Unabhängig der hier aufgeworfenen Fragen sind insbesondere folgende Auflagen von deutschen Unternehmen beim Outsourcing von E-Mail Servern zu beachten:
Daten müssen im Inland gelagert werden:
Daten müssen im Inland gelagert werden:
Die Archivierung von (E-Mail-)Daten in grenzüberschreitenden Clouds hat bzgl. steuerlich relevanter Aufzeichnungen Bedeutung, da diese gesetzlichen Auflagen zur Folge grundsätzlich IM INLAND ZU FÜHREN UND AUFZUBEWAHREN SIND. Auf Antrag kann die zuständige Finanzbehörde nach dem zum 01.01.2009 bewilligen, dass die Dokumente in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums mit Amtshilfeübereinkommen (EWR) archiviert werden. Die ausländische Finanzbehörde muss zustimmen, und die deutsche Finanzbehörde muss auf die Dokumente zugreifen können. Steuerrechtliche Unterlagen dürfen außerhalb des EU/EWR-Raumes nach Bewilligung der Finanzbehörde nur aufbewahrt werden, wenn das Aufbewahren im Inland für den Steuerpflichtigen Härten mit sich brächte und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird.
Verpflichtung zur rechts- und revisionssicheren Langzeitarchivierung:
Zudem müssen nach dem Handelsrecht Buchungsbelege und Handelsbriefe im Inland aufbewahrt werden. Es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 bzw. 10 Jahren. Ein explizites Verbot zur Nutzung eines Cloud Archiving besteht nicht.
Weiterhin:
Zudem sind aus Sicht eines IT-Verantwortlichen dringend weitere Fragen zu klären, z. B. wie lange Backups überhaupt vorgehalten werden. Dies ist insbesondere bei ggf. erforderlichen Postfachwiederherstellungen wichtig, falls mal etwas versehentlich gelöscht wurde, was aber erst drei Monate später auffällt. Ebenso wäre es interessant zu wissen, ob der Support von Exchange Online (einzelne!) Daten auch selektiv wieder im Postfach herstellen kann. Denn was nutzt es, wenn aufgrund der Wiederherstellung eines Postfachs alles auf dem alten Datenstand ist!
Etc. etc.
Grüße
A. Kleiner
smartHosted Exchange