Auflösen von öffentlichen Ordnern - neue Struktur aufbauen

[phatair 38]

Hallo zusammen,

 

wir nutzen noch einen Exchange 2010SP3 und bisher gibt es einige gewachsene Strukturen was öffentliche Kalender angeht.

Kurz zusammengefasst:

- Termine werden in Räumen gebucht, werden danach aber noch in einen öffentlichen Kalender "Termine" kopiert (um eine globale Übersicht aller Termine zu haben). Organisator, Betreff und Infos sind für alle sichtbar

- Abwesenheiten werden ebenso in einem öffentlichen Ordner eingetragen, dies passiert automatisch über unser ERP System in dem Urlaub usw. gebucht wird. Sie sind aber nicht im eigenen Kalender enthalten

- daher ist der persönliche Kalender oft nicht richtig gepflegt und somit laufen Einladungen ins leere, weil der Kalender zwar frei anzeigt aber der Kollege doch einen Termin hat

 

Mir gefällt das alles nicht so wirklich und würde daher gerne eine saubere Struktur aufbauen. 

Ich habe mir jetzt folgendes überlegt und würde gerne eure Meinung dazu wissen

1. der öffentlichen Ordner Termine wird abgeschafft. 
   • Besprechungen die in Besprechungszimmer stattfinden werden mit den Räumen gebucht. Will man eine Übersicht aller Besprechungen, lege ich mir die Räume Kalender einfach übereinander
   • Die Kalender werden mit -DeleteSubject $True -AddOrganizerToSubject $True so konfiguriert, dass nur noch der Organisator für alle sichtbar ist
   • Wenn eine Bewirtung in der Besprechung benötigt wird, muss ein User "Catering" für die Besprechung mit eingeladen werden (damit das Catering eine Übersicht hat, wer alles an der Besprechung teilnimmt und die Bewirtung einschätzen kann
   • FRAGE: Bisher werden in den öffentlichen Kalender auch Termine eingetragen, die keinem Raum zugeordnet sind (z.B. Kunde XY ist im Haus oder befindet sich in Halle 2). Habt ihr eine Idee wie man solche "Termine" eintragen/managen könnte?
2. der Ordner Abwesenheiten soll laut der Geschäftsführung weiterhin bestehen bleiben. 
   • FRAGE: ich würde aber gerne die Einträge auch in die persönlichen Kalender bekommen. Dazu bräuchte ich doch nur einen User der die Berechtigung hat in alle persönlichen Kalender zu schreiben. Dann könnte das ERP System auch die entsprechende Abwesenheit in den persönlichen Kalender schreiben, oder?

 

Vielen Dank schon mal.

Gruß,

Steffen

[v-rtc 81]

Moin Steffen,

 

Du hast aber viel vor dieses Jahr :-).

 

Du kannst ja Raumpostfächer anlegen und die in einer Raumliste anbieten, funktioniert und ist relativ einfach. So sieht jeder der einen Termin plant, welchen Raum er nutzen kann.

 

Das mit den Externen wird bei uns über ein Abteilungskalender organisiert...

 

Kann Euer ERP niemanden zu Terminen einladen?

 

Grüße

[phatair 38]

Ja, es gibt so einiges zu tun bei uns :)

 

Unsere Raumpostfächer sind schon in einer Raumliste zusammengefasst. Die User können somit über die Raumsuche die Raumliste auswählen und sehen alle Besprechungszimmer.

Soweit ich den momentanen öffentlichen Ordner "Termine" verstehe, geht es nur darum eine Übersicht über alle vorhandenen Termine zu haben (ohne das man jetzt aktiv einen Raum benötigt).

Diese Übersicht habe ich ja, wenn ich mir alle Räume in meinem Outlook hinzufüge und dann übereinander lege. 

 

Wie meinst du das mit dem Abteilungskalender? Ist das dann ein öffentlicher Kalender und dort werden solche Besuche eingetragen oder wie muss ich mir das vorstellen?

 

Über unser ERP System möchte ich nicht so viele Worte verlieren.... es ist kein SAP, MS Dynamics, Infor oder ähnliches und was Anbindungen angeht sehr eingeschränkt...

Im ERP werden keine Termine oder ähnliches geplant - das läuft alles über Outlook/Exchange. Im ERP wird nur das Zeitmanagement geführt und somit auch Urlaub, Dienstreisen usw. gebucht. Diese Info hätte ich dann eben gerne im persönlichen Kalender, damit das auch dort korrekt gebucht und geblockt ist.

[phatair 38]

Also es gibt noch 1 konkrete Frage. Vielleicht kann mir hier noch jemand einen Tipp geben.

 

Wie realisiere ich am besten einen Kalender, der bestimmte Ereignisse/Besprechungen beinhaltet?

Bei uns werden z.B. Reisen auch in den öffentlichen Ordner eingetragen. Nun könnte ich doch hergehen und für Reisen ein Ressourcenpostfach erstellen. Dieses füge ich als optionalen Teilnehmer bei Reisen hinzu. Somit habe ich weiterhin eine Übersicht über alle Reisen. Mitarbeiter die diese Info benötigen können sich den Kalender dann anschauen.

Das gleiche könnte man für andere Ereignisse machen.

 

Wäre das ein komplett falscher Weg?

 

[v-rtc 81]

Abteilungskalender ist ein Postfach bei uns, da wir keine ÖO nutzen. Beim alten AG waren es ÖO. Hab aber vor kurzem hier gelesen, dass es keine Kalender mehr geben wird in Exchange. Vielleicht kann da noch einer etwas dazu sagen?

 

Was erwartet Ihr vom Kalender für die bestimmten Ereignisse?

[NorbertFe 1.799]

vor 21 Stunden schrieb v-rtc:

Hab aber vor kurzem hier gelesen, dass es keine Kalender mehr geben wird in Exchange. Vielleicht kann da noch einer etwas dazu sagen?

Aha, wo hast du das denn gelesen? Oder meinst du keine öo vom Typ Kalender im owa? ;) das würde deine Aussage etwas relativieren.

[v-rtc 81]

vor einer Stunde schrieb NorbertFe:

Aha, wo hast du das denn gelesen? Oder meinst du keine öo vom Typ Kalender im owa? ;) das würde deine Aussage etwas relativieren.

Ok dann war das nur im OWA? Dann hast Du es ja schon korrigiert, Danke.