Originalabsender beim Weiterleiten beibehalten

[ottotoc 0]

Hallo,

 

wir arbeiten hier mit Outlook 2007. Der Posteingang landet in der Zentrale, von dort aus wird verteilt. Das muß auch so bleiben, haben wir nach langer Diskussion festgestellt.

Wie ist zu erreichen, dass die mail, die den Endadressaten erreicht, noch den Originalabsender hat ?

Ich habe jetzt eine gute Stunde gesucht, aber entweder hat das Problem niemand bisher gehabt, weil die Lösung eine kleine Selbstverständlichkeit ist, oder das Anliegen ist einfach abwegig.

 

Ein Lösung würde ca. 30 Leute von einem jahrelangen Wursteln erlösen :-)

 

mfg Thomas

[RobertWi 81]

Moin,

 

wie verteilen die denn? Manuell? Drag&Drop? Outlook-Regel?

 

Aber im Prinzip suchst Du nicht "Weiterleiten", sondern "Umleiten". Manuell in Outlook kann man auch "Als Anlage weiterleiten" nutzen.

[matze-it 10]

Moin,

 

Als Anlage weiterleiten wäre m.E. auch richtig. Dann ist der Absender zwar nach wie vor die Zentrale, der MA hat aber die Originalnachricht.

 

Noch eine Möglichkeit: Die Zentrale bekommt Vollzugriff auf alle Postfächer und sortiert die dann dort entsprechend per Drag 'n' Drop ein.

 

Beides ist aber Murks. Darf man erfahren warum das so sein muss ?

[Daniel -MSFT- 129]

Öffentlicher Ordner wäre auch eine Alternative. Dort die Mails eingehen lassen. Die Zentrale verteilt die Mails, in dem sie jeder eingehenden Mail in dem Ordner eine Kategorie zuweist. Wenn jeder Anwender als eigene Kategorie angelegt ist, dann die Ansicht nach Kategorie umstellen und jeder klappt nur seinen Namen aus. Verteilen kann man dann auch per Drag&Drop. Umverteilen geht genauso. 

[ottotoc 0]

Hallo,

 

vielen Dank für Eure raschen Antworten. Wir sind ein kleiner Betrieb ohne richtiggehende Leitungsstruktur. Die Assistentin vom Chef hat ein Auge auf die Projektverläufe und sorgt für Querinformationen und bei Bedarf für Alarmmeldungen. Ist halt so mit dem Betrieb gewachsen.

Insgesamt ist das Problem noch ganz anders gelagert: Eine docuware-Installation wird als mail-Programm mißbraucht und quält alle mit umständlichen Hantierungen. Das Outlook wird derzeit nur für internen Verkehr genutzt sowie für Antwortmails nach außen (Vernküpfung mit der docuware). Außerdem generiert das docuware für jeden Vorgang eine automatische mail für jeden Vorgang, der einem Verantwortlichen zugeordnet wird und müllt die POstfächer zu. Es ist ein Graus.

Adressen/Kontakte werden zentral in der betrieblichen OfficeLine "gepflegt" und gelegentlich in das Outlook importiert. Was sich bei mir im Tagesgeschäft an Kontaktdaten auf dem Telefonino nebenbei ansammelt, wird mit dem outlook synchronisiert, gelangt aber nicht in die besagte OL.

Ich versuche jetzt, das Outlook erst einmal wieder als Kommunikationsknoten in den Sattel zu heben. Dazu möchte ich die Gründe, die für die docuware sprechen, so es geht, auflösen.

 

Das Problem ist, dass keiner von uns das Outlook richtig durchschaut hat und alle nur mit den einfachsten Funktionen herumwursteln. Die nächste Fragestellung ist dann die Nachverfolgbarkeit der Vorgänge. Ich habe schon gesehen, dass hierzu im Forum sicher viel zu finden ist. Ich muß mich halt mal einfummeln, um dann den "SySAdmin" vor mir her treiben zu können (nachdem ich dem Chef als seine Idee untergeschoben habe)

 

Meinen Posteingangsordner habe ich gleich erst mal freigegeben. Die Assistentin hat ihn gefunden. Wie kann sie sich die Posteingangsordner der Mitarbeiter so hinlegen, dass diese immer zu sehen sind um die eingegangenen Nachrichten hineinzukopieren ?

 

mfg Thomas

[Daniel -MSFT- 129]

Hi Thomas,

 

ganz ehrlich? Ich denke, ihr sucht eigentlich sowas wie ein CRM-System. Man kann Outlook und Exchange für eine Menge mißbrauchen aber ich würde das nicht für so zukunftsfähig halten, was Du da vorhast. Schau Dir mal für kleine Umgebungen den Business Contact Manager an. Der ist auch netzwerkfähig. Oder gleich ein richtiges CRM-System wie CRM Online, Salesforce, etc.

 

Have fun!
Daniel

bearbeitet 27. Juni 2014 von Daniel -MSFT-

[ottotoc 0]

@Daniel

 

Das klingt sehr gut. Ich habe nachgeschaut :

http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/erstellen-einer-neuen-farbkategorie-HA010014149.aspx?CTT=1

http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc179073(v=office.12).aspx

 

aber schlau werde ich daraus nicht. Gibt es eine Anleitung, die ich mit unserer Assistentin durchspielen kann ?

 

mfg Thomas

[Daniel -MSFT- 129]

Einfach einen öffentlichen Ordner erstellen, E-Mail aktivieren und die gewünschte Eingangsmailadresse zuweisen. Anonym und Standard braucht mindestens das Recht "Erstellen" auf dem Ordner, damit Mails von extern und intern eingehen können. Dann am Client den Ordner in die Favoriten in Outlook legen und die Ansicht umstellen auf "Nach Kategorien". Dann öffnest Du eine eingegangene Mail und weist ihr eine Kategorie zu. Dabei kannst Du für jeden User eine Kategorie erstellen. In der Ansicht erscheinen neu eingegangene Mails dann ohne Kategorie ganz oben. Für jede Kategorie, die eine Mail zugewiesen hat, siehst Du dann einen Eintrag, den Du auf- und zuklappen kannst. 

 

Probier es einfach mal aus. Du kannst es auch mit einem normalen Ordner in Deinem Postfach testen.

[ottotoc 0]

@Daniel

 

Hallo,

 

seitdem ich das Thema vom Zaun gebrochen habe, sind schon etliche Diskussionsrunden auf der Basis von Halb- und Unwissen gedreht worden. Gestern abend auch von 5 bis halb Acht nach einem ersten Anlauf am Nachmittag, statt Fußball zu gucken. Ich habe dann nach einer kurzen Recherche inLoox an die Wand geworfen, da wir auch in der Planung blind und ohne Werkzeug sind. Während ich hier tippe, schaut sich mein Gegenüber im Büro dieses inLoox an und ich höre immer mal kleine Begeisterungsausbrüche. Die von Dir genannten CRM sind sicher in der gleichen Richtung funktionell. Nun kann man sich mit uns über Anlagenbau quer Beet, Bergbautechnik, Spanholz, Windkraftanlagen Schalwagen für das Betonieren von Autobahntunneln und weiß der Geier was noch unterhalten, aber in der eigenen Organisation und der zugehörigen Schwachstromtechnik sind wir nicht so auf dem Laufenden. Unsere software-Betreuer leben ganz gut von unserem Unwissen. Das will ich jetzt aber Stück für Stück ändern. Mit dem großen Knall wird das nichts. Das ist ein Experiment am lebenden Objekt. Eine zukunftssichere Systemkonfiguration und -auswahl zu treffen, bedarf einer Qualifikation, die ich (noch) nicht habe. Ich sehe auch im Umfeld keinen, dem ich in dieser Hinsicht vertrauen würde. Unser Betrieb lebt zu guten Teilen von seiner Einzigartigkeit, da kann man keine fertige Lösung aus der Tüte einfach drüberstülpen. Und das der Zustand über die Jahre so eingetreten ist, macht mir unsere gegenwärtigen externen Dienstleister etwas suspekt.

 

mfg Thomas

[ottotoc 0]

@Daniel

So jetzt habe ich unseren hauseigenen Spezi mit der Lösung konfrontiert, der findet aber gleich einige Würmer in der Suppe

 

Ich hänge die Antworten als Datei an, da ich das Einfügen hier nicht gebacken bekomme.

 

Hat mein Kollege mit dem was er gegenhält recht oder sieht er das falsch ?

 

mfg Thomas

 

 

 

 

Vielleicht ist das eine Lösung.doc

[NorbertFe 1.799]

Also das mit den Rechten stimmt so wie es Daniel schreibt. Alles andere ist Ansichtssache.

[Daniel -MSFT- 129]

Wenn Anonym keine Erstellen-Rechte im Ordner hat, kommen keine Mails von extern an, weil sie unauthentifiziert sind. Probier es einfach aus, dann merkst Du, dass ich hier Recht habe.

 

Standard sollte auch mind. die gleichen Rechte haben, damit interne Anwender, die ja authentifiziert sind, auch an den Ordner senden können (wenn das denn gewünscht ist).

 

Jeder muss seine Kategorie nur einmal aufklappen, das merkt sich die Ansicht im Ordner. Der Kollege, der die Verteilung durchführen soll, kann die Mails einfach auf die zugeklappte Kategorie fallen lassen. Damit wird die Mail dort einsortiert.

 

Wenn die Angst ist, dass Mitarbeiter fremde Mails löschen, dann mach es mit Unterordnern statt Kategorien, dann kannst Du das rechtemäßig sauber trennen.

 

Jeder kann sich dann seine Mails aus seiner Kategorieliste oder aus seinem Ordner in seinen Posteingang ziehen.

 

Wobei ich nicht verhehlen möchte, dass ich die ganze Vorgehensweise für suboptimal halte. Du suchst etwas in Richtung CRM und Projektmanagement. Da sind die Outlook-Mittel ab Werk allein gewissen Grenzen unterworfen.

 

Also entweder den Workflow den Mitteln anpassen, die mit Outlook gehen oder ein anderes Tool oder Add-on finden, dass den gewünschten Workflow unterstützt.

[_Lars_ 0]

Weil ich gerade vor dem gleichen Problem stand:

- Outlook 2013

- Mitarbeiter macht Urlaub, möchte Postfach nicht freigeben sondern während Abwesenheit E-Mails weiterleiten

 

(wie RobertWi im zweiten Post schon schrieb)

Lösung: Outlook-Regel, "umleiten" statt "weiterleiten", dann bleibt der originale Absender erhalten

 

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Off-Topic:

"Der letzte Beitrag zu diesem Thema ist mehr als 180 Tage alt. Bitte überlege Dir, ob es nicht sinnvoller ist, ein neues Thema zu erstellen."

 

IMHO ist gerade das Gegenteil der Fall: warum die gleichen/selben Informationen auf zig Threads verteilen und zukünftigen Hilfesuchenden das Leben erschweren?

bearbeitet 5. Juli 2018 von _Lars_

[NorbertFe 1.799]

Weils oft genug Leute gibt, die "meinen" sie hätten die _selben_ Probleme und das stimmt oft nicht, bzw. hat man als Helfer auch nicht alle Threads auswendig im Kopf und will nicht alles nochmal nachlesen wollen. ;) Insofern hat das schon seinen Zweck der Hinweis.