Archivierung mit Office 365

[gfacek 0]

Hallo,

 

ich suche eine Möglichkeit E-Mails revisionssicher zu Archivieren. Bisher habe ich hierfür immer Mailstore verwendet, aber der Kunde wollte alles aus Microsofthand haben. Archivierung geht ja auch mit Exchange, nur ist die Frage, wie man das richtig einstellt.

 

Ich habe im Office 365 jedem Benutzer eine Lizenz für Exchange Online Archivierung spendiert.

In der Exchange-Verwaltung habe ich unter "In-Situ-eDiscovery und -Archiv" einen neuen Speicher mit Standardeinstellungen erstellt. Zumindest sind die Benutzer jetzt in der Lage, ihre E-Mails selbstständig mit Aufbewahrungstags zu versehen.

 

Hat jemand einen Tipp für mich, wie ich das revisionssicher einstelle?

 

Viele Grüße

Tobias

[NilsK 2.777]

Moin,

 

um "revisionssicher" zu archivieren, musst du für deinen Fall (also dein Unternehmen, die Branche ...) erst mal definieren, was bei einer Revision denn für Kriterien gelten. "Revisionssicher" ist kein Kriterium an sich.

 

Die Exchange-Archivierung ist zunächst eine Verdrängung, also Verlagerung von Daten in eine separate Mailbox, um die primäre Mailbox zu entlasten. Dazu dienen dann auch die Tags.

 

Das In-Situ-Archiv hingegen verhindert im Wesentlichen, dass der Anwender Mails löscht. Das bezieht sich aber immer nur auf die einzelne Mailbox (aber nicht etwa auf "alle ein- und ausgehenden möglicherweise geschäftsrelevanten Mails") und gilt ab dem Zeitpunkt, zu dem die Funktion aktiviert wurde. Ob das für die Anforderungen reicht, lässt sich von außen nicht beurteilen.

 

Gruß, Nils

[gfacek 0]

Hallo und vielen Dank für deine Antwort, Nils.

 

Unser Kunde sagt, ihm ist es nur wichtig, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails unverändert für 10 Jahre verfügbar sind, um im Streitfall mit diesen einen "Gesprächs"verlauf beweisen zu können.

 

Heißt das, dass die Archivierung bereits ab dem Zeitpunkt funktioniert, an dem ich das In-Situ-Archiv erstellt habe? Ich habe hier einfach nur ein neues angelegt und festgelegt, dass alle Postfächer durchsucht werden sollen. Oder muss ich noch etwas an den Aufbewahrungsrichtlinien anpassen?

 

Mit Office 365 scheint es ja nicht möglich zu sein, Journaling an eine E-Mail-Adresse des gleichen O365 Accounts zu aktivieren, oder?

 

Viele Grüße

Tobias

[NilsK 2.777]

Moin,

 

um alle ein- und ausgehenden Mails zu archivieren, brauchst du kein Mailbox- und kein In-Situ-Archiv, sondern eins, das sich an die Journaling-Schnittstelle anbindet. Soweit ich weiß, kann die dafür nötige Journaling-Mailbox selbst nicht in Office 365 liegen, sondern sie muss lokal sein, damit eine separate Archivlösung sie ausleeren kann.

 

Gruß, Nils

[gfacek 0]

Das habe ich fast befürchtet.

Ich habe mir überlegt, ein Postfach einer anderen Domäne die noch beim Provider zur Verfügung steht zu nutzen, und dann letzten Endes doch auf Mailstore zu setzen, um dieses Postfach abzurufen und lokal auf dem Server des Kunden zu speichern.

 

Nichts desto trotz sollte es doch irgendwie möglich sein, das In-Situ-Archiv mit den Aufbewahrungstags effektiv zu nutzen, oder? So wie ich das verstanden habe, sind In-Situ und Journaling zwei unterschiedliche Sachen?!

 

Viele Grüße

Tobias

[NorbertFe 1.799]

Ein Postfach in einer anderen Infrastruktur? Das klingt ja total revisionssicher. ;)

bearbeitet 31. Mai 2017 von NorbertFe

[gfacek 0]

Zumindest wirbt Mailstore damit rechtssicher/revisionssicher zu archivieren. Und eigentlich gibt es ja zwischendrin auch keine Möglichkeit die E-Mails zu bearbeiten.

Sie werden durch das Journaling an eine zweite E-Mail-Adresse weitergeleitet, welche beim einem renommierten Provider liegt und werden von dort direkt per POP3 abgeholt. Somit gibt es nun eigentlich keine Möglichkeit dort Veränderungen durchzuführen.

 

Oder sehe ich das falsch?

bearbeitet 31. Mai 2017 von gfacek

[NorbertFe 1.799]

WEnn dein Posteingang aber schon nicht der Anforderung genügt. Schliesslich schickst du die Mails eben aus einem System woanders hin. Und das wird ja wahrscheinlich übers Internet gesendet. ;)

[gfacek 0]

E-Mails werden doch zwangsläufig über das Internet gesendet, oder?  ;)

[Sunny61 772]

E-Mails werden doch zwangsläufig über das Internet gesendet, oder?  ;)

Aber nur wenn sie auch nach Extern gehen. :)

[NorbertFe 1.799]

E-Mails werden doch zwangsläufig über das Internet gesendet, oder?  ;)

Nochmal: Wenn ich eine Mail empfange oder sende, soll alles archiviert werden. Das kann zwangsläufig ja nur sichergestellt werden, wenn die Mails in einem System ankommen, was archiviert und nicht nur evtl. weitergeleitete Mails empfängt. Da können Mails verloren gehen oder einen anderen Timestamp besitzen usw. usf.

 

Wird's jetzt klarer?

[gfacek 0]

Ja, aber ich denke du meintest bei deiner ersten Antwort eher, dass es rechtlich schwierig wird, wenn der SMTP-Stream unterbrochen ist. Theoretisch könnten an jeder Zwischenstation (Exchange Online könnte über Transportrichtlinien manipulieren, Strato beim Eingang und Mailstore beim Abrufen) Manipulationen stattfinden. Aber das ist eigentlich im Interesse aller Parteien, dass dies nicht passiert.

[NorbertFe 1.799]

Nein, das meinte ich nicht mit meiner ersten Antwort. Sondern das, was ich geschrieben habe (in meiner zweiten Antwort)

[NilsK 2.777]

Moin,

 

das musst du auch nicht mit uns diskutieren, sondern mit jemandem, der das rechtlich beurteilen kann. Der Hinweis besagt nur, dass so ein Konstrukt Merkmale hat, die die Anwendbarkeit einschränken können.

 

Gruß, Nils

[Doso 77]

Wir machen einen ganz stumpfen Export in .PST Dateien. Ist nicht revisionssicher, dafür kostenlos mit dabei.