Mail-Ablage mit DB-Infos

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Hallo liebe Community,

 

ich stehe schon seit einiger Zeit vor einem Problem, wofür ich noch keine gescheite Lösung gefunden habe, obwohl ich mir sicher bin, das ich nicht der einzige mit dem Problem bin.

 

Ist-Zustand:

Es geht um ein simples Ablageverfahren. Wir haben ca. 400 Kunden (teilweise auch "sehr kleine" Kunden). Jeder dieser Kunden hat einen Ablageordner im Bereich "öffentliche Ordner".

Die E-Mails kommen zur Zeit in einem zentralen Postfach an und werden von dort manuell verteilt und in die zugehörigen Kundenordner abgelegt.

 

Dies soll nun (zum Glück) umgestellt werden. Es soll ein Mailrouting eingestellt werden, bei dem jeder Benutzer die an ihn gerichteten Mail automatisch zugeschickt bekommt.

 

Das große Problem ist nun die Ablage in die Kundenordner, die jetzt automatisch geschehen soll.

 

Dazu habe ich schon viel im Internet gesucht, habe aber noch nicht das passende Tool gefunden. Ich habe MAPILabs gefunden, welches aber nicht zufriedenstellend ist, da ich dort ca. 3000 Regeln einpflegen muss. Denn es muss leider aus verschiedenen Gründen eine Regel für jede Absenderadresse erstellt werden.

 

!!! Hierzu habe ich eine Datenbank angelegt (MDB-format) dort sind Adressen, Kundenname und Ablageordner eingetragen.

 

SOLL-Zustand:

Die E-Mails sollen bei Eingang automatisch in den zugehörigen Ablageordner kopiert werden und anschließend zum Empfänger geroutet werden.

 

Die Ablage vor dem Routing soll doppelte Ablagen verhindern, und auch das zuverlässige Ablegen sicherstellen.

 

Ich dachte hier an ein Script, welches die Absenderadresse ausließt und dann in der Datenbank schaut welcher Ordner dazugehört. Anschließend soll die Mail dann dorthin kopiert werden.

 

Leider bin ich noch schlechter als ein Anfänger um so ein Script zu schreiben. Die Adresse kann ich bereits aus einer markierten E-Mail auslesen und könnte diese dann verschieben oder kopieren. Allerdings soll es ja bei Ankunft geprüft werden und auch auf dem Server stattfinden. Mein bisheriges Script läuft auf dem Client nach Aufruf des Makros.

 

Hat hier vielleicht jemand eine Idee, wie ich so ein Script schreiben und dann in den Exchange-Server einbinden kann? Oder kennt vielleicht sogar jemand ein Tool, AddOn/AddIn, welches so etwas kann? Ich stehe zurzeit etwas Ratlos da und bin für jede Hilfe überaus dankbar.

 

Lieben Gruß

Dependent

[LukasB 10]

Ich würde in einem solchen Fall eine Firma hinzuziehen welche Erfahrung hat im Entwickeln von solchen Exchange-Erweiterungen.

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Ich würde in einem solchen Fall eine Firma hinzuziehen welche Erfahrung hat im Entwickeln von solchen Exchange-Erweiterungen.

 

Hallo,

 

ja, das wäre mir auch lieb, aber leider passt das nicht in das Budget und mein Chef möchte am liebsten alles kostenlos haben.

 

Ist es denn generell möglich die Daten aus der MDB-Datei auszulesen und diese in dem Outlook-/Exchangescript zu verwenden?

 

Wie kann ich dieses Script zum Exchange Script machen?

 

Gruß

Dependent

[NilsK 2.795]

Moin,

 

mal abgesehen davon, dass ich deine Beschreibung nicht recht verstehe, ist die Aufgabe a) für einen Anfänger viel zu komplex, b) viel zu individuell, als dass ich erwarten würde, eine fertige Lösung zu finden und c) so beschaffen, dass sie für mich nach einem grundlegenden Designfehler klingt.

 

Auf mich macht das den Anschein, als hättet ihr euch einen bestimmten Umgang mit Mail angewöhnt, der früher mal passte, euch jetzt aber zu aufwändig ist. Statt euren Umgang grundlegend zu überdenken (und sich noch einmal Gedanken über die tatsächlichen Anforderungen zu machen), wollt ihr ihn automatisieren. Ich habe schon häufiger "Lösungen" dieser Art gesehen, die unglaublich viel Umstand und Aufwand verursacht haben (z.B.: Wer soll das wie troubleshooten, wenn es zu Problemen kommt?).

 

Gruß, Nils

[departuredHome 10]

Vielen Dank erstmal für die bisherigen Antworten.

Ich kann dir da weitestgehend recht geben! Auf so einer Struktur lässt sich schwer aufbauen.

 

Vielleicht habt ihr ja ein paar Tipps, wie man eine Ablage gestaltet, in der Man leicht E-Mails wiederfindet.

Eckdaten sind:

 

ca. 400 Kunden.

ca. 20 Lieferanten

ca. 100 Interesenten.

 

Es handelt sich hierbei übrigens um die Ablage für Kundensupport:

ca. 5-15 Supportfälle pro Tag (laufende Nummer) bisher bei ungefähr 13800.

 

Lieben Gruß

Dependent

[LukasB 10]

OTRS z.B. als Gratisvariante für Ticketing-Systeme.