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DMS oder Ticketsystem für eine Artikelhistorie


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Hallo zusammen,

 

ich habe mal eine Frage der anderen Art :-)

Wir setzen in unserem Betrieb ca. 50 MA noch kein DMS ein.

Im Grunde genommen gibt es aber Bedarf dafür.

 

Nun frage ich mich, ob Ihr evtl. schon mal folgendes in einem DMS abgebildet habt, obwohl ich der Meinung bin, dass das eher ein Ticketsystem sein müsste.

 

Es ist bei uns eine Anweisung, wie unsere MAs, die direkt am Produkt tätig sind eine Artikelhistorie zu führen haben. Für mich eine Vergewaltigung.

Folgendes:

 

Die User müssen ein Word-Dokument, das eine Vorformatierung hat (docx!) nehmen und darin in tabellarischer Form nachhalten, was mit dem Artikel passiert ist.

Zum Beispiel: Am Datum xyz Freigabe vom Kunden erhalten usw.

Jetzt kommt aber der Klopper. Die User betten in das Dokument EML, PDFs und Bilder ein!

Irgendwann bekommt die IT :cool: einen Anruf, dass die Dokumente FURCHTBAR LANGSAM ÖFFNEN oder sich allgemein merkwürdig verhalten.

 

Und hier kommt mein Ansatz, ich sage den Usern, das eine solche Vergewaltigung von Word-Dokumenten nicht vom Hersteller vorgesehen ist und verweigere jeglichen Support dazu.

Solche Informationen gehören in eine Datenbank. Aber welches System? Das DMS würde evtl. zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, aber ich bin mir nicht sicher, ob man die Vorgehensweise in einem DMS so abbilden könnte.

 

Was schlagt ihr vor?

 

Lieber mal ein Ticketsystem (Aus meiner Sicht das, was die mit den Word-Dateien machen) oder DMS, wo ich nicht weiß, ob man so eine Art Ticket-System mit abbilden kann, was uns aber

Im Bereich des Papier-Wesens sicherlich auch viel Arbeit abnehmen könnte.

 

Gruß, -nin

Edited by -nin
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Klingt eher nach einem ERP / Warenwirtschaft oder CRM.

 

Ein DMS ist eher eine Verwaltung für Dokumente. D.h. ein Dokument hat einen Status (Draft) und es gibt Freigaben und andere Prozesse.

Ein Ticketsystem hat auch eher andere Ziele. Hier werden Vorgänge und keine Artikel dokumentiert.

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In unserem ERP-System lässt sich das so nicht abbilden. Würde ich auch da auch gar nicht sehen.

Das wäre ja schon im Prinzip eine Anpassung für ein solches System.

 

Prinzipiell sind das ja Vorgänge, die die dort Niederschreiben, Das kann halt von Artikel erstellt bis hin zu Reklamation etc. gehen.

 

Im DMS stelle ich mir vor, dass die Dokumente, ja auch durchsucht werden können. In einer Word-Datei geht das durchsuchen von EML, PDF etc. nicht.

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Ich würde bei den Prozessen anfangen.

Wann werden von wem welche Dokumente verarbeitet. Wo muss was mit den Dokumenten oder Aufrägen passieren?

Dann hat man Anforderungen an ein Tool, egal ob es ein CRM System, ein DMS System oder sonst etwas wird.

 

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Mir ist die Anforderung nicht ganz klar, da geht es mir wie @Dukel. Geht es um die Produkthistorie oder um die Kundenhistorie oder um was genau? Die Formulierung "direkt am Produkt tätig" ist ein wenig diffus...

Wenn's einfach sein soll, wäre ein WIki vielleicht nicht ganz falsch, aber da sind zu viele Anforderungen unklar.

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Posted (edited)

Mahlzeit,

 

also ich versuch's noch mal genauer:

 

Zu jedem Artikel gehört bei uns ein Word-Dokument.

Darin eine Tabelle, die immer zeilenweise (mit Datum) fortgeführt wird.

Zum Beispiel:

 

Artikel 500.00334.docx

01.01.2018 | Kunde möchte Abwandlung von Artikel xyz. Siehe Mail [eingebettete E-Mail im msg-Format]
21.03.2018 | Kunden darüber informiert, dass Serienphase beginnt
25.03.2018 | Kunden über Beschädigung informiert [eingebettete E-Mail] [mehrere eingebettete jpg's]

 

Artikel 120.3155.docx

...gleiches Spielchen wie oben 

 

Im Prinzip sehe ich hier eine klare Datenstruktur. Gehen wir mal von einem Ticketsystem aus.

Ich müsste so eine Art Case-Kopf-Anlegen können, unter dem ich dann die Tickets sammeln könnte:

 

Kopf: 500.00334

darunter dann die einzelnen Tickets zum Artikel:

01.01.2018 - Text - Anhänge

 

Wenn wir jetzt mal genau überlegen, dann ist das hier theoretisch gar nichts was zum MCSEBoard-Thema passt.

Das wäre eher schon ein Thema für die Anforderungen an eine spezielle Software. Eventuell in einem anderen Forum, das mir jetzt nicht bekannt ist.

Ich versuche eine Richtung zu finden, in die ich mich orientieren kann um das Thema näher zu verfolgen.

Insgeheim würde ich mir wünschen, dass das obere Prozedere mit einem DMS abzubilden wäre, weil es für uns das wertvollere System wäre.

 

Übrigens mit "direkt am Produkt tätig ist" meine ich, dass das der Projekt-Manager bis hin zum QSler sein können, die sich in den docs verewigen.

Edited by -nin
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Das ist doch das, was ein klassisches CRM kann - Habt ihr einen guten Partner für solche Lösungen vor Ort bzw. habt ihr jemanden?

 

Heute muss sowas ja nicht mehr zwingend vor Ort sein...

 

Und um es mit Nils zu sagen - Anforderungen definieren, das hast du ja im Post davor getan.

Frage ist - wie wird der Artikel verkauft, wie erfolgt der Versand, Rechnungsstellung, Garantie, RMA-Abwicklung?

Da gibt es bestimmt was fertiges, das für euch passt.

Eingebettete Mail ist übrgens per se Mist....

  • Like 1
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vor 5 Stunden schrieb -nin:

Zu jedem Artikel gehört bei uns ein Word-Dokument.

Darin eine Tabelle, die immer zeilenweise (mit Datum) fortgeführt wird.

Da fängt der Fehler im System glaub schon an :-)

  • Haha 1
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