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SvenHe

Outlook Abwesenheitsassistent

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Hallo,

 

bin grad über den Abwesenheitsassistenten in Outlook gestolpert. Kann es sein, das die Notiz nur jeweils einmal pro Absender verschickt wird?

Hab ein bisschen rumprobiert und , pro Mail-Account kam nur eine Notiz zurück, danach nichts mehr...kann man dies irgendwo einstellen/abschalten?

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Hi.

 

Bzw. es ist auch der Sinn der Sache, dass nur eine Benachrichtigung verschickt wird.

 

Es reicht doch, wenn der Absender einmal die Nachricht bekommt, dass der Empfänger sich derzeit in der Sonne aalt, und in den nächsten 14 Tagen nicht bereit ist auf E-Mails zu antworten ;)

 

Wenn du dagegen dem Absender auf den Wecker gehen willst, dann erstelle doch einfach eine Regel in Outlook.

 

Ansonsten gilt zum Abwesenheitsassisten das von weg5st0 gesagte. Im internen Netz sinnvoll, extern Finger weg davon.

 

LG Günther

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ok, danke euch beiden für die Ausführungen...die eigenen Outlook-Erfahrungen wieder um eine Keynote erweitert =)

 

Es reicht doch, wenn der Absender einmal die Nachricht bekommt, dass der Empfänger sich derzeit in der Sonne aalt, und in den nächsten 14 Tagen nicht bereit ist auf E-Mails zu antworten

Eigentlich hast du damit Recht, allerdings haben wir ein paar "hyperaktive" Kunden, die nach einer Woche vergessen, das die Kollegin drei Wochen im Urlaub ist :)

Hier wären zumindest wöchentliche Reminder sinnvoll (imho) ... andererseits ist CRM nicht immer Sache der IT ;)

 

Aber ohne irgendwelche Aggressionen lostreten zu wollen, was spricht gegen die Abwesenheitsnotizen? Gibts es Bedenken bzgl. der Sicherheit (Thema Spam), oder sinds eher persönl. Erfahrungen eurerseits? Hier werden sie recht gerne eingesetzt...

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ohne irgendwelche Aggressionen lostreten zu wollen,...

 

Keine Angst - dazu braucht es mehr...

 

1. Abwesenheiten sind nicht kundenfreundlichen - dem Kunden kann es egal sein wann wer Urlaub hat. Es müssen bei euch Stellvertretungen definiert werden und die schauen dann auch ins Postfach. Auf dem Post oder Faxweg bleibt das ja auch nicht bis nach dem Urlaub liegen, oder wird gar an den Kunden zurück geschickt. Es kann auch nichtr Aufgabe des Kunden sein, herauszufinden, wer wen vertritt.

 

2. weitere Gründe als Zitat von obiger Website:

 

# Datenschutz

Auf den ersten Blick wird der gute Absender freundlich darüber informiert, dass der Empfänger nicht da ist. Wie steht es aber damit, dass nun jeder weiß, wann der Mitarbeiter wieder zurück kommt. Möchten Sie wirklich diese Information an jeden geben ?.

In vielen Meldungen finde ich auch Hinweise auf interne Server, Stellvertreter und ganze Rufnummernlisten. Darüber freut sich jeder Vertrieb und Wettbewerber, wenn interne Strukturen einer Firma so einfach offen gelegt werden. Und der Headhunter weiß auch, wen er noch anrufen kann.

# private Sicherheit

Sie achten in der Regel nicht darauf zu bestimmen, an wen Sie einen solchen Hinweis senden. Sie können es auch gar nicht steuern, wer diese Mails erhält. Wenn Sie noch schreiben, wo Sie sind, dann kann ich mir als fremde Person überlegen, wann ich mir ihre Wohnung genauer anschauen.

# Schleifen

Es besteht die Gefahr von Schleifen, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird und die Gegenseite ebenso antwortet (z.B. Quittungen) und Exchange nicht erkennen kann, dass es keine "echte" Nachricht, sondern nur eine Statusinformation ist. Klassischer Fall: Sie senden eine Nachricht an ein Postfach bei T-Online, welches aber schon zu 2 MByte gefüllt ist. T-Online sendet ihnen nun eine "neue" Nachricht, mit den Informationen. Exchange wird diese Mail sofort wieder an.... den Rest können Sie sich denken.

# Unzustellbar und Spam

Wie erhalten sicher auch unerwünschte Mails. Hier gibt es gleich zwei Probleme. Der Spammer kann die Rückantwort verwerten und damit seine Adressbestände aktuell halten. Meist gewinnt er sogar neue Adressen, nämlich die ihrer Kollegen. Andererseits wird der Spammer vielleicht andere Adressen als Absender verwenden. Dann werden Sie selbst quasi zum Spammer oder ihr Mailserver versucht die Mails mehrfach zu senden bis er es irgendwann aufgibt. Aber auch so kann man Queues im schlimmsten Fall lahm legen.

# Newsletter

Wenn Sie sich in Newsletter eingeschrieben haben, dann können Sie ermessen, wie es mir beim Versand einer Rundmail geht: Auf ca. 5-10% aller Mails bekomme ich eine Rückmeldung. Andere Firmen lehnen diese Antworten ab, oder löschen diese. Es ist auf jeden Fall zusätzliches Verkehrsaufkommen beim Versender.

# Mailinglisten

Analog gibt es Mailinglisten, bei denen Sie sich einschreiben können. Sie erhalten eine Kopie jeder Mail, die jemand anderes an die Liste sendet. Und nun sollen Sie sich vorstellen, wenn jede Mail an sie mit einer neuen "Abwesenheit" beantwortet wird. Selbst wenn es nur eine Mail ist wird eine Mailingliste durch die Menge als Teilnehmern auch belastet.

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Vielen Dank für die Infos, den obigen Link hatte ich glatt übersehen (dachte wohl, das es zur Signatur gehört) ... werd mir die Sache einmal zur Gemüte führen und ggf mit den Kollegen drüber diskutieren.

Danke euch beiden bis dahin.

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