht optimal.

[Hippo 11]

Danke für die Infos.

Kommuniziert Microsoft eigentlich auch Postfachgrößen für jede Exchange Version.

Ein offizielles Statement zu den Größen der Mailboxes und der Exchange Version von MS würde ein Update-Prozess des Exchange Servers sehr beschleunigen. Gibt es so was?  

[RobertWi 81]

Das Problem hierbei ist, dass es eigentlich keine einfache Zahl gibt, da hierbei die Exchange-Version und die Outlook-Version und der Cache Mode eine Rolle spielt.

 

Bei Outlook 2007 ist es z.B. empfohlen, dass die OST-Datei nicht größer als 2 GB wird. Bei Outlook 2010 taucht z.B. hier die Zahl von 10 Gb auf. Und manchmal ändert sich das sogar mit Service Packs. Ab 2010 ist die Größe standardmäßig auf 50 GB begrenzt.

 

Exchange 2010 kann dagegen problemlos 100 GB halten - via OWA und Online-Mode. Für den Server sind die Veränderungen viel wichtiger, als die Bestandsdaten.

 

Und die Anzahl der Elemente spielt auch noch eine Rolle, hier gab es zwischen den Outlook-Versionen auch Unterschiede (2007 20k pro Ordner, 2010 100k pro Ordner).

 

Für 2013 habe ich keine offizielle Quelle gefunden, die Zahlen stammen von einer Konferenz.

 

 

[NorbertFe 1.836]

Eventuell interessant:

http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2005/03/14/395229.aspx

It's item count, not size, that matters

 

First, it's not the size of the mailbox that impacts performance - it is the number of items in the folder or folders that are being accessed on the server. In particular, performance is largely influenced by the number of items in the most commonly used folders: Calendar, Contacts, Inbox, and Sent Item folder.

Bye

Norbert

[RobertWi 81]

Den hatte ich auch in der Hand, der bezieht sich allerdings auf Ex 2003 und beim Itemcount ist wirklich deutlich was passiert.

[NorbertFe 1.836]

Ja, aber das Problem ist ja nicht anders geworden, sondern nur die Grenze ging immer weiter nach oben. ;)

[Hippo 11]

Danke noch mal für die In- bzw. Output.

[iDiddi 27]

Ergänzend dazu (für EX2007):

 

http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc535025(v=exchg.80).aspx

 

Und hier eine Übersicht bis EX2010:

 

http://503sayhelo.wordpress.com/2012/07/04/folder-item-limits-for-various-versions-of-exchange/

bearbeitet 5. November 2013 von iDiddi

[RobertWi 81]

An dem Itemcount würde ich mich nicht so sehr aufhänge. In Deutschland arbeitet man eher mit vielen Ordnern (altes Ablagesystem) und relativ wenig Dateien pro Ordner.

 

Der Itemcount ist in Nordamerika viel wichtiger, wo die Leute alle Mails eines Jahres oder eines Projektes in einen Ordner werfen und dann die Suchfunktion nutzen.

 

(Das ist auch der Hauptgrund, warum die Suchfunktion immer besser wird, Outlook bis heute aber keine Vererbung von Ordnerberechtigungen kann.)

[iDiddi 27]

Ich kenne aber auch viele Benutzer, die alles im Posteingang lassen und dann Suchordner benutzen.

Da gab es in der Vergangenheit (wohlgemerkt noch mit OL2003) auch schon Performance-Probleme.

bearbeitet 6. November 2013 von iDiddi