Abwesenheitsnotiz für Nutzer als Admin einrichten

[Doso 77]

Ich habe hin und wieder Anfragen das ich für Mitarbeiter X eine Abwesenheitsnotiz einrichten soll, weil er länger nicht da ist. Sei es Urlaub, Mutterschutz, längere Krankheit. Ich habe irgendwie Skrupel für einen Nutzer der nicht da ist sowas einzurichten. Ist ja immerhin das Postfach des Nutzers und das hat ja irgendwie was Privates. Ich habe es bisher einmal gemacht bei einem Nutzer der leider verstorben ist - aber das fühlte sich irgendwie total falsch an. Wir haben hier keine Vorgaben, die private E-Mail Nutzung ist soweit ich das beurteilen kann nicht ausgeschlossen.

 

Wie macht ihr das wenn ihr als Admin für eure Nutzer eine Abwesenheitsnotiz einrichten sollt? Bzw. macht  ihr es überhaupt?

[Chomper 3]

Da kann ich nur das out of office tool von Andy Sichel empfehlen:

http://asichel.de/downloads/out-of-office-tool

 

Ob das gewollt / und oder erlaubt ist würde ich mit GF und DSB absprechen.

 

Aber damit siehst du ja nicht in die Mailbox. Einzig Weiterleitungen wären problematisch.

[MrCocktail 188]

Hi,

 

wie man sie setzt ist doch egal, ob das Tool von ASichel, eines der anderen am Markt befindlichen,... Wichtig ist in meinen Augen, dass der Prozess dazu stimmt.

 

WIr haben zum Beispiel den passenden Artikel gebaut, der geht zur Genehmigung beim direkten Vorgesetzten vorbei und informiert per Mail sowohl die Person, wo die Abwesenheit gesetzt wird, als auch den Betriebsrat, desweiteren ist der "Grund" anzugeben, weswegen es gesetzt wird, das kann gehen von

• unerwartet länger krank
• freigestellt
• verstorben
• vergessen
• usw.

Bei Vergessen kann dann der Vorgsetzte ab dem 3. mal überlegen, ob er die Kosten auf den Mitarbeiter umlegt.

 

Gruß

J

[djmaker 95]

Über die Rollenbasierte Steuerung (oder so ähnlich) kannst Du die Abwesenheitsnotizen setzen. Ich habe gerade keinen Exchange zur Hand. Geht mindestens seit Exchange 2010.

[JoachimH 0]

Hallo,

 

du kannst in der EMS mit dem Befehl "Set-MailboxAutoReplyConfiguration" die Abwesenheitsnotiz aktivieren oder deaktivieren und anpassen.

https://technet.microsoft.com/de-de/library/dd638217(v=exchg.160).aspx

 

Gruß Joachim

 

[Sunny61 773]

Wenn man es via PS macht, hilft es ungemein den Text in HTML-Dateien zu packen und die einfach nur aufzurufen. Per PS hat auch den Charme, Du brauchst keine Berechtigungen auf die Mailbox zu haben.

[doelle 10]

Wir machen das über ECP: 

 

https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2011/09/08/configure-automatic-replies-for-a-user-in-exchange-2010/

[djmaker 95]

Wir machen das über ECP: 

 

https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2011/09/08/configure-automatic-replies-for-a-user-in-exchange-2010/

Das meinte ich.

[Squire 211]

Hi,

 

geht einfach über die Powershell:

 

Out of Office Text unter c:\ooo\ooo.html

Als HTML formatiert

Datumsangaben nach US Notation also MM/DD/YYYY

 

Exchange Powershell:

 

 

$outMessage = Get-Content "C:\OoO\OoO.html"
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity vorname.nachname@firma.com -AutoReplyState Enabled -ExternalAudience All -ExternalMessage $outMessage -InternalMessage $outMessage

 

 

Oder für Zeitraum:

 

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity vorname.nachname@firma.com -AutoReplyState Scheduled -EndTime 05/11/2016 -ExternalAudience All -ExternalMessage $outMessage -InternalMessage $outMessage -StartTime 04/30/2016

[Doso 77]

Das technische Einrichten ist kein Problem, das geht ganz einfach über das ECP. Mich hat halt nur interessiert wir andere das Organsitorische drum rum handhaben.

 

Bei uns hat man sich jetzt einen Prozess ausgedacht bei denen die Nutzer ein Formular ausfüllen und quasi vorab die Erlaubnis erteilen eine Standard Abwesenheitsnotiz zu setzen, wenn notwendig. Der Leiter der Einrichtung kann dann die Einrichtung auslösen. Erscheint alles irgendwie bissel aufgeblasen, aber okay so ist das halt im öffentlichen Dienst ;)

[gelöscht 0]

Das technische Einrichten ist kein Problem, das geht ganz einfach über das ECP. Mich hat halt nur interessiert wir andere das Organsitorische drum rum handhaben.

 

Bei uns hat man sich jetzt einen Prozess ausgedacht bei denen die Nutzer ein Formular ausfüllen und quasi vorab die Erlaubnis erteilen eine Standard Abwesenheitsnotiz zu setzen, wenn notwendig. Der Leiter der Einrichtung kann dann die Einrichtung auslösen. Erscheint alles irgendwie bissel aufgeblasen, aber okay so ist das halt im öffentlichen Dienst ;)

 

Dei Möglichkeit zum setzen des OOF über die Shell wurde geschaffen um datenschutzrechtliche Bedenken zu vermeiden. Ich sehe damit auch keinen Grund warum der primäre Nutzer des Postfachs überhaupt seine Zustimmung geben müsste. 

Anyway, Behörden sind ein wenig speziell, der jetzige Prozess wurde sich über Jahre hinweg erarbeitet und angesichert. Wo sind also Deine Bedenken?

 

ASR

bearbeitet 3. Juni 2017 von ASR