Datenschutz im Unternehmen - Erklärungen - Formulare

[Mensch 10]

Hallo Leute,

 

ich bin gerade auf der Suche nach Infomaterial für Formulare und Formulierungen um Mitarbeiter im Unternehmen über Datenschutzrelevante Dinge zu informieren.

 

z.B.

Der Mitarbeiter muss über die Datenspeicherung der Postfächer wohl informiert werden, da hier teilweise auch private Nachrichten mit gesichert werden, was ja in gewisser Weise einen Eingriff in die Privatsphäre bedeutet.

 

Das selbe dürfte auch der Fall sein, wenn ich einen Spam-Filter einsetze, bei dem es vielleicht mal vorkommen könnte, dass private eMails der Mitarbeiter nicht ankommen.

Wir setzen einen automatisierten Spamfilter ein der soweit inzwischen sehr gut funktioniert und auch nur noch minimal Spam durchlässt. Wir haben ihn über 6 Wochen getestet und optimiert bis er endlich soweit war, dass er so gut wie keinen Spam mehr durchlässt und dennoch keine relevanten eMails ausschliesst. Dennoch ist es so, dass im Schnitt bei 20000 eMails mal zwei bis drei eMails privater Natur nicht an die Mitarbeiter zugestellt werden. Für uns als Unternehmen ist sowas vernachlässigbar, allerdings wurde uns mitgeteilt, dass wir den Mitarbeiter darüber in Kenntniss setzen müssten, dass wir überhaupt einen Spamfilter einsetzen und zudem, dass es dadurch passieren kann, dass private eMails mal nicht zugestellt werden.

 

Auch ist die weitergabe der Benutzerpasswörter ein Thema das diskutiert wird.

Die Geschäftsleitung will die Passwörter der Mitarbeiter sowohl für die Windowsanmeldung, dem Exchange-Konto und dem ERP-System an die jeweiligen Abteilungsleiter weitergeben. Inwieweit ist sowas denn rechtlich zulässig, bzw. was muss man hier tun um sich abzusichern?

 

In wieweit das alles korrekt ist weiss ich leider nicht.

Vermutlich gibt es noch viele andere Dinge die hier zu beachten sind.

 

Ich soll nun eine Erklärung für die Mitarbeiter aufsetzen, die möglichst Rechtsgültigkeit besitzt.

Hat irgend jemand von euch schon mal damit zu tun gehabt und kann mir hier weiter helfen? Ich stehe im Moment wie ein Esel vor dem leeren Wassertrog, bin ja kein Jurist oder sowas.

Was ist denn sonst noch zu beachten dabei?

 

Über Eure Hilfe würde ich mich sehr freuen.

 

Gruß

 

Andi

[Pretender 10]

Hallo,

 

als kleines Vorwort schon einmal von mir:

 

Juristische Beratung wirst du hier keine finden!

 

Nun zu deinen Fragen!

 

In eurem Unternehmen wird es doch sicher einen Datenschutzbeauftragten geben, oder? Diese Person müsste/sollte in Zusammenarbeit mit Dir und der Geschäfstführung ein Konzept erarbeiten.

 

Hierzu:

 

IHK Frankfurt am Main - Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

 

und

 

Datenschutzrecht

 

Beim Thema private E-Mails und SPAM lies dies hier bitte einmal:

https://www.gdd.de/nachrichten/news/anti-spam-leitfaden-des-bsi

 

Ansonsten ist der Anwalt Eures Vertrauens nicht die verkehrteste Person...

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Pretender

[olc 18]

Wie von Pretender schon gesagt, darf hier keine Rechtsberatung erfolgen. Nur soviel dazu: Einige Deiner angesprochenen Themen dürfen nicht so gelöst werden, wie Ihr es plant...

 

Folgende Seite hilft Dir beim Thema Datenschutz weiter: BDSG - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

 

Das BSI ist auch immer ein recht guter Anlaufpunkt, um sich solche Themen zu erarbeiten: IT-Grundschutz - Startseite

 

Gruß olc

[Squire 211]

BSI - IT Grundschutz ... beantwortet umfassendst all Deine Fragen und nicht nur die sondern auch alles was zum Betrieb eines Netzwerkes relevant ist

[marka 584]

Vielleicht hilft Dir das Angebot des Vereins "Deutschland sicher im Netz" weiter.

Hier ein Link direkt zu den Leitfäden für KMUs: https://www.sicher-im-netz.de/default.aspx?sicherheit/ihre/mittelstand/itverantwortliche/organisatorisches

[Mensch 10]

Vielen Dank für Eure Hilfe!

 

Die Links haben mir sehr weiter geholfen und ich bin nun etwas schlauer was dieses Thema angeht.

 

Jetzt werden wir erst mal versuchen das auch umzusetzen.

 

Gruß

 

Andi