DMS mit eMail Archivierung

[TheCracked 13]

Hallo Zusammen,

 

bin gerade auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem mit der Funktion der eMail Archivierung (GOBD konform).

 

Habt ihr Systeme, die Ihr für mittelständische Unternehmen empfehlen könnt?

 

 

Viele Grüße

TC

 

 

GOBD

[Nobbyaushb 1.355]

Moin,

 

ich würde zwei getrennte nehmen.

 

Für Mail (und Spamfilter on top) den Reddoxx

https://www.reddoxx.com/

 

Dokumente kommt ein bisschen drauf an.

Wenns was vernüftiges sein soll, Docuware

https://www.docuware.com/de

 

Kenne einen Kunden, der EasyArchiv verwendet, ist aber eben kein Mercedes....

 

;)

[TheCracked 13]

Das sind genau die zwei Systeme, die ich mir näher ansehen wollte :)

 

Aber Docuware kann doch beides oder irre ich mich da jetzt?

 

 

Gibt es einen Grund, warum du zwei getrennte nehmen würdest?

[testperson 1.527]

Hi,

 

DATEV DMS mit EMA. Ist beides eingekauft und im Orginal steckt da Saperion (jetzt scheinbar Lexmark) hinter.

 

Gruß

Jan

bearbeitet 20. Januar 2017 von testperson

[Nobbyaushb 1.355]

Das sind genau die zwei Systeme, die ich mir näher ansehen wollte :)

 

Aber Docuware kann doch beides oder irre ich mich da jetzt?

 

 

Gibt es einen Grund, warum du zwei getrennte nehmen würdest?

Ja, du bekommst bei Reddoxx einen der besten Spamfilter mit zwei getrennten Virenscanner eigentlich umsonst dazu.

 

Und wenn mal das eine oder andere System zu Wartungszwecken gebootet werden muss, stört das z.B. beim Reddoxx keinen, bei der Docuware schon, wenn gerade jemand was speichern oder öffnen will.

 

;)

[GuentherH 61]

Schau dir auch einmal ELO Professional an - https://www.elo.com/wcm/ Mit ELO kannst du die gesamte Bandbreite von DMS über reine E-Mail Archivierung abdecken.

 

Wichtig ist auf jeden Fall zu beachten, dass die Produkte langjähring in einer Hand und Entwicklungsteam sind. Gerade derzeit ist es modern, dass man sich eben schnell ein DMS System zulegt (wie dzt. verschiedenste Druckeranbieter) und wenn das Unternehmen nicht genug Gewinn abwirft oder doch nicht so in die Linie passt wieder abstösst.

 

LG Günther

[monstermania 53]

Mein,

als langjähriger Berater im DMS-Bereich rate ich Dir folgendes:

Hände weg von Easy-Archiv!

Das Produkt ist ein durch und durch zusammen gekaufter Gemischtwarenladen von verschiedenen Herstellern ohne einheitliches Bedienkonzept! Ich muss mich jetzt seit mehreren Jahren damit herumärgern.

 

Schau Dir unbedingt das von Günther genannte ELO Professional oder Enterprise an. ELO betreibt echte Eigenentwicklung und hat eine sehr gute API um Prozesse im Unternehmen zu automatisieren.

Die Emai-Archivierung von ELO funktioniert sehr gut und bietet einen guten Funktionsumfang.

 

Gruß

Dirk

[Nobbyaushb 1.355]

Auch ich nehme den Hinweis zu ELO gerne mit - für mich war das früher immer ein "Abfallprodukt" eines (Hardware)-Ordnerherstellers, habe das daher nicht weiter verfolgt - das die sich schon 1998 vom Hersteller losgelöst haben, ist an mir vorbeigegangen.

 

Ein Kunde von mir hat gerade eine Anfrage an mich gestellt, das wäre eine gute Gelegenheit.

 

Nichts destro trotz schwöre ich im Mailbereich auf Reddoxx - und das ist ja auch mein persönlicher Schwerpunkt.

 

Danke,

 

:thumb1:

[NorbertFe 1.799]

Die Meinung zu easy kann ich unterstreichen. ;)

[monstermania 53]

Auch ich nehme den Hinweis zu ELO gerne mit - für mich war das früher immer ein "Abfallprodukt" eines (Hardware)-Ordnerherstellers, habe das daher nicht weiter verfolgt - das die sich schon 1998 vom Hersteller losgelöst haben, ist an mir vorbeigegangen.

 

Ein Kunde von mir hat gerade eine Anfrage an mich gestellt, das wäre eine gute Gelegenheit.

 

Nichts destro trotz schwöre ich im Mailbereich auf Reddoxx - und das ist ja auch mein persönlicher Schwerpunkt.

 

Danke,

 

:thumb1:

Ja, ELO ist ja nur die Abkürzung von "Elektronischer Leitz Ordner"  :D

Nur eben das die ELO Digital GmbH selbst schon seit fast 20 Jahren nichts mehr mit Leitz zu tun hat. Aber ELO verdankt den Leitz-Genen m.E. ein extrem schlüssiges Bedien- bzw. Strukturkonzept und UI. Bisher kam damit jeder User den ich geschult hab extrem schnell klar, da ELO sehr logisch aufgebaut ist und sich eine bestehende Aktenstruktur eines Unternehmens nahezu 1 zu 1 in ELO abbilden lässt.

Dazu kommt dann noch, dass ELO ein Produktportfolio bietet, dass vom Einzelunternehmer (ELO Office) über KMU (ELO Office/Professional) bis zum Großkonzern (ELO Enterprise) reicht. Jeder User der mit ELO Office klarkommt, kann auch problemlos mit Professional/Enterprise arbeiten. Und ein ein Umstieg mit den Archivdaten ist auch nahezu problemlos möglich.

Mensch, klingt fast so wie eine Werbebotschaftt!  :D  :D  :D

Aber mal im Ernst. Ich habe hier im Unternehmen eine Formularerkennung von Versandpapieren mit ELO Office umgesetzt und füttere mit den Dokumenten unser EasyArchiv. Das Ganze hat uns ~400€ für ELO Office gekostet (und natürlich einige Stunden interner Programmieraufwand!). Bei Easy wären allein rund 5000€ an Lizenzkosten für die Formularerkennung/OCR-Lizenzen angefallen und die Programmierung hätten wir auch noch extern erledigen lassen müssen! 

 

Bei einer Email-Archivierung kommt es m.E. extrem darauf an, welchen Zweck das Unternehmen erreichen will. Sich ein DMS anzuschaffen um Email-Archivierung damit zu machen ist mit Sicherheit falsch! Da gibt es andere Anbieter, die entsprechende Spezialsoftware für so etwas anbieten.

Wenn aber ein Unternehmen sich auf das Thema DMS einlässt ist die Email-Archivierung ja nur ein Teil innerhalb eines DMS-Gesamtkonzepts. Da macht es dann schon Sinn zu prüfen, ob die DMS-Lösung nicht auch die Email-Archivierung mit abbilden kann.

Spätestens, wenn dann komplexe Dokumentenworkflows innerhalb des DMS abgebildet werden, gehört eine Integration von Email in das DMS einfach dazu. Schließlich findet heute ein Gros der Kommunikation per Email statt.

bearbeitet 23. Januar 2017 von monstermania

[zahni 521]

Nur beim Customizing wird ELO schnell kompliziert und fertige Lösungen lassen sich derzeit nicht als Paket von einem Abnahme- oder Testsystem auf ein Produktionssystem übertragen.

Hier ist "Bastelstunde" angesagt und erneutes Testen. Ohne http://www.solutions-for-elo.de/produkte/uds-for-elo/uebersicht.html kann man auch kaum auf  andere Daten zugreifen.

 

Aber um Mails im großen Stil zu archivieren? K.A. Sollte man da nicht was nehmen, was sich direkt im Mailclient einklinkt?

bearbeitet 23. Januar 2017 von zahni

[monstermania 53]

Nur beim Customizing wird ELO schnell kompliziert und fertige Lösungen lassen sich derzeit nicht als Paket von einem Abnahme- oder Testsystem auf ein Produktionssystem übertragen.

Hier ist "Bastelstunde" angesagt und erneutes Testen. Ohne http://www.solutions-for-elo.de/produkte/uds-for-elo/uebersicht.html kann man auch kaum auf  andere Daten zugreifen.

 

Aber um Mails im großen Stil zu archivieren? K.A. Sollte man da nicht was nehmen, was sich direkt im Mailclient einklinkt?

Was für den Einen "Bastelstunde" ist für den Anderen Flexibilität!  :D

Ich behaupte auch nicht, das ELO das "Beste" DMS für jeden Einsatzzweck ist. Gibt genug Wettbewerber, die auch sehr gute Lösungen anbieten. Wer aber ein System  mit großer Flexibilität und offener API sucht sollte sich ELO mal ansehen. 

Und wie kommst Du darauf, dass Du z.B. einen UDS brauchst um externe Daten abzugreifen!? UDS mag ein nettes Spielzeug für Leute sein, die sich mit ODBC/SQL nicht so gut auskennen um Abfragen per Klick zu erstellen oder Formulare auszulesen. Bei ELO kannst Du aber komplett ALLES im Code erledigen. Und eine einfache Formularerkennung ist mit dem ELO Connector bereits Out-of-the-Box enthalten. Lässt sich dann auch wieder per Programmierung nahezu beliebig an die Anforderungen anpassen.

Das Barcode-Modul von ELO muss man auch nicht kaufen/nutzen. Man kann nahezu jede Barcode-SDK in ELO einbinden. Benutze hier z.B. die von Vintasoft https://www.vintasoft.com/vsbarcode-dotnet-index.html

Klar, die Möglichkeiten erschließen sich einem teilweise erst nach längerer (Einsatz)Zeit.  :D

 

Um Mails im großen Stil zu archivieren sollte man überhaupt keine Anbindung an den Client nutzen.  ;)

Die Mails sollten bereits direkt am Server archiviert werden bevor Sie das PF des Mitarbeiters erreichen. ELO unterstützt aber beide Möglichkeiten, wobei natürlich die direkte Serveranbindung (ELOXC) auch ganz schön Geld kostet...

[TheCracked 13]

Hat hier jemand Erfahrungen mit "MailStore"..?

Wenn ich die Reddoxx und Mailstore vom Preislichen vergleiche, ist das schon ein gewaltiger unterschied. 

 

--> Qualität hat ihren Preis.... Ist der Preis von Reddoxx gerechtfertigt, wenn man VS Mailstore vergleicht?

[testperson 1.527]

Hi,

 

habe schon länger nichts mehr "intensiv" mit Reddoxx gemacht, allerdings bietet Reddoxx auch noch einen ganz guten Viren und SPAM Filter sowie die Möglichkeit der zentralen E-Mail-Ver- bzw. Entschlüsselung.

Mailstore ist da AFAIK platt gesagt "nur" ein Mailarchiv.

 

Gruß

Jan

bearbeitet 23. Januar 2017 von testperson

[GuentherH 61]

wobei natürlich die direkte Serveranbindung (ELOXC) auch ganz schön Geld kostet

 

... ist nicht ganz richtig. Hier wird pro Postfach lizenziert und da passt das Preis- Leistungsverhältnis auf jeden Fall. Zumal ein hervorragender Outlook Client dazugeliefert wird. Und es hat schon Charme wenn der User direkt in Outlook auf das Archiv zugreifen kann oder über den WebClient oder über den mobilen Client.

Und es hat auch Charme, wenn der Kunde das System zum echten DMS weiterentwickeln will dann im Prinzip nur die Lizenzen erweitert werden müssen.

 

 

Nur beim Customizing wird ELO schnell kompliziert

 

Stimmt so nicht. ELO ist einmal ein fertiges Produkt und einmal eine Plattform.

Seit der Version 9.x gibt es die sogenannten Business Solutions. Das heißt, eine Anpassung wird als Workflow erstellt und für die einzelnen Funktionen die mitgelieferten Business Solution Module verwendet, die dann entsprechend parametrisiert werden. Der große Vorteil dabei ist, dass keine Zeile Code mehr geschrieben werden muss und noch viel wichtiger, das Anpassungen bei einem Versionswechsel noch immer laufen.

 

Hier hat ELO gegenüber allen am Markt befindlichen DMS Systemen ein eindeutiges Alleinstellungsmerkmal.

Ich kenne bei einigen Kunden DMS Systeme mit sehr altem Versionsstand nur weil die Anpassung der verwendeten Scripte fast einer Neuentwicklung entsprechen würde.

 

LG Günther